Fullfør skjema for bekreftelse av bekreftelse på arbeidsplassen I-9

Formular I-9 brukes til å bekrefte at arbeidstakere er kvalifisert til å jobbe i USA. Immigrationsreform og kontrollloven (1986) krever at arbeidsgivere bekrefter arbeidsberettigelse for alle ansatte ved utleie. Verifikasjonen inkluderer både identitets- og arbeidsberettigelse. Medarbeider vitner for gyldigheten av informasjonen ved å fremlegge dokumenter, og arbeidsgiveren bekrefter at han har gjennomgått dokumentene. Arbeidsgivere må holde skjemaet ved inspeksjon.

Form I-9 er også grunnlaget for ytterligere verifisering av arbeidsgiveren, ved hjelp av E-Verify-systemet.

Før du begynner å fullføre skjema I-9

Har du kopier av Form I-9 før du begynner å ansette din første ansatt. Pass på at du har den nyeste versjonen av Form I-9. Nåværende skjema, med utløpsdato 3/31/2016, må brukes av arbeidsgivere for å verifisere arbeid etter 7. mai 2013.

Kopi av skjema I-9 (PDF-format) er tilgjengelig fra nettstedet US Customs (Immigration Services). Dette skjemaet kan fylles ut på nettet og deretter skrives ut for signaturer.

Formular I-9 må fylles ut på tidspunktet for leie og du (arbeidsgiver) må beholde alle Form I-9-er for alle ansatte. Hvis skjemaet er fylt ut fullstendig og du har akseptert dokumenter fremlagt av medarbeideren, kan du skanne ansatt hvis du oppdager at arbeidstakeren misrepresentert hans eller hennes arbeidsberettigelsesstatus eller hvis skjemaene som ble fremlagt av medarbeideren, ikke ble funnet gyldige .

Avslutt avsnitt 1 - Medarbeiderinformasjon og attestasjon

Seksjon 1 er fullført av medarbeider. Ansatte må inneholde navn, pikenavn, adresse og fødselsdato. Ansatte bør inkludere personnummer, men dette nummeret er valgfritt med mindre din bedrift bruker E-Verify-systemet.

Medarbeider vitner da til sin status - en av følgende:

USAs statsborger

ikke-statsborger i USA

Lovlig fastboende (inkludert Alien #) > Alien autorisert til å arbeide (inkludert Alien # eller Admission #) til (inkluderer utløpsdato, hvis aktuelt)

Noen kan hjelpe medarbeider ved å fullføre del 1 av skjema I-9. Parten

Forberedende og / eller Oversettersertifisering skal fylles ut av hjelperen. Pass på å skrive ut navn og adresse til hjelperen. Avslutt avsnitt 2: Bedriftsoversikt og bekreftelse

Seksjon 2

er fullført av arbeidsgiver. Du må gjennomgå dokumentene som er nødvendige for å verifisere både (a) identitet og (b) arbeidets kvalifikasjon for den ansatte. Legg merke til at dokumenter i liste A, for eksempel et pass på USA, bekrefter både identitet og arbeidsberettigelse. Dokumenter i Liste B verifiserer identitet og dokumenter i Liste C, bekreft arbeidskvalifisering.Du må ha ett dokument fra hver av liste B og liste C hvis du ikke har et dokument fra liste A. Godtagbare dokumenter

A

Liste over akseptable dokumenter er inkludert i I- 9 form. Du finner mer informasjon om akseptable dokumenter, inkludert eksempler på dokumenter, i USCIS-håndboken for arbeidsgivere. Et notat om personnummerkort: Du kan ikke godta et laminert personnummer eller et personnummer som sier "ikke gyldig for ansettelsesformål". Utskrifter fra Social Security Administration som viser personopplysninger for en ansatt er ikke akseptable erstatninger for et trygdekort.

Dokumenter som er presentert for deg for bekreftelse, må samsvare med kvalifikasjonsstatusen som er påvist av den ansatte. Hvis dokumentene som presenteres for deg, ikke stemmer overens med statusen som er påvist av den ansatte, kan du ikke godta dem. For eksempel, hvis en ansatt erklærer at han eller hun er en statsborger i USA, men viser deg et "grønt kort", kan du ikke godta dokumentet.

Utløpsdatoer for dokumenter

Noen dokumenter, som pass eller arbeidstillatelse, har utløpsdatoer. Dokumenter som er utløpt, er ikke akseptable for verifisering. Hvis et dokument utløper i fremtiden, må du akseptere det, men noter utløpsdatoen i ansattes postbehandlingssystem. Hvis et dokument utløper og arbeidstaker ikke gir et nytt dokument som viser en fremtidig utløpsdato, er den ansatte ikke lenger kvalifisert til å jobbe i USA. Hvis bedriften din er inspisert, kan du bli bøtelagt og straffet for å fortsette å ansette denne personen .

Kun originale dokumenter

Alle dokumenter som presenteres må være originaler. Fotokopier er ikke akseptable. Hvis du har spørsmål om hvorvidt et dokument er en kopi, se etter et stempel eller en forsegling fra et statlig byrå fra USA eller fra en stat, fylke eller kommunale myndighet.

Hvis et dokument har et annet navn enn navnet oppgitt av medarbeider på I-9, still spørsmål. Svake stavevariasjoner av navn er akseptabelt så lenge dokumentet ser ut til å være ekte og det gjelder personen.
Etter at du har gjennomgått dokumentene og gjort en rimelig bestemmelse om at de begge er (a) ekte (ikke kopier eller på annen måte tvilsom) og (b) relaterer til den ansattes navngitte, må du bevise under straff av perjury at til beste av din kunnskap, er arbeidstaker autorisert til å jobbe i USA. Inkluder datoen da arbeideren begynte å jobbe for din bedrift. Skriv, dato, skriv ut navn og tittel og ta med adressen til firmaet.

Seksjon 3 Oppdatering og omverifisering

Seksjon 3 brukes til å oppdatere informasjon om dokumenter som er utløpt og tillater at et nytt dokument utløpsdato legges til skjemaet.

Holde kopier av dokumenter

Hvis firmaet ditt bruker E-Verify-systemet, behold fotokopier av alle dokumenter. Hvis du ikke bruker E-Verify, behøver du ikke beholde kopier av dokumenter. Hvis du holder kopier, gjør du dette for ALLE ansatte.

Etter at skjema I-9 er fullført - Hva skal du gjøre

Du som arbeidsgiver må oppbevare en kopi av et utfylt skjema I-9 for alle ansatte. Du trenger ikke å sende dette dokumentet til noen statlig myndighet i USA.

Nærmere informasjonen i denne artikkelen ga deg som arbeidsgiver for å forstå kravene til å fylle ut I-9-skjemaet. De er ikke ment å være inkluderende. Sørg for å lese gjennom hele I-9-dokumentet for å sikre at du fullfører dette dokumentet helt og riktig.

Korrigere feil

Korrekte feil på skjema I-9 i samme var som du ville andre viktige dokumenter. Ikke bruk whiteout eller forsøk å slette feilen. Standardprosedyren for å korrigere feil i viktige dokumenter er:

Linj gjennom feil informasjon (pass på at informasjonen fortsatt kan leses)

• Gjør endringen
• Dato og begynn endringen.
• Tips for å fylle ut skjema I-9

Du som arbeidsgiver kan utpeke en ansatt eller noen andre til å fullføre arbeidsgiverens deler av I-9-skjemaet. Men INS sier at "hvis noen andre fyller ut skjema I-9 på vegne av deg, må han eller hun ha fullt I-9 ansvar."

1. En ansatt kan få hjelp med å fullføre seksjon 1. Sørg for at hjelperen fullfører "Forbereder og / eller oversetter sertifisering" blokk og har ansatte tegnet.
   Mer informasjon - svar på spørsmål om I-9-skjema

2. Se denne artikkelen med svar på vanlige spørsmål om skjema I-9 og bekreftelse av ansettelsesberettigelse
   Du må beskytte privat informasjon levert av ansatte på I-9 skjema og på støttedokumenter. Bruk denne informasjonen kun for I-9-formål, og lagre dokumentene på et trygt, sikkert sted, som et låst filskap som bare noen få klarerte personer har nøkkelen til.

3. Noen statlige arbeidsformidlingsorganer i USA kan bekrefte arbeidsberettigelse og bekrefte de ansatte de sender til deg. Pass på at du får og beholder en kopi av sertifiseringen fra staten din i dette tilfellet.