Avgiftsstrukturer for Event Planning Businesses

Uansett om du starter en arrangement med planlegging av arrangementer for sosiale arrangementer, forretningsarrangementer eller en kombinasjon av begge, alle som vurderer egen virksomhet, bør absolutt være opptatt av å etablere en rettferdig rente for tjenester. Det er viktig å vite hvordan du tar betalt for tjenester.

Dessverre er svaret ikke enkelt. Flere faktorer går inn i å bestemme sin sats, inkludert hendelsesplanlegging driftskostnader, lønn og fortjeneste.

Virkeligheten er at prisene varierer basert på hvor du driver din virksomhet, typer prosjekter du tar på, og hva markedet er villig til å betale.

Det avhenger også av målmarkedet. Det vil si at klienten eller prospektet har et målbudsjett i tankene, og tjenestene dine må være konkurransedyktige innenfor disse parametrene.

Måter Eventplanleggere strukturere sine gebyrer

Likevel, hvis du ønsker å starte en deltids- eller heltidsvirksomhet, er det omtrent fem måter å strukturere begivenhetsavgiften din og sitere gebyrene dine på. til dine kunder:

• Flatprovisjonsavgift
• Prosentandel av utgifter
• Tidsfrekvens
• Prosent av utgifter pluss timepris
• Kommersielle priser

For de følgende forklaringene og eksemplene, la oss anta at du vil tjene i gjennomsnitt $ 75 per time for dine tjenester.

Avgifter basert på en flat prosjektpris

Mange kunder foretrekker å vite hvor mye et prosjekt vil koste, inkludert alle avgifter. Som en hendelsesplanlegger, for å tilby dette, må du bestemme en flat avgift og avgjøre hvilke tjenester som skal dekkes for det beløpet.

Dette legger ansvaret for å administrere et budsjett direkte på deg, planleggeren, og krever at du forventer en rekke scenarier der forholdene kan endres. I dette scenariet kan klienten kontrakt direkte med arrangementplanleggeren for å koordinere all logistikk, catering, spillested, losjiutgifter osv.

Flatprovisjonsavgifter brukes vanligvis til pakkede hendelser, som de som finnes med sportsmarkedsføringsprogrammer, og kan beregnes per person basis med mange bestemmelser og advarsler.

For eksempel, anta at du blir ansatt for å organisere en dags historisk bytur for 15 gjester. Din klient vil at du skal sitere en flat avgift for transport, en privat guide, lunsj og alle / alle opptakskostnader til arenaer; Hun spør imidlertid også om at du oppgir et høyt nivå på hvert kostnadselement.

I dette scenariet må du forhandle / beregne kostnaden for alle tjenester, inkludert din tid, og oppgi en samlet total for utgifter. Det vil være hendelsesplanleggerens ansvar / risiko for å identifisere nødvendige innskudd, betale for alle tjenester og holde ansvaret for alle serviceavtaler.

Gebyrer Basert på en prosentandel av utgifter

I gjennomsnitt bør de fleste kvalifiserte hendelsesplanleggere føle seg komfortable med å lade mellom 15-20% av den totale kostnaden av en begivenhet som en del av gebyret.Avhengig av programmets kompleksitet og hvor lang tid det tar å planlegge og gjennomføre en hendelse, er det noen ganger nok til å dekke en planleggers totale kostnad og resultatkilde.

For eksempel, anta at du blir ansatt for å organisere en privat middag på en eksklusiv restaurant for 40 gjester med et gjennomsnitt på $ 175 per person.

La oss anslå at det tar deg totalt 15 timer å møte kunden din, planlegge, delta og fullføre all oppfølging på denne hendelsen. Hvis du belaster 18% av de totale utgiftene, tjener du bare litt mer enn den målte timeprisen på $ 75 / time:

$ 175 x 40 gjester = $ 7, 000 x 18% = $ 1, 260
15 timer x $ 75 / hr = $ 1, 125

Hvis klienten avtaler med deg for alle tjenester direkte, vil den totale kostnaden for kostnad for kunden bli totalt $ 8, 260.

Avgifter basert på timeprisen

Noen klienter foretrekker hendelsesplanleggeren å sitere en timepris for tjenester og å estimere totalt antall timer for å administrere og gjennomføre et gitt klientprogram. Det kan virke likt den flate prosjektfrekvensen, men det gir større fleksibilitet hos begge parter for å tilpasse seg endringer som måtte være nødvendig underveis.

Mange forretningshendelsesplanleggere vil fakturere hver time for tjenester. Det gjør det mulig for en klient å vite hvor mye det vil koste å ansette tjenestene dine og la ham / henne beregne et rimelig budsjett. Ofte er årsaken til dette fordi klienten vil ha bedre håndtere eventuelle uventede utgifter.

Husk alltid å definere forsiktige parametere rundt forventningene, slik at begge parter er enige om hvilke tjenester som skal leveres. Som en hendelsesplanlegger bør du inkludere en referanse til fakturering for alle rimelige forretningsutgifter som kan pådras.

Noen hendelsesplanleggere kan markere driftskostnader som frakt, bilutleie og andre diverse utgifter med så mye som 15-20% mens andre ikke gjør det. Hvis du gjør det, bør du avsløre slike markeringer og få avtale med kunden din på forhånd.

Når det gjelder timeplanleggingsfrekvenser, er det også viktig å avgjøre hvor ofte du kan regne for tiden din.

La oss for eksempel anta at en klient ansetter deg i oktober for å organisere et dagsdagsseminar i mars. Dine tjenester blir kontrahert til kilde og forhandles for lokalet, cateringtjenester, A / V, og bidrar til innholdsopprettelsen for et begrenset antall kommunikasjonsartikler (f.eks. Invitasjoner, agenda, evalueringsskjemaer etc.).

Din klient ansetter deg også for å levere på stedet. Du oppretter en avtale på forhånd som du vil fakturere for identifiserte tjenester på forskjellige tidspunkter, og vil sende fakturaer for alle tjenester som utføres til dato ukentlig, hver uke eller månedlig.

I henhold til denne avtalen skal du og din klient både utarbeide en detaljert uttalelse av arbeid som inkluderer det forventede ansvaret til begge parter. Deretter kan du estimere et totalbudsjett på så mange timer pluss fornuftige utgifter (vær klar på hva disse detaljene kan inneholde).

Avgifter basert på prosenterandel Pluss flatgebyr / timepris

Noen ganger blir du ansatt for å organisere en hendelse, og av hvilken som helst grunn foretrekker kunden en rente basert på en prosentandel av utgiftene. Dette er imidlertid ikke nok til å dekke kostnadene for din totale tid og tjenester. I disse situasjonene er det rimelig å presentere gebyrene til en samlet pris i to forskjellige kategorier.

For eksempel henter en klient deg for å organisere hendelser knyttet til en konferanse. Din oppgave er å organisere to private middager og en golf utflukt, hver med 50 gjester. Den totale kostnaden for disse kombinerte hendelsene løper omtrent $ 20 000, men det krever omtrent 60 timer av tiden din, og kompleksiteten til dette prosjektet kan rettferdiggjøre en høyere fortjenestemargin. Hvis du holder det i bakhodet, kan du komme til den endelige flatavgiften din + timeprisen med følgende beregninger:

Prosentandel av utgifter Anslag:
$ 20, 000 x 18% = $ 3, 600

Timeprisestimat: < 60 timer x $ 75 / hr = $ 4, 500
Umiddelbart underskudd:

$ 900 Hvis du kommer til et underskudd, som vi gjorde i eksemplet ovenfor, kan du velge å sitere 15 timer for å håndtere logistikk av flere eksterne leverandører. Sitatet ditt kan da gjenspeile følgende:

Subtotal hendelse:

$ 23, 600 Flatgebyr:
$ 1, 125 (basert på 15 timer ved $ 75 / hr) I dette scenariet, du må nøye fastslå at du har beregnet dine timer på riktig måte (en konto som dekker ikke-standard driftskostnader som personlig reise). Som forventet, er få kunder fornøyd med å se økte utgifter senere, med mindre det er begrunnet grunnlag.

Gebyrer Basert på Kommersielle Priser

En annen måte at hendelsesplanleggere kan samle avgifter for tjenester, er ved å sikre hendelsesplass gjennom arenaer som tilbyr en provisjonsbar rate. Disse er avgifter som vanligvis tilbys til reisebyråer for bestilling av billetter, hotellrom og andre former for transport.

For eksempel kan mange hoteller utvide en provisjonsbar verdi opp til så mye som 10% for gjesterom og andre utgifter.

Selv om noen hendelsesplanleggere vil omfatte oppdragsgivere som inntektskilde for seg selv, kan savvier klienter spørre eventplanleggerens følelse av lojalitet når kommisjonelle priser er involvert. Av den grunn vil mange erfarne planleggere begrense eventuelle planleggingsvalg som inkluderer en provisjonsbar rate eller forhandle ikke-provisjonsbar prising for sine programmer og overføre denne kilden til besparelser direkte til kundens bunnlinje.

Videre kan enkelte kunder være oppmerksomme på at provisjonelle priser eksisterer, og ikke forvent at eksterne konsulenter skal regning ved hjelp av noen av de andre identifiserte faktureringsmetodene vi har skissert og fortsatt betaler en provisjonsbar rate. Generelt sett regnes det ikke som en god form for mange hendelsesplanleggere å i hovedsak "dobbeltdype" deres inntektsstrøm på denne måten.

Hvis du aksepterer oppdragspriser, er det best å ikke belaste kundenavgiftene for tjenestene dine ved hjelp av alternative faktureringsmetoder.

Det er scenarier når provisjonelle priser gir mest mening, for eksempel en mindre ideell organisasjon eller tilknytning som kan ansette tjenestene dine for en medlemskapshendelse eller et møte, og hoveddelen av honorarene betales direkte av deltakerne i stedet for organisasjonen .

Et annet scenario kan være hvis kunden din kjøper klientgaver fra deg, og du kan også tilby salgsfremmende tjenester. I så fall forhandler du bare om kampanjepostene og tar ikke betalt for tjenestene dine hver time, med mindre klienten er klar over alle kostnader foran.