Event Signeringsstrategier for å administrere konferansestrøm

Arrangørplanleggere forstår den viktige rollen som god skilting spiller for å få deltakerne til og fra det brede spekteret av konferansetilbud. Når det er sagt, er det sjelden så enkelt å planlegge en effektiv begivenhetsskiltestrategi som å skape en håndfull retningsbestemt skumbrettskjerm. Når du har hundrevis av mennesker som samles i et ukjent område, bør du anta at det kommer til å være unntak til de beste trafikkfunnene.

La oss diskutere 5 av de viktigste vurderingene som skal vurderes før du avgjør på begivenhetsbudsjettet for utskriftskostnader.

Juster romnavnet ditt med eiendommen

I denne moderne epoken med sponsorerkjenning ser du ofte et breakout-rom oppkalt etter en deltakende sponsor. Dette gir mening, siden det er en fin måte å markere bidragsytere til konferansen. En ting du ikke vil gjøre er imidlertid å overstyre stedets romnavn. For eksempel, hvis lokalet har definert ditt generelle sesongrom som Bankettrom 4, må du inkludere denne informasjonen på skilting og programmer. Etter denne protokollen vil alle hjelpe, fra ledere til vaktmestere, direkte mistede deltakere til riktig sted. Ellers kan en tapt sjel som ser etter det kreativt navngitte "Gold Room", bli overlevert til flere personer før de får den riktige informasjonen.

Bruk velcro for å legge til fleksibilitet for din signering

Dette er et enkelt triks som vil spare deg for mye stress på hendelsesdagen.

Lag noen generelle retningsskilt med velcropiler som du kan endre etter behov. Noen trafikkmønstre er umulige å forutsi, og å ha fleksibilitet til å legge retningsskilting i en klemme, kan redde deg fra katastrofe. På samme linje, kan du også kapitalisere på velcro-funksjonalitet for å gjenvinne skilting for fremtidige hendelser.

For eksempel er parkering og toalett tegn hvilke typer ting du kan bruke til praktisk talt alle hendelser.

Pass på at tegnene dine står ut fra resten

Et vanlig grep for hendelsesplanleggere er mangelen på utbredt hendelsesskilt som tilbys av hoteller og konferansesentre. Den enkleste måten å komme forbi dette er å ta ansvar for alle skiltbehovene. Selvfølgelig er det fornuftig å ta oversikt over de tilgjengelige tilgjengelige alternativene, men ikke glem at du kanskje må dele noen av disse ressursene med andre hendelser på arrangementet. Branded skilt som skiller seg fra den subtile mall skilting er mye mer skille mellom dine gjester. Folk har en tendens til å gå rett forbi huset skilting, så sørg for at merkevaren eller logoen er tydelig vist for å tiltrekke seg oppmerksomhet.

Få dine gjester til inngangsdørene først

Ikke vent på deltakerne å gå inn i eiendommen før du begynner å lede dem.Inngangs- og parkeringsskilt er avgjørende for å sikre at deltakerne parkerer og går inn i bygningen på rett sted. Stol på meg; du vil ikke være den personen som hilser en registrant som nettopp har gått en halv kilometer fordi de parkerte på feil side av bygningen! En god skiltestrategi begynner på første plass en gjest vil lande på eiendommen.

Aldri undervurdere kraften i menneskelig interaksjon

Uansett hvor iøynefallende tegnene dine kan virke for deg, kan de aldri erstatte verdien av et vennlig ansikt. Greeters, ushers, og parkering attendants vil alltid være det beste forsvaret mot tapt og irritert deltakere. De fleste konferansesenter tilbyr disse tjenestene på en timepris, eller du kan engasjere frivillige fra din organisasjon. Et strategisk plassert registreringsbord vil lindre noe av behovet for bemanning, men sørg for at du går gjennom stedstedet og identifiserer steder hvor dine gjester potensielt kunne gå seg vill.

Den beste tilnærmingen til å utvikle en god begivenhetsskiltestrategi er å kaste alle dine forutsetninger ut av vinduet. Hvert hotell og konferansesenter har et visst nivå på lagerskilt på plass, men du bør ikke stole på det som den primære kilden til retninger for konferansen.

I en verden der reklame blir presset på oss fra alle vinkler, må effektiv skilting skille seg ut og fange oppmerksomheten til deltakerne dine. Dette kan være så enkelt som å inkludere konferanselogo på alle tegn eller enda mer forsikring, en utpekt medarbeider som smiler og svarer på spørsmål som gjestene ankommer.