Skjema W-4 - Informasjon til arbeidsgivere

Hva er et W-4-skjema?

En W-4-skjema må fylles ut av alle ansatte som arbeider i USA, slik at arbeidsgiveren vet hvor mye å holde tilbake fra arbeidstakers lønnsslipp for føderale inntektsskatter. Arbeidsgiver må angi:

• Sivilstatus
• Antall kvoter og
• Ekstra fradragsbeløp.

Når må en W-4 være ferdig på utleie? Når trer en ny W-4 i kraft?

En ansatt må fylle ut skjemaet før han mottar den første lønnsslipp.

IRS sier at arbeidsgivere er pålagt å implementere en ny W-4 ved starten av den første lønnsperioden som slutter på eller etter den 30. dag fra datoen du (arbeidsgiveren) mottok den.

Her er et eksempel. Josie gir deg en ny W-4 den 10. november; Hun er betalt den 15. og 30. i hver måned. Du må gjennomføre det senest 15. desember lønnslisten. Selvfølgelig kan du kanskje implementere det tidligere, men det er ikke nødvendig.

Hvis en ansatt ønsker å bytte til en W-4 for en bonus eller annen engangsbetaling, bør du gi dem nok varsel slik at de kan planlegge for W-4-endringen å være i kraft med samme lønn som bonusen.

Hvor ofte kan en ansatt endre en W-4? Hvor lenge er en W-4 effektiv?

Ansatte kan endre beløpene på en W-4-skjema når som helst og så ofte som de ønsker. Krav til implementering av tidslinjen ovenfor må følges for endringer samt nye ansettelser.

Det er ingen tidsbegrensning på hvor lenge en W-4 forblir i kraft; Den forblir i kraft til den ansatte endrer den.

Ved opphøringen fortsetter W-4 i kraft for tilbakeholdelse av FICA-skatter for utbetalinger som er foretatt etter avslutningsdato.

Den nåværende W-4 må være signert av den ansatte og beholdt i ansattes lønnsmappe for å verifisere mengden av føderal inntektsskatt.

Kan jeg akseptere W-4 skjemaer via telefon eller e-post?

Nei, du kan ikke akseptere informasjon fra en ansatt om en ny eller endret W-4 skjema via telefon eller e-post.

Den eneste måten en endring kan gjøres på, er å fylle og signere W-4-skjemaet selv eller per post.

Du kan muligens akseptere W-4-informasjon elektronisk, selv om elektroniske systemer som overholder IRS-regelverket.

U. S. Stater og W-4 Skjemaer

Mange USA-stater bruker sin egen variasjon av W-4-skjemaet for å registrere statlige tilbakeholdsbeløp. Og enkelte stater tillater ikke elektronisk opptak av W-4-informasjon. Ta kontakt med statens inntektsavdeling for mer informasjon.

Problemer med W-4 skjemaer

En W-4 skjema kan være ugyldig av flere grunner, inkludert at den mangler den nødvendige informasjonen, mangler en signatur, eller om skjemaet er endret, eller hvis skjemaet er endret Hvis du mener at en W-4 ikke er gyldig, må du fortsette å holde tilbake basert på forrige W-4.Hvis den ugyldige W-4-skjemaet er den første, sier IRS at du bør holde tilbake på single med null kvoter.

Ansatte kan ikke holde tilbake en flat prosentandel eller dollarbeløp. De må bruke W-4 og IRS tabeller og tilbakeholdende metoder.

VIKTIG: Du kan ikke gi råd til nye ansatte ved å fylle ut skjemaet.

Hvis en ansatt har problemer med å fullføre W-4-skjemaet, vil du kanskje rette personen til denne IRS-artikkelen om Beregning av tilbakeholdelsesgodtgjørelsen.

Tilbake til Nye leieformularer og registreringer