Hvor lenge å opprettholde skatteavkastning og tilhørende dokumenter

Det handler ikke bare om papirarbeid som piller opp på ditt personlige skrivebord. Datamaskinens harddisker kan bli tett og overbelastet også. Selv flash-stasjoner og annet pent, lite tilbehør holder kun så mye og kan være lett å misplassere. Det kan være så fristende å kaste ut rot og papir som du egentlig ikke trenger lenger. Eller gjør du? Hvor lenge skal du beholde disse mellomromene med gamle skattedokumenter og avkastninger?

Det er ingen vei rundt det - selvangivelser og relaterte dokumenter er viktige å beholde. Du trenger dem i tilfelle at IRS ønsker å gjennomgå informasjon knyttet til det aktuelle skatteåret, og gamle selvangivelser kan komme til nytte for flere andre formål, så vel som å verifisere inntekt når du søker om et lån eller en leilighet.

Hvor lang er lang nok?

Skattedeklarasjoner og tilhørende dokumenter skal generelt beholdes i minst så lenge IRS eller en statlig skattemyndighet har lov til å revidere denne avkastningen. Denne tidsperioden refereres til som begrensningsloven. Det er tre år fra datoen at avkastningen faktisk ble innlevert for føderal avkastning, eller tre år fra 15. april om returet ble innlevert innen fristen.

Hver stat har sin egen lov om begrensninger på revisjoner. Mange stater følger den føderale tidsperioden på tre år, men andre har lengre tidsperioder.

For eksempel har Montana en femårsperiode for revisjoner.

Hva skal du holde?

Sammen med en kopi av selvangivelsen din, bør du beholde dokumenter som er relatert til inntekt, fradrag eller kreditter du rapporterte og hevdet. Dette vil inkludere elementer som kopier av skjemaene W-2, skjema 1099, bekreftelsesbrev for veldedige donasjoner og kvitteringer for fradragsberettigede utgifter.

Selvstendig næringsdrivende bør også beholde kopier av regnskapsposter, for eksempel kontoutskrifter, resultatregnskap eller sikkerhetskopiering av data fra deres regnskapsprogramvare.

Du vil kanskje også beholde dokumenter om eiendomsmegling, forretningsmessige eiendeler, aksjer, obligasjoner eller andre eiendeler du eier så lenge du eier dem, deretter ytterligere tre år eller lenger etter at eiendelen er solgt, avhengig av din stat. Du trenger disse postene for å beregne kostnadsgrunnlag og gevinst eller tap for kapitalgevinst skatt.

Når det er på tide å kaste bort

Gjør disse endelige kontrollene før du begynner å kaste ut gamle skatte- og finansdokumenter:

• Kontroller sikkerhetserklæringen og sammenlign inntektene dine til informasjonen på W2s og selvangivelser . Hvis du ikke har mottatt en sosial sikkerhetserklæring i det siste, kan du be om en fra for Sosialtilsynet.Hver gang så kommer inntekten fra din W2 eller egenbeskatning inntekt fra selvangivelsen din ikke opp på ditt trygdebrev. SSA har prosedyrer på plass for å hjelpe deg med å rette opp eventuelle feil du måtte finne.
• Sjekk datoen du sendte innmeldingen din . Sørg for at det har vært minst tre år etter at avkastningen ble arkivert før du kasserte den.
• Ringe til IRS og be om en "Postkonto" for et bestemt skatteår . Din regnskapsfører kan gjøre dette for deg og hjelpe deg å forstå denne IRS-utskriften. Noen ganger er det gjort justeringer i selvangivelser etter at de er arkivert, og du kan kanskje ikke vite om det, eller du har glemt det. Dette er en mulighet til å sikre at eventuelle IRS-problemer for et bestemt skatteår er avgjort før du kaster bort din viktige dokumentasjon.
• Skann skattedokumentene dine og lagre dem på en CD-ROM eller flash-stasjon, selv om du kaster papirkopiene. Skannede kopier av dokumentene dine tar opp mye mindre plass enn papirfiler.
• Tøm din gamle skatt og økonomiske dokumenter. Ikke bare dem opp og kast dem i nærmeste søppelkanne! Du vil ikke at noen skal kunne få tilgang til din identifiserende informasjon.

Hvordan Skal du holde alt?

Skanning og lagring på harddisken din er den ultimate plassbesparelsen, men skattedeklarasjoner og relaterte dokumenter kan også opprettholdes på en rekke andre måter:

• Papirfiler organisert av året med selvangivelser og relaterte dokumenter alt i samme mappe.
• Bruk en akkordfil eller en boks for hvert år.
• Hold separate filer for dine langsiktige eiendeler.
• Lag CD-ROM eller flash-stasjoner av dine mest verdifulle dokumenter og legg dem i en safe.