Etikk i Innkjøpsmaterialer og tjenester

Innledning

Hver dag har media rapporter om tilfeller av bestikkelse og uetisk forretningspraksis som involverer innkjøp av materialer eller tjenester i nesten alle land i verden.

Selv om vi liker å tro at de som bestemmer avtaler og innkjøpsavtaler er rettferdige og etiske, er det noen som vil godta tvang som kan påvirke tildeling av kontrakter som er verdt tusenvis av dollar til de som er verdt millioner av dollar .

Innkjøpsstandarder

Hvert selskap vil holde sine ansatte til en innkjøpsstandard som er satt på plass med prosesser, metoder og regler for å sikre at anskaffelsesprosessen er så rettferdig som mulig.

Innkjøp av materialer og tjenester er imidlertid en prosess som involverer samspillet mellom kjøpere og potensielle leverandører, noe som fører til personlige forhold og kontakter.

En innkjøpspersonell vil naturligvis ringe til en leverandør som de har personlig kunnskap om før de kalder på andre potensielle leverandører. Forholdet mellom et selskap og deres leverandører er en som er utviklet over en periode og basert på personlige forhold.

Den innkjøpspersonale er imidlertid plikt til arbeidsgiveren til å finne det beste produktet eller tjenesten til den beste prisen, i den tidsmessige mote. Innkjøpsstandarder er på plass for å sikre at selskapets behov først og fremst er i forhandlinger med potensielle leverandører.

De første etiske standarder for innkjøp av fagpersoner ble utgitt av Foreningen for innkjøpsforvaltning i 1929.

Tiltak for leverandører

Selv om vi forventer at innkjøpspersoner skal være så etiske som menneskelige mulige, vil de fleste selskaper har en salgsavdeling som jobber med å selge produktet ditt, og det kan innebære å ha kontakt med ansatte hos potensielle kunder, som kan være innkjøp eller ikke-innkjøpspersonale.

Disse salgsteamene vil ha budsjetter for å markedsføre produkter med reklame-suvenirer, for eksempel penner, kalendere, dagbøker, etc., eller mer håndgripelige gaver som lunsjer.

I en rekke studier på innkjøp har det vist seg at nesten alle innkjøpspersoner aksepterer noe fra leverandører, selv om det er så lite som et element av stasjonært.

Selv om flertallet av selskapene vil kreve at innkjøpsmedlemmer og ikke-innkjøpte medarbeidere skal undertegne og overholde en etikkpolicy, er mindre selskaper mindre sannsynlig at de enten har eller faktisk overholder en etisk kodeks. Svikt i småbedrifter er høy, og det er viktig for bedrifter å vinne forretninger, og det kan komme på bekostning av etikk.

Ikke-innkjøpte medarbeidere

Selv om store selskaper insisterer på å kjøpe fagfolk som strengt overholder etikkoder, er det ikke nødvendigvis det samme for ikke-innkjøpspersonale.I mange bedrifter kan innkjøp tillates av avdelingshoder eller til og med linjepersonell som bytter innkjøpsavdelingen sammen.

Dette betyr at leverandørens salgsavdelinger kan målrette ikke-innkjøpspersonale for å få salg der de kanskje har blitt avvist av innkjøpsavdelingen. Mye av denne falske anskaffelsen blir aldri sett av innkjøpsavdelingen, da den enten betales for en avdelingens kostnadssted eller sjekker kuttet av regnskapsavdelingen.

Rogue-innkjøp har to store ulemper for et selskap. For det første blir utgiftene aldri trukket gjennom innkjøpsavdelingen, så det er ingen måte å vite om kjøperen oppnådde den beste prisen for varen. For det andre kan kjøperen ha blitt urimelig påvirket for å foreta kjøpet; kanskje ved gaver, personlige forhold eller til og med en interessekonflikt.

Rogue-kjøp kan utgjøre så mye femti prosent av selskapets samlede utgifter for et år. Hvis ikke-innkjøpte ansatte er begrenset til mindre eller til og med null innkjøp, ville selskapet være trygg på at kjøpene ble gjort etisk og det beste produktet ble valgt ut fra pris, kvalitet og leveringstid.

Sammendrag

Innkjøpspersoner er en fordel for alle selskaper. De kan redde et selskap tusenvis om ikke millioner av dollar i året.

Måten de kjøper på varer er avgjørende for bedriftens suksess, og en streng etisk kodeks sikrer at alle potensielle leverandører behandles likt.