Tips om hvordan du utarbeider en proforma-faktura

En proformafaktura har alle kjente komponenter til en vanlig innenlandsk faktura - en beskrivelse av produktet, en spesifisert notering av kostnader og salgsbetingelser - bortsett fra at det står klart "Proforma Invoice. " I denne artikkelen snakker jeg om hva en proformafaktura er, hvorfor du bør bruke en, og hvordan du skal forberede den.

Hva er en Proforma-faktura?

En proformafaktura betraktes som et forhåndsrådsdokument og fungerer som en veiledning for hvordan forventningene er på eksportsalg.

Det setter også scenen for forhandlingsprosessen. Det er en detaljert forklaring på dette emnet i boken "Eksporter: Den Definitive Guide til Salg Abroad Profittabelt."

Hvorfor bruke en Proforma-faktura?

En proformafaktura bidrar til å stramme eksportsalg. Her er noen måter der en proformafaktura er nyttig:

• Minimer feil.
• Fungerer som en juridisk, bindende avtale.
• Angir all relevant informasjon angående eksporttransaksjonen.
• Er allment akseptert form for salgsdokumentstruktur i eksportindustrien.
• Gjør det mulig for bankene å etablere en betalingsmetode på vegne av importøren.

La oss si at du vil få kunden et landed pristilbud for en forsendelse av hårbørster til deres inngangsport, i dette tilfellet CNF (kost og frakt) Rotterdam. Slik forbereder du fakturaen.

Slik utarbeider du en proforma-faktura

Eksempel:

Proforma-faktura
U. S. A. Widgets til Rotterdam via Ocean - Beregning av landed Pris per enhet

Du har 100 saker av hårbørster, pakket 12 enheter til en sak. Hver sak er priset $ 120, eller $ 12 per enhet. Total kostnad for bestillingen er $ 12 000.

• Salgspris: $ 12 000 - FOB fabrikkdør i USA
• Innlandstransport: $ 700
• Havtransport: $ 1, 500
• Toll: $ 300 > CAF: $ 1, 250
• Dokumentasjon: $ 125
• Total Landed Price (eller Total CNF Rotterdam)

Selgeprisen er din pris for å kjøpe produktet fra produsenten, pluss din oppsummering.

Legg tallet til de totale fraktkostnadene og del det totale etter antall tilfeller. Det får deg din landte pris per sak. Del tallet med antall enheter i et tilfelle. Det får deg din landte pris per enhet. Foran ordet "faktura", skriv "proforma".

Du har nå fullført ditt tilbud og opprettet en proforma-faktura. Ikke glem å spesifisere en presis tidsperiode hvor tilbudet ditt er gyldig, og legg til fraktrederens (logistikkekspertens) sitatreferansenummer.

Er det forskjell mellom et tilbud og en proforma-faktura? Det er veldig liten forskjell mellom de to. Proforma fakturaen tjener som et tilbud i en faktura form. Et tilbud er utarbeidet mer som et forretningsbrev eller detaljert e-post som beskriver et avtalt tilbud som vanligvis er skriftlig, mens en proformafaktura vises nøyaktig den samme som en faktura, unntatt utsagnet "Proforma Invoice" øverst.

Når kunden godkjenner proformafakturaen, blir den din faktura for bestillingen. Kunden vil også bruke proformafakturaen til å skaffe nødvendige finansierings- eller importlicenser. Din kunde skal kommunisere aksept i en kort skriftlig setning eller to som følgende (vanligvis via e-post eller faks), med en signatur: "Vi aksepterer proforma faktura nr.

1234 mot vår P. O. nr. ABCD." Du svarer da: "Bekreft og bekreft P. O. nr. ABCD mot proforma faktura nr. 1234."

Det er det. Du har et salg. Du er i virksomhet! Fra dette tidspunktet skal det ikke foretas ytterligere endringer i transaksjonen av deg eller din kunde før etter utløpsdatoen gitt på proforma. Før du slipper bestillingen, må du og din kunde forhandle betalingsbetingelser. Det er mange faktorer å vurdere når du velger en eksportbetalingsmetode. Pass på å undersøke dem alle før du fullfører transaksjonen.