Slik utvikler du en selskapspolicy for ansatte

Identifiser behovet for en policy

Du vil ha de nødvendige retningslinjene og prosedyrene for å sikre en trygg, organisert, koselig, bemyndigende, ikke-diskriminerende arbeidsplass. Likevel ønsker du ikke å skrive en policy for hvert unntak fra akseptert og forventet oppførsel. Policyutvikling er for de mange ansatte ikke for få unntak.

Du vil ikke lage en rekke politikker som styrer de mange medarbeiderens handlinger. Når alt du trenger, er tilstrekkelig politikk for å kontrollere noen få handlinger.

Derfor ønsker du ikke å opprette retningslinjer for hver uforutsetning, og dermed tillate svært lite ledelsesgrad i å håndtere individuelle ansattes behov. Omvendt vil du ha de nødvendige retningslinjene, slik at ansatte aldri føler seg som om de bor i et fritt for alle miljø av favoritisme og urettferdig behandling.

Hvis du har for mange politikker, får du også økt sannsynlighet for at lederne dine vil bruke dem ulik og urettferdig. Du øker behovet for å utvikle retningslinjer og kommunikasjonsverktøy for å sikre at retningslinjene er rettferdige, konsekvente brukt og godt administrert.

Du må oppnå en sunn balanse når du utvikler en ny bedriftspolicy. For det meste trenger du ikke å utvikle en ny selskapspolicy så lenge du adresserer de ansatte som oppfører seg på måter som er upassende for din arbeidsplass.

Disse ti trinnene tar deg fra å bestemme behovet for en policy gjennom å distribuere og integrere en policy.

Sjekk ut disse retningslinjene for å se om det er behov for en policy

For hver av årsakene som er oppgitt om hvorfor det kan være behov for en politikk, blir det gitt eksempler på retningslinjene som kan falle inn i den kategorien med behov for en policy. En politikk er nødvendig:

• hvis arbeidstakernes handlinger indikerer forvirring om den mest hensiktsmessige måten å oppføre seg på (kleskoder, e-post og Internett-retningslinjer, bruk av smarttelefoner),
• hvis det er behov for veiledning om den mest hensiktsmessige måten å håndtere
• når det er nødvendig for å beskytte selskapet juridisk (konsekvent etterforskning av anklager om trakassering, ikke-diskriminerende ansettelse og forfremmelse),
• for å holde selskapet i samsvar
• for å opprettholde konsistente arbeidsstandarder, regler og forskrifter (progressiv disiplin, sikkerhetsregler, bruddregler, røykeregler) og
• for å sikre konsekvent og rettferdig behandling for ansatte (ytelsesberettigelse, betalt avgangstid, opplæringshjelp, beredskapstid, jurytjeneste).

Det kan være andre grunner, i tillegg til hvorfor du vil utvikle en policy.Husk at den ene arbeidstakerens dårlige oppførsel ikke bør kreve en politikk som vil påvirke alle andre ansatte.

Formuler politikkens mål

Når du har bestemt deg for at en policy er nødvendig, må du bestemme målet du vil oppnå når du skriver den aktuelle politikken. Når det er mulig, vil du fortelle ansatte hvorfor du implementerer politikken.

Du trenger nok detaljer i politikken for å gjøre bedriftens posisjon klar, men du kan aldri håpe å dekke alle mulige situasjoner som politikken tar opp.

Derfor er målet med en policy kort og enkelt. Anerkjenner at dette kanskje ikke er mulig med retningslinjer om områder som selskapets tilnærming til Family Medical and Leave Act, diskriminering eller klageundersøkelse eller det progressive disiplinssystemet.

Men hvor mye kan du virkelig si om kjøring mens du snakker på en smarttelefon? Så bruk sunn fornuft da du bestemmer utfallet du vil ha fra politikken din.

Samle informasjon

Denne delen av TheBalance. com gir utvalgspolitikker som mange andre nettsteder, selv om andre selskaper ofte tar betalt for deres retningslinjer. Selv nettsteder som tar betalt, gir gratis prøver slik at du kan teste deres retningslinjer.

Du har problemer med å finne en utvalgspolicy som akkurat passer for bedriftens forhold, språk og kultur. Men, forskning på nettet og finn utvalgspolitikker for å gi grunnlag for å revidere utvalgspolitikker, i stedet for å skrive retningslinjene dine helt fra grunnen.

Du kan også abonnere på en tjeneste som gir eksempler som HR-retningslinjer og eksempler. Eksterne policykilder finnes også i denne samplingsmappen. Endelig gir Samfunnet for Human Resources Management (SHRM) politikkprøver for medlemmer.

I noen tilfeller kan du til og med ønske å snakke med arbeidsadvokaten din. Advokatfirmaer skriver generiske retningslinjer for sine kunder at du også kan tilpasse dine behov. Spesielt når en ny lov går eller Arbeidsdepartementet utsteder nye regler, vil advokaten din sannsynligvis utvikle en tilhørende politikk.

Utvikle og skriv retningslinjene

Med mål og prøver i hånden, skriv retningslinjene ved hjelp av enkle ord og konsepter. Snakk direkte til de som vil lese, håndheve og leve av politikken.

Etter hvert avsnitt, spør deg selv "hva hvis" spørsmål for å sikre at policyen dekker grunnleggende og normale unntak og spørsmål.

Ikke vær obsess over dette, men; Som nevnt, dekker ingen policy noen mulige uforutsetninger.

Gjennomgå retningslinjene

Velg flere ansatte, eller til og med en liten pilotgruppe, for å lese retningslinjene og stille spørsmål som de måtte ha om retningslinjene. Denne anmeldelsen gir tilbakemelding om at ansatte vil kunne forstå og følge retningslinjene.

Skriv om politikken basert på tilbakemeldingen.

Få styringsstøtte for retningslinjene

Gjennomgå retningslinjene med ledere som må lede og sette i bruk politikken. Du vil ønske å ha sin støtte og eierskap til politikken.Du har startet denne prosessen mye tidligere, selv så tidlig som da du identifiserte behovet for politikken, men styringsstøtte når du implementerer politikken er avgjørende.

Få juridisk gjennomgang av retningslinjene

Hvis politikken har juridiske implikasjoner, er lovlig av sin natur, har personlige implikasjoner for ansatte (for eksempel sikkerhetsprosedyrer), vil du ha advokatanmeldelsen å gjennomgå retningslinjene før du distribuerer politikken videre.

Sørg for at du kommuniserer med advokat din at du ikke vil at politikken skal skrives om igjen i legalese . Du vil at politikken blir vurdert for juridiske implikasjoner og passende ordlyd.

Implementere retningslinjene

I små grupper, enkeltvis eller i et selskapsmøte, avhenger vanligvis av politikkens kontroversielle karakter og den enkle forståelse, distribusjon og gjennomgang av den nye politikken. Gi de ansatte en sjanse til å stille spørsmål.

Politikken bør alltid bestå av politikken på et stykke papir med arbeidstakerens signatur på et annet ark.

Ansatte kan registrere seg for at de har mottatt og forstått politikken, men beholder en kopi for egne filer.

Eksempel på politikkmeldingsavtale

Dette er en prøveavregningsoppgave som skal brukes:

Jeg anerkjenner mottak av og forståelse av retningslinjene for (Din bedrift). Politikken er effektiv (dato) til videre varsel.

_______________________________________________________

Medarbeiderens underskrift

_______________________________________________________

Ansattes navn (Vennligst skriv ut)

________________________________

Dato

Bestem hvordan du kommuniserer politikken i fremtiden

Inkluder retningslinjene i din ansattes håndbok. Du vil kanskje også at politikken skal bli en del av din nye medarbeiderorientering.

Noen selskaper plasserer retningslinjer i deres intranett eller i en policymappe på datanettverkets felles stasjon. Bestem om du vil distribuere politikken ved hjelp av flere metoder.

Du vil også arkivere og dato tidligere retningslinjer som denne policyen erstatter. Du kan trenge dem for lovlig eller annen referanse i fremtiden.

Tolk og integrere retningslinjene

Uansett hva du skriver i politikken, vil din senere policyapplikasjon og arbeidspraksis bestemme den virkelige meningen med politikken. Tenk konsekvent og rettferdig som du tolker politikken over tid.

Når du finner din praksis forskjellig fra den skrevne politikken, er det på tide å se gjennom og omskrive retningslinjene, og syklusen starter igjen.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.