Hvordan du utarbeider en forsøksbalanse

Etter å ha lagt alle finansielle transaksjoner i regnskapsskrifter og oppsummert dem i hovedboken, er det utarbeidet en prøvebalanse for å verifisere at debetene er lik kreditter på kontoplanen. Forsøksbalansen er neste trinn i regnskapssyklusen. Det er faktisk det første skrittet i "slutten av regnskapsperioden" -prosessen.

Vanskelighetsgrad: Gjennomsnittlig

Tid kreves: Ubestemt

Her er hvordan:

1. Oppfør alle åpne hovedbokskonto på kontoplanet ditt etter kontonummer. Kontonummeret skal være det firesifrede nummeret som er tilordnet kontoen når du konfigurerer kontoplanet. Oppgi dine totale debet og kreditter fra hver hovedbokskonto. Du bør ha et bord med fire kolonner. Kolonnene skal være kontonummer, kontonavn, debet og kreditt.

2. For hver åpen hovedbokskonto, total dine debet og kreditter for regnskapsperioden som du kjører prøvebalansen for. Noter totalene for hver konto i den aktuelle kolonnen. Hvis debetene og kreditten ikke er like, er det en feil i hovedbokregnskapet. Kjører en prøvebalanse med jevne mellomrom, minst en gang i måneden, hjelper deg med å identifisere problemer raskt og enkelt, og fikse dem så fort de oppstår. Forberedelse av prøvebalansen bør knyttes til selskapets faktureringssyklus.

3. Ikke klargjør noen justeringsoppføringer ennå. Prøvebalansen er utarbeidet før du foretar noen justeringer. Den første prøvebalansen er forberedt på å oppdage eventuelle matematiske feil før du foretar justeringer eller begynner å lukke bøkene dine for regnskapsperioden.

4. Hvis du finner at du har en ubalansert prøvebalanse, med andre ord, debetene ikke er lik kreditter, så har du en feil i regnskapsprosessen. Denne feilen må bli funnet og korrigert.

   Det første trinnet i å finne en feil er å ganske enkelt legge til kreditt- og debetkolonnene igjen for å sjekke matematikken din. Hvis de fortsatt ikke legger til, trekker du den mindre kolonnen fra den større og ser etter den manglende mengden i den mindre kolonnen. Hvis du finner det, har du funnet feilen din.

5. Det finnes andre standardteknikker for å spore en feil i en prøvebalanse. Hvis debetene og kreditter ikke er like, se om tallet 2 deler like med forskjellen. Hvis det gjør det, se etter en konto, se etter en konto feil i kolonnen med større total som tilsvarer halvparten av forskjellen. Hvis du finner dette, har du funnet feilen din.

6. En annen teknikk er å bruke tallet 9 for å finne en transposisjon feil. Hvis tallet 9 fordeler seg jevnt i forskjellen mellom kreditter og debet, har du en gjennomføringsfeil. Gå tilbake over dine kreditt- og debetoppføringer for å prøve å finne transponeringsfeilen din.

7. Eksempler på andre feil som kan ubalanse en prøvebalanse er:

   • Ikke inkludert en hovedbokskonto i beregningen av forsøksbalansen
   • Å gjøre en feil i en sammensatt journaloppføring
   • Sette feil kontobokføring i prøveperioden balanse kolonner
   • Feilberegning av hovedboken beløp
   • Postering av en regnskapsregistrering til feil generell hovedbok konto

Tips:

1. Hvis du mislykkes i å skrive inn en journaloppføring, vises den ikke som en feil i prøvebalansen.

2. Hvis du registrerer en finansiell transaksjon på en feil konto, vises den ikke som en feil i prøvebalansen.

3. Hvis du transponerer nummeret i debetkolonnen med nummeret i kredittkolonnen, vises det ikke i prøvebalansen.

4. Hvis du ikke legger inn en regnskapsfortegnelse i journalen, vil ikke det vises i prøvebalansen.

Hva du trenger:

• Bedriftsdatamaskin og regnskapsprogram
• Kildedokumenter