Slik håndterer du ikke-mottatte paychecks i din bedrift

Hvordan returnerer jeg uanmeldte lønnsslipp til staten?

Du har sikkert hørt frasen, "Uvitens om loven er ingen unnskyldning." Vel, dette er et av de tilfellene som illustrerer regelen: Du kan ikke beholde lønnslønn uten lønn. du må slå dem over til staten din. Hvis ikke var klar over denne regelen, vil du være etter at du har lest denne artikkelen.

Uanmeldte lønnsslipp er en spesiell type uopptatt eiendom.

Hvis du sitter på uanmeldte lønnsslipp, er du (arbeidsgiveren) juridisk bundet av loven om å returnere ubetalte lønnsslipp til staten der personen sist arbeidet. Du kan bli bøtelagt eller straffet hvis du ikke returnerer sjekken, selv om personen ikke kan bli funnet.

Hvorfor må uoppfordrede paychecks bli overført til staten?

Prinsippet bak denne loven kalles "escheat" (det er uttalt som det ser ut, i to stavelser: es-jukse.) Escheat betyr "overgivelse", og det er basert på en felles lovdoktrin som krever uoppfordret eiendom returneres (overgitt) til staten, ikke beholdt av personen som har den.

Hva er reglene for å returnere ansattes lønnssjekk?

Escheat-lovene varierer fra stat til stat, men de fleste har krav om at selskapet som utsteder lønnsslippet, må gjøre en innsats for å finne den tidligere ansatte og veksle beløpet innen en viss tid (et år grense fra det tidspunkt lønnsslippet ble utstedt er vanlig).

Hvordan informerer jeg Ex-ansatte?

Send først et sertifisert brev til personens siste kjente adresse (det er derfor du har gode lønnsregister, ikke sant?). Tiden mellom varsel og arkivering varierer etter stat, men det er vanligvis ikke lenger enn 180 dager (ca. 6 måneder). Det vil si at du må varsle personen og ikke vente lenger enn den angitte tiden før du setter over lønnsslippet til staten.

Sende et sertifisert brev betyr at du har en post hvis brevet ikke kan overføres. Dette vil hjelpe deg med å vise staten du gjorde din due diligence i å prøve å finne den tidligere ansatte.

Hvordan sender jeg inn kontanter uten betaling?

Hver stat har et annet krav. I Iowa, for eksempel, må du prøve å finne tidligere ansatte fra juli til september og sende inn rapporten senest 1. november.

Hvordan finner jeg ut Escheat-lovene for min stat?

Begynn med å søke på "escheat" og statens navn. Eller du kan se på statens kasserer, institutt for inntekt eller skattemyndighet for å finne informasjon. Bizfilings har en liste over uberettigede eiendomslover etter stat. Husk at hver stat har forskjellige krav.

Opprett en prosedyre for å håndtere uoppfordrede paychecks

• Sett et "å gjøre" notat på lønnskalenderen din for slutten av hvert år og kjør en rapport som viser informasjonen for hver lønnssjekk.Ta tak i lønnsslippene som ikke er innbetalt.
• Send deretter de sertifiserte bokstavene.
• Til slutt, følg statens krav til å returnere uanmeldte lønnsslipp for de tidligere ansatte som ikke har innbetalt sjekker.