Hvordan man styrer overtid mer effektivt

Ikke bare overtid rang som en av de største løpende utgiftene for de fleste bedrifter, men riktig (eller feil) styring av overtid kan bety forskjellen mellom dyre søksmål, lav moral og sårbarhet for endringer i overtidskrav.

I de siste årene av tøffe økonomiske tider har mange ansatte vært ivrige etter å bevise seg som hardt arbeidere som ikke klager på å jobbe litt ekstra tid - uten å måtte inkludere noe eller alt på tider.

Og mange arbeidsgivere har enten stiltiende (eller eksplisitt) godkjent denne holdningen. Ashley Dinsdale, en kjøper for Macy's som jobber 50 + timer i uken, sier, "Løsninger skjedde på min tidligere arbeidsgiver kontor. Nå kommer jeg tidlig og sender ut e-postmeldinger slik at de vet at jeg er der. "

Imidlertid bør bedrifter ikke se denne typen oppførsel som en god ting. Å blunke eller oppmuntre til denne typen atferd på forsiden kan ha katastrofale økonomiske konsekvenser dersom de samme medarbeiderne bestemmer seg for å forfølge rettssaker for feilklassifisering eller arbeidstid uten lønn. Arbeider- og lønnstvister har steget 77 prosent siden 2004 i 2004 (ikke tilfeldigvis, 2004 var den siste gangen DOL revidert loven om rettferdig arbeidskraft). Med nye overtidskrav i horisonten bør bedriftseiere forvente å se en annen bølge av lønns- og arbeidskonflikter.

I 2014 alene bestilte arbeidsdepartementet virksomheter over hele landet til å betale nesten 241 millioner dollar i tilbake lønn på grunn av ansattes feilklassifisering (i et forsøk på å unngå overtidslønn), spørre eller oppfordre ansatte til å jobbe mer enn 40 timer per uke uten lønn, eller oppfordrer ansatte til å være lydhør overfor e-post, tekst og telefonsamtaler off-timer - uten lønn.

Fra EMS-ansatte i Charleston til helsepersonell i Santa Barbara, til ledere på sportsforretninger, hopper nye rettssaker daglig.

Hva kan du gjøre for å administrere overtid mer effektivt for å beskytte din bedrift og dine ansatte? Disse fire ekspertrådene hjelper deg med å unngå store fallgruver og overraskelser når det gjelder å administrere overtid.

en. Spor medarbeider tid.

Den gjennomsnittlige amerikanske arbeideren, ifølge Arbeidsstatistikkbyrået, jobber litt over fire timer overtid per uke. Det er 208 timer per år. Ved å beregne en gjennomsnittlig lønn på $ 21 per time time-og-halv-lønn, kommer totalsummen ut til $ 6, 552 per ansatt, per år. Med en stab på 20 ansatte, er det $ 131, 040 i overtidskostnader alene. Hva kan du gjøre for å unngå overraskelser når det gjelder overtid? En av de største ressursene er mobil tidsporing som inkluderer varsler om å informere ansatte og ledere når overtidsterskler er innblandet.Sporing av ansatt tid gjør det også mulig for ledere og bedriftseiere å se og adressere mønstre over hele virksomheten, og på det enkelte ansattes nivå når det gjelder overtid. Er en medarbeider konsekvent å rake opp overtid timer hver uke? Stammer det fra mangel på bemanning, tunge prosjektbelastninger eller en ansatt som har ekstra tid på hendene og har bump i lønn? Med et stort bilde av tid brukt (og hvordan det blir tildelt til ulike prosjekter), kan ledere ta informerte beslutninger når det gjelder ressurser og overtid. Og vær ikke sjenert unna sporings timer bare for timers ansatte.

Å vite nøyaktig hvor mange timer alle er med på, er avgjørende for å gjøre smarte valg og rulle med kommende overordnede overtidreguleringsendringer.

Tidssporing unngår også tidsskala avrunding (som vanligvis skjer uskyldig nok, men faller vanligvis i ansattes favør. Den amerikanske lønnsforeningen anslår 10 minutter per skift per ansatt). Sørg for at systemet du velger, hjelper deg med DCAA og DOL-overholdelse, for å beskytte deg med enkle å finne poster i tilfelle statlige revisjoner eller arbeidstvister.

2. Ta en hard titt på ansattes klassifisering.

Du bør være oppmerksom på at hvis din ansatt er lønnet, men gjør mindre enn 23, 660 per år, er du fortsatt pålagt å betale overtid - og at denne terskelen er på randen av å stige kraftig. For ikke å nevne, å klassifisere en ansatt som fritatt med en lønn under $ 23, 660 per år eller i en stilling som ikke kvalifiserer for unntatt status for å unngå å måtte betale overtid, er ikke en god strategi. En vesentlig del av arbeidsrettene som har vært på vei siden 2004 stammer fra manglende klassifisering og rettelse for tilbakebetaling på grunn av overtid for ekstra timer arbeidet uten lønn.

For overbevisning betyr det ikke noe for domstolene om du er forsettlig feilklassifiserende eller uskyldig feilklassifisering av ansatte; Det er din jobb som arbeidsgiver for å sikre at klassifisering er riktig for dine ansatte - og ikke finagled i et forsøk på å redusere kostnadene. Straff for feilklassifisering omfatter ikke bare opptil to års tilbakebetaling for overtid skyldig, men hvis du anses å ha misligholdt den ansatte med vilje, skylder du tre år. For å sikre at klassifiseringen din er opp til snus, må du regelmessig vurdere dine ansattes plikter og forhold til selskapet, og konsultere en advokat i grå områder. Det kan stikke litt for å betale lovlig avgift, men det er en liten klemme i forhold til de potensielle konsekvensene.

3. Kommunisere forventninger.

En av de beste måtene å få håndtak på overtid er å forbedre kommunikasjonen rundt emnet. Lag forventninger til ansatte, eksplisitt togledere og ansatte på forventningene, og nip i budet enhver praksis for alle som ikke registrerer overtid "ut av hjertets godhet. "Det kan være mer uuttalte regler om når man skal registrere arbeid for timelønnede enn ledere eller bedriftseiere kan innse, men arbeid uten lønn er fortsatt grunnlag for rettslige skritt selv om godkjenningen er stiltiende.Og uansett hvor bra medarbeiderens hjerter er, jobber du uten lønn til slutt, spiser deg bort fra moral og åpenhet i selskapet. Det er spesielt viktig å klargjøre dine forventninger rundt teknologien. Å sjekke e-post (og forventer at ansatte skal svare i løpet av timer) kan virke uskyldige nok, men minuttene legger til. Mange bedrifter forventer at ansatte skal være tilgjengelige i løpet av off-timer for e-postkommunikasjon - men det er opprettholdt som

arbeid . Du kan være sjokkert over å finne ut hvor mange timer arbeidstakere dine faktisk logger av timer på denne ene oppgaven alene. Katharine C. Giovanni, president for Triangle Concierge, sier: "Alle prøver å presse 36 timer inn i en 24-timers dag. Bunnlinjen, teknologien hjelper ikke fordi du kan ta kontoret med deg. Så vi jobber hele tiden. "Klargjøre dine forventninger rundt e-post og sørg for at alle, både ledere og ansatte, holdes til de standarder du legger ut. 4. Legg vekt på korsopplæring.

I enkelte selskaper legges overtidskostnader opp raskt for enkelte personer bare fordi ingen andre kan gjøre jobbene sine. Ikke bare øker overtidet, men flaskehalsene utvikler seg, og noen medarbeiders båndbredde ender opp når andre kommer til å bli underutnyttet. Fremhever korsopplæring så mye som mulig for å spre ut byrde og gjør det mulig for ulike medarbeidere å gå inn i prosjekter ettersom arbeidsbelastningen øker eller det oppstår krisesituasjoner. Effektiv tverrfaglig opplæring kan også forbedre moralen, gi flere medarbeidere mulighet til å bidra på viktige prosjekter og lindre noen av byrden plassert på andre ansatte. Kryssopplæring vil også gi deg mulighet til å være mer fleksibel med planlegging. Alt for ofte er selskapene tvunget til å planlegge personer med spesialisert kunnskap på bekostning av betydelig overtid. Selv om det ikke er mulig - eller ideelt - å krysse tog på alle plikter eller ferdighetssett - identifiserer oppgaver som lett kan læres av flere ansatte, drastisk redusere overtid, samtidig som produktiviteten og effektiviteten økes.

Overtid kan bli riddled med bekostning og fallgruver - men det må ikke være slik. Proaktivt å administrere overtid, unngå overraskelser og forberede seg på fremtiden, kan redusere kostnadene dine, beskytte bedriften mot rettslige skritt og forbedre moralen over hele verden.

Om Amy Bailey

Amy overvåker all økonomi, menneskelige ressurser og byggeoperasjoner på TSheets. Hun er en stolt Idaho Vandal som tilbrakte åtte år i offentlig regnskap med Coopers & Lybrand, og over 20 år med både offentlige og private teknologier med høy vekst som Extended Systems, ProClarity, Microsoft og Silverback. Hun har to barn og bor sammen med sin mann og en engelsk mastiff kalt Scout.