Utvikler en effektiv kredittkortspolicy for ansatte

I dag prøver både små og store bedrifter å redusere utgifter som er relatert til reiser eller andre kjøp gjort av ansatte til fordel for foretakene. En av de beste måtene å kutte ned unødvendige utgifter fra ansatte er å skape en ansatt kredittkortpolicy. For å redusere misbruk av selskapets kredittkort, bør selskapet legge ut regler og forskrifter om hvordan virksomheten kredittkort skal brukes.

Det er imidlertid ikke mange bedrifter som er klar over de beste måtene for å utvikle ansette kredittkortpolitikk. Mange bedriftseiere har alltid lyst til å lage disse retningslinjene, men mangler retning på hvordan de skal gjøre det. På grunn av dette er her en levende beskrivelse av hvordan bedrifter effektivt kan skape ansattes kredittkortpolitikk.

en. Kortinnehaverens ansvar

Hvis et selskap utsteder kredittkort til sine ansatte, må det stilles regler som styrer kortets bruk. Medarbeiderne skal holdes ansvarlige for sikkerheten til kortet, samt personvernet til all informasjon relatert til selskapet. Medarbeiderne skal sørge for at kortet holdes på et trygt sted, kortet er fri for bedrageriske aktiviteter og kortets identifikasjonsnummer er beskyttet. Selskapet bør også opplyse at bedriftskredittkortet kun er begrenset til bruk av den ansatte og ikke noen annen person.

2. Spelling Out Spending Limits

Selskapet skal kunne følge med regler som dikterer aktiviteter eller transaksjoner der kredittkortet skal brukes.

Faktisk bør utgiftene begrenses til behovene til bestemte ansatte. Hver avdeling bør ha sine egne utgiftsgrenser. Som selskap er det godt å informere hver ansatt om utgiftsgrensene på utstedelsestidspunktet. I tillegg bør hver ansatt ikke overskride denne grensen, og hvis en gjør det, pådra de seg over grenseavgiftene.

Til slutt bør selskapets kredittkort aldri brukes til kontantutvikling.

3. Regelmessig brukrapport

Hvert firma bør holde ansatte ansvarlige for bruk av selskapets kredittkort. La oss si at ved slutten av hver måned skal hver medarbeider sende inn en detaljert forklaring på alle kostnader, kvitteringer og de riktige regnskapskodene. Hver ansatt bør sørge for at de føyer utgiftskvitteringene til månedserklæringen før innsending til selskapet for verifikasjonsformål. Alle disse bør gjøres i tide for å unngå sen betaling. Å gjøre det vil sikre at selskapet overvåker månedlige utgifter enkelt og revisjon blir enklere.

4. Ingen bruk av kort på individuelle utgifter.

Selskapet bør være veldig strenge på bruken av arbeidskredittkortet fordi ingen har lov til å bruke den til personlige utgifter.Kort sagt, bruken av kortet bør være begrenset til forretningsrelaterte aktiviteter. Definisjonen av personlig bruk, i dette tilfellet, er en kostnad som ikke er relatert til driften av virksomheten. Selskapet bør være veldig hardt på enhver ansatt som bruker kortet på egne betalinger.

5. Bruk gjennomgang

Hvis et selskap utsteder arbeidskredittkort, anbefales det å gjennomføre et kort gjennomgang etter en bestemt tidsperiode.

Kortets gjennomgang bør gjøres av medarbeiderens nærmeste veileder sammen med et medlem av selskapets regnskapsavdeling. Arbeidsgiverens veileder bør sørge for at bruken av kortet er begrenset til det det var ment for. På den annen side skal regnskapsavdelingen kontrollere om alle kvitteringer og andre utgiftsdokumenter sendt av arbeidstaker er autentiske.

Derfor bør alle selskaper ha en effektiv og pålitelig kredittkortpolitikk for ansatte for å hindre misbruk av kortet av enkeltpersoner. Dette vil plassere et selskap i en god økonomisk stilling siden ingen ansatt vil misbruke kortet sitt for personlige utgifter. Dessuten bør selskapet sørge for at både veileder og regnskapsavdeling forstår alle aspekter av politikken.