Hvordan forbedre Exit Interview Participation Rates

Avgangsintervjuer er en av de beste måtene å få sann og ærlig tilbakemelding fra ansatte. Ulempen er at det tar litt tid å bygge opp en betydelig mengde data fra utgangssamtaler. Å øke deltakelsesraten din kan imidlertid hjelpe deg med å få større mengder handlingsbar informasjon raskere fra utgangssamtalen.

Hva er en god deltakelsesrate for avslutte intervjuer?

Forskning viser at gjennomsnittsresponsen for intervjuer mellom papir og blyant utgår fra ca. 30-35%.

Dette betyr at et selskap med 2000 ansatte og en omsetningsrate på 15% ville forvente å motta ca. 100 fullførte utgangsintervjuer per år. På dette deltakelsesnivået får organisasjonen tilbakemeldinger fra bare 5% av den totale ansattes befolkning.

Med litt ekstra innsats, bør du kunne doble den svarfrekvensen. 65% eller bedre er et godt mål for utgangen intervju deltakelse. Dette kan oppnås med intervjuer mellom papir og blyant, nettbaserte utgangsintervjuer og telefonavslutningsintervjuer.

Måle deltakelsen i avslutningsintervjuet

For å måle svarsfrekvensen, del av antall ferdige avslutningsintervjuer etter antall ansatte fra hvem du ba om et avslutningsintervju. Ideelt sett bør det andre tallet tilsvare det totale antallet avslutninger, men av praktisk grunn er dette generelt ikke tilfelle.

Hvis du for eksempel har 125 gjennomførte utgangsintervjuer fra 300 personer som du bedt om å fullføre et avslutningsintervju, er deltakelsesfrekvensen 125/300 som tilsvarer. 416 eller 41. 6%.

Det er viktig å sørge for at du har en god metode for å spore denne typen deltakelse. I det minste vil du spore deltakelsesrate ved starten av et forbedringsprosjekt og deretter periodisk deretter.

Et ideelt scenario er å holde et løpende gjennomsnitt som du regelmessig kan henvise til.

Dette realtidsnummeret varsler deg umiddelbart om et fall av (eller økning) i medarbeiderens deltakelse i utgangsintervjuer. Et online avslutningsintervjuhåndteringssystem bør gjøre dette for deg automatisk.

Store selskaper vil kanskje spore deltakerandelene separat for datterselskaper, store divisjoner eller geografiske regioner. Små og mellomstore bedrifter kan generelt dra nytte av en total deltakelse for organisasjonen.

Hvis du bestemmer deg for at deltakelsesraten din i utgangssamtaler kan bli bedre, er neste trinn å analysere din nåværende intervjuprosess. De to viktigste områdene for gjennomgang er:

1. Hvorfor velger ansatte å ikke fullføre utgangssamtalen?
2. Er det logistiske problemer som hindrer at menneskelige ressurser får informasjonen til ansatte på en rettidig og effektiv måte?

Ansatte slutter ikke sitt avslutningsintervju

Noen av årsakene til at ansatte velger å ikke fullføre utgangssamtaler er:

• Utgangssamtalen er for lang.
• Utgangsspørsmålene er forvirrende eller personlig invasive.
• Ansatte mener ikke at utgangssamtalen vil bli lest eller gjøre en forskjell.
• Ansatte er redd for konsekvenser.
• Medarbeider er sint på selskapet.
• Arbeidsgiveren forteller eller glemmer.
• Prosessen er vanskelig eller ubehagelig.

Hvis du bruker en avslutningsintervjuundersøkelse med karakteriserte spørsmål, er 35-60 spørsmål om riktig undersøkelseslengde. Mer enn 60 spørsmål begynner å føle seg lang og ubehagelig for den ansatte. Hvis du overgår 70 spørsmål, bør du være forberedt på høyere antall ukompliserte utgangsintervjuer.

Gjennomgå dine intervjuintervaller for enkelhet. Sett deg i ansattes sko og spør deg selv hvordan du vil føle deg å svare på spørsmålene. Unngå mange utgangsspørsmål som ber om følelser og følelser.

Mange ansatte er ikke i samsvar med deres følelser (eller hvis de er, kan de ikke dele dem med deg). Det er mye enklere for en ansatt å vurdere effektiviteten av en prosess i stedet for hvordan de føler seg om prosessen.

Avslutt intervju tilbakemelding ignoreres

Ansatte vil ikke fullføre sine utgangssamtaler hvis de mener at tilbakemeldingen de gir ikke vil bli lest eller vil bli ignorert umiddelbart. Det er viktig å la ansatte vite at du verdsetter deres tilbakemelding. Når du gjør forbedringer basert på forslag fra avslutningsintervjuer, vær ikke redd for å fortelle ansatte hvor ideen kom fra.

Med tiden vil ansatte lære at du lytter. Når dette blir en del av bedriftskulturen, kan du være trygg på mange åpne og ærlige ideer, forslag og kritikk.

Tilbakemeldinger fra ærlig tilbakemelding

Vær også klar med ansatte at ærlig tilbakemelding ikke vil føre til konsekvenser. Uttalelser i et utgangssamtale bør aldri brukes til å hindre fremtidig berettigelse til re-hire.

Det er mange antatte eksperter som forteller ansatte ikke å være ærlige på deres utgående intervjuform eller ikke å fullføre en i det hele tatt. T hei hevder at selskapene bruker denne informasjonen mot de ansatte. Menneskelige ressurspersoner vet at dette er tull, men de må fortsatt kjempe mot denne ubegrunnede oppfatningen.

Angry Employee Feedback

Ansatte som er sint på selskapet kan føle at de ikke vil hjelpe ved å delta i utgangssamtalen. Du kan oppmuntre disse medarbeiderne til å lufte sin sinne i avslutningsintervjuet. Mange av disse sint ansatte er begeistret over muligheten til å høre stemmen deres - spesielt hvis de vet at det vil bli hørt av toppledelsen.

En ren og forenklet prosess er også viktig. Enten det er nettbasert eller papir og blyant, bør utgangsintervjuformen legges pent ut med en intuitiv og lettforståelig undersøkelsesform.

Logistiske problemer er det andre hovedområdet for gjennomgang i avslutningsintervjuprosessen. Det er generelt svake koblinger i enhver prosess og utgangssamtaler er ikke noe unntak. Din undersøkelse bør omfatte hele kjeden av hendelser som begynner når en ansatt gir varsel og slutter når den ansatte legger utgangssamtalen.

Kontroller avslutningsintervjuprosessen din

Du kan begynne å revidere avslutningsintervjuprosessen din ved å finne ut følgende informasjon.

• Hvordan gir ansatte generelt beskjed om at de har til hensikt å si opp?
• Hvem er den første personen anmeldt og hvor mye varsel blir vanligvis gitt?
• Hvem forteller Human Resources-divisjonen og hvordan? Hvor snart etter at arbeidstakeren har varslet, er HR meldt? Hvem i HR blir varslet først?
• Hvem er ansvarlig for å starte avslutningsintervjuet? Når er denne personen (e) varslet om ansattes terminering?
• Hvordan blir ansatt varslet om avslutningsintervjuet? Av hvem? Hvilken metode? Når?
• Er det klart eierskap i Human Resources av utgangen intervju prosessen? Får de involverte i prosessen forstå betydningen og haster av utgangsintervjuene?
• Hva er ansattens beskjed om avslutningsintervjuet? På hvilke måter oppfordres de til å fullføre avslutningsintervjuet? Er ansatte fortalt mer enn en gang og på mer enn én måte?
• Er avslutningsintervjuet enkelt å fullføre?
• Når og hvor skal medarbeider fullføre avslutningsintervjuet? Er det lett tilgang til nødvendige ressurser?
• Har ansatt personvern som å fullføre avslutningsintervjuet hvis de fullfører det på jobb?
• Er veiledere og ledere støttet av utgangen intervju prosessen? Er de redd for å motta negative tilbakemeldinger fra ansatte? Er du avhengig av fryktige veiledere om å videresende informasjon om utgangssamtalen med ansatte?
• Er det enkelt for ansatte å sende inn utgangssamtaler?

Gjennomgå hvert av de ovennevnte revisjonsspørsmålene og ta en hard titt på avslutningsintervjuprosessen. Bestem hva du kan gjøre for å forbedre hvert av disse områdene. Etter at du har fullført anmeldelsen, kan du begynne å gjøre forbedringer umiddelbart.

Endre måleintervjuprosessen din

Noen av endringene du gjør vil gi en merkbar forbedring av deltakelseshastighetene veldig raskt. Andre vil kreve mer tid for å effektivt gjennomgå bedriftskulturen.

Re-måle deltakelsesrenten på tre måneder, seks måneder, ni måneder og tolv måneder. Ved tolvmånedersmerket, bør du forvente å se en dramatisk forbedring i avslutningsintervju-deltakelsesrenten. Dette betyr at du vil ha flere data som kan brukes til å begrense omsetningen og øke medarbeiderens oppbevaring.

Konklusjon

Du kan øke verdien av dine avslutningsintervjuer betydelig ved å øke antall avsluttende medarbeidere som deltar i utgangen intervju prosessen. Ved å gjennomgå og forbedre både innholdet og strukturen i utgangssamtalen, sammen med dine egne interne prosesser, kan du levere en betydelig økning i deltakelsesrenten.

Endelig vurdere muligheten for at et faktisk personlig intervju med en HR-medarbeider kanskje ikke bare forbedrer deltakelsesrenten, men gir bedre informasjon. Du kan ikke undervurdere verdien av oppfølgingsspørsmål.

Se anbefalte utgangsspørsmål.