Hvordan å forbedre forespørselen etter informasjon (RFI) prosess

Gjør du forespørselen om informasjon? Eller er det noen andre som ber om informasjon fra deg? Begrepet "Request for Information" (RFI) kan brukes enten, men det er noen grunnleggende forskjeller i prosessen i hvert enkelt tilfelle. Finn ut nedenfor hvordan du kan forbedre din RFI-prosess, enten du spør eller blir bedt om informasjon.

Del A. Du blir bedt om informasjon

Forespørsler om informasjon er en hyppig foreløpig fase i å definere og gjennomføre byggearbeid.

Ofte er det et spørsmål om størrelse: større prosjekter har flere variabler og flere ukjente som må løses eller i det minste begrenses før de ber om formelle forslag, så en RFI kan hjelpe.

1. Prosessen din må være rask nok til å forstå og svare uten unødig forsinkelse. En RFI fra en potensiell kunde er en sjanse for at du kommer tidlig. Det betyr igjen at det er godt nok organisert til å reagere raskt og riktig.

2. Hvis RFI viser arbeid som du foretrekker å ikke utføre, eller som vil føre til ressurskonflikter med andre kunders prosjekter, kan du høflig avvise. Et negativt, men likevel rettidig svar kan fortsatt gi et godt inntrykk og en sjanse til å bli kontaktet for andre prosjekter senere.

3. Pass på at RFI har nok detaljer for å gi et godt svar. Kontroller som minimum at du har nok informasjon til å svare på følgende:

   1. Kan du konkurrere? Har du ferdigheter og ressurser for å gi en god løsning?

   2. Kan du vinne et slikt prosjekt? Er du bedre enn konkurrenter for dette byggearbeidet?

   3. Vil du vinne et slikt prosjekt? Kontroller kundens track record for on-time betaling før du svarer på dette spørsmålet.

4. Hvis RFI forblir for uklart, kan prosessen din definere følgende valg.

   1. Du kan avvise og forfølge andre prosjekter.

   2. Du kan hjelpe kunden til å bedre definere byggbehov.

   3. Du kan tilby betalte konsulenttjenester for å sette sammen en ny RFI.

Hvert alternativ har sine fordeler og ulemper. Din beslutning om hvilket valg du vil velge vil være i henhold til prosjektet og den aktuelle kunden.

Del B. Du er den som ber om informasjon

Når et byggeprosjekt har startet, er det ikke uvanlig at en entreprenør eller underentreprenør krever tilleggsinformasjon for å sikre at arbeidet er gjort riktig.

1. Start din RFI-prosess hvis det er behov for:

   • Endring av prosjektspesifikasjonen, for eksempel å erstatte ett byggemateriale til et annet (kanskje ikke oppnåelig.)

   • Forklaring av en oppgave eller måte Visse materialer skal brukes, formet, påført og så videre.

   • Oppløsning av en "Byggemangel" i hvilken del av prosjektet ikke er utført i henhold til prosjektspesifikasjonene.

   • Korrigering av spesifikasjoner hvis det er gode grunner til å stille spørsmål om utelatelse, feilaktig anvendelse eller mangel på kvalitet angående materialer eller oppgitte oppgaver.

2. Sjekk om kunden eller generell entreprenør har et standard RFI-skjema som skal brukes. Gode ​​skjemaer og maler hjelper deg med å inkludere den riktige informasjonen for å få fornuftige, nyttige svar på din RFI. Ta opp din nyåpnede RFI, for eksempel i et sentralisert program for å administrere RFIer.

3. Kontroller svaret du kommer tilbake for å sikre at det er både klart og realistisk. Bekreft eller avklare noen effekt på budsjettet og tidsplanen for prosjektet. Oppdater din egen prosjektplanlegging på riktig måte.

4. Merk din RFI som lukket eller løst, hvis svaret du kommer tilbake garanterer dette. Sjekk listen over eventuelle uoppløste RFIer. Jage de berørte partene for svarene!