Hvordan du utarbeider et forretningsbehovsdokument

Din småbedrift er klar til å utvide - eller selge nye produkter - eller en rekke endringer. Og du leter etter en konsulent eller en entreprenør for å hjelpe deg med dette prosjektet. En av de første tingene du må gjøre er å forberede et forretningsbehovsdokument.

La oss ta et eksempel: Et selskap (vi kaller dem ZXYW LLC) har bestemt seg for å outsource sine regnskapsfunksjoner til et delt servicesenter i USA. De starter en prosess for å finne et sted, sette opp tjenestene, ansette og administrere de ansatte.

Det er en komplisert bedrift, og det vil ta mange måneder å oppnå. De begynner med et team som forbereder et forretningsbehovsdokument.

Hva er et forretningsbehovsdokument?

Formålet med et forretningsbehovsdokument er å gi et komplett bilde av et prosjekt eller en ny forretningsplan, så alle er klare på hva som må gjøres og når.

Et forretningskravsdokument (BRD) kan vurderes i to faser. I den første fasen av et prosjekt er det et dokument som beskriver alle kravene til prosjektet, inkludert kostnader, detaljer om implementering, projiserte fordeler, milepæler og tidslinje for implementering.

I den andre fasen kan BRD faktisk bli en kontrakt mellom de to partene, formelt fastsette kravene til ansettelsesfirmaet (ZXYW LLC i dette tilfellet) og entreprenøren gjør arbeidet. Du vil se mer om kontraktsspråket nedenfor.

Hvordan er et Business Requirements Document forskjellig fra en forretningsplan?

Selv om begge dokumentene kan inneholde samme type seksjoner (eksempelvis et sammendrag), er hensikten annerledes.

En forretningsplan er opprettet for å lede en ny eller eksisterende virksomhet, men oftere er formålet å presentere til en utlåner for finansiering av oppstart eller utvidelse.

Forretningsplanen inneholder generell informasjon om selskapet og dets planer og strategier for å kunne generere inntekter for å betale tilbake lånet.

Regnskap er en viktig del av forretningsplanen, mens de finansielle dokumentene i BRD kan være ganske forskjellige, sentrert på et bestemt prosjekt.

Hvordan er et forretningsbehovsdokument som er forskjellig fra en forespørsel om forslag?

Forskjellen mellom de to dokumentene er liten, men viktig. Vanligvis opprettes en forespørsel om forslag (RFP) med det formål å søke forslag fra ulike leverandører. i eksempelet på zyxw, en RFP er sendt til potensielle selskaper som leverer outsourcing tjenester, for å søke bud.

En BRD, derimot, er utarbeidet for en bestemt leverandør eller joint venture-partner som allerede er valgt av ansettelsesselskapet.BRD inneholder flere detaljer og flere spesifikasjoner og tidsfrister som skal møtes underveis og på slutten av prosjektet.

Når en RFP er opprettet, kommer den med en frist og krav for innlevering av bud. Budene vurderes etter fristen.

Hva skal inkluderes i et forretningskravsdokument?

På noen måter er et forretningskravsdokument ligner andre typer virksomhetsforslag. BRD skal inneholde:

1 . En oppsummeringserklæring , noen ganger kalt et sammendrag, som skisserer prosjektkravene generelt.

Oppsummering er vanligvis skrevet etter at BRD er fullført.

2. Målene for prosjektet. Disse målene skal være i SMART-format; spesifikk, målbar, oppnåelig, realistisk og tidsbunden.

3 . Bakgrunnen og et behovssetning eller begrunnelse for prosjektet. Dette er en viktig del av dokumentet, så legg det ikke ut. Forklare hvorfor prosjektet trengs er en primær driver for prosjektet, og suksess vil avhenge av hvor godt det fyller behovet.

4. Prosjektets omfang - hva skal inkluderes og hva som ikke skal inkluderes. I ZXYW selskapets eksempel ovenfor, gjorde selskapet det klart at omfanget ikke skulle inkluderes ansette toppledelse - disse personene ville bli levert av selskapet.

5. Regnskap. Regnskap er avgjørende for en samlet oversikt over effekten av prosjektet på selskapets balanse og omsetning over en bestemt tidsperiode.

Selvfølgelig, hvordan selskapet skal finansiere prosjektet, er også viktig å diskutere her også.

6. Funksjonelle krav og funksjoner. Dette er stedet for å gi detaljer, inkludert diagrammer, organisasjonsdiagrammer og tidslinjer.

7. Personellbehov. Hvem trenger å bli ansatt, og når. Hvilke kategorier av ansatte vil være nødvendig og hvordan vil de bli betalt. Hvem betaler dem og når. Siden ZXYW etablerer et folkebasert anlegg, er dette en sentral del av BRD.

8. Planlegg, tidslinje og tidsfrister. Faser av prosjektet bør beskrives i denne delen for å sikre at alle parter forstår hva som kreves og når. I ZXYW-prosjektet var den første fasen valget av et nettsted, blant annet utforskning av flere potensielle byer.

9. Antagelser. Denne delen av dokumentet overses ofte. Stave ut antagelser bidrar til å unngå problemer senere. For eksempel, i kontrakten ovenfor, ønsket selskapet å leie, ikke kjøpe, kontorlokalet.

10. Kostnad og fordel. En kostnads- og kostnadsanalyse er en detaljert oversikt over alle prosjektets kostnader og besparelser fra prosjektet skal inkluderes.

Hva lager Business Requirements Document en kontrakt?

Som nevnt ovenfor er BRD i første fase et forslag. Du har kanskje lagt merke til at noe manglet fra listen over seksjoner over - betaling for tjenester som er gjort. Uten oversikt over utbetalinger til entreprenøren og tidspunktet for disse utbetalingene, er det ingen kontrakt.

Før de to partene logger seg på dokumentet, må standard kontraktsspråk legges til ved hjelp av en advokat, inkludert

• Løfter til å betale og lover å yte tjenester
• Restriktivt forbund, som hindrer entreprenøren i å ta selskapets forretningshemmeligheter eller dele dem med andre.
• Hva skjer hvis en part ikke oppfyller sine påkrevde forpliktelser (det vil si brudd på kontrakten)
• Forsikrings- og erstatningsklausuler
• Tvister og voldgiftskrav
• Og selvfølgelig signaturer av passende firma og entreprenør tjenestemenn.