Hvordan bevise dine skattefradrag

STOPP! Før du legger inn selvangivelsen med IRS, spør deg selv: Hvis jeg måtte bevise disse fradrag, kan jeg gjøre det? Hvis du ikke er sikker, les denne artikkelen.

Bunnlinjen er: Hvis du ikke kan bevise det, ikke trekk det.

Det er flott å kunne ta fradrag for alle dine utgifter, men det er enda bedre å kunne bevise disse fradragene i en IRS-revisjon. Hvis du har en kompetent skatteforhandler, vil denne personen be om å se all dokumentasjon på skattefradrag.

Så før du går til skatteforhandleren din med papirarbeidet ditt (IKKE i en skoboks, vær så snill!)

I denne artikkelen ser vi på noen enkle forretningskostnader, og spør alltid spørsmålet, "Hvordan kan jeg bevise at dette er en reell forretningsutgift?" Og vi vil alltid se på disse transaksjonene fra synspunktet til skattemyndighetene og skattemyndighetene.

Det viktigste faktum å huske er at du må kunne vise ikke bare at transaksjonen fant sted, men at den var for et FORMÅL.

Kjøpe eiendom eller betale utgifter

Du kjøper en alt-i-ett-skriver fra Best Buy for din bedrift. Du skriver en sjekk fra din bedriftskonto, eller bruker du kredittkortet ditt. Så, det er nok å vise at det er en forretningsutgift, ikke sant? Faktisk nei. Lagring av kansellert sjekk eller kredittkortkvittering er bare en del av ditt bevis. Den kansellerte sjekken viser ikke hva du kjøpte. Å bruke et kredittkort er bedre, fordi kvitteringen viser kjøpet.

Det er også nødvendig å inkludere kvitteringen for kvitteringen med avbestillingen, for å vise hva du faktisk kjøpte.

Betaling fra en personlig konto

Betaling av utgifter fra din bankkonto eller et kredittkort fungerer på samme måte. Selvfølgelig bør du bruke en egen virksomhetskontroll eller sparekonto eller bedriftskredittkort.

Selv om bruk av dine personlige kontoer ikke nødvendigvis er et problem, gjør det det vanskeligere å bevise at denne personlige sjekken ble brukt til forretningsformål.

Når du starter virksomheten din, må du kanskje bruke en personlig konto for noen få ting. For eksempel dannet jeg nylig en ny LLC, og jeg måtte bruke en personlig sjekk for registrering i min stat. Når du bruker en personlig konto for forretningsformål, må du sørge for at du har god dokumentasjon. I dette tilfellet skrev jeg ut et kvittering fra statssekretæren som viste at jeg hadde betalt for en LLC-registrering. I dette tilfellet var det ganske vanskelig å tro at dette var for personlig bruk.

Bruke kostnadslogger

Noen utgifter er vanskeligere å bevise enn andre. De to store eksemplene på dette er reiseutgifter, inkludert kjørelengde og oppført eiendom.I begge tilfeller er den beste måten å tilfredsstille IRS-kravet på bevis på utgifter, å holde en logg.

IRS foretrekker "på det tidspunktet" bevis. Det vil si at et notat du lager på en kostnadsliste eller kvittering eller kjørelengde logg på det tidspunkt pengene blir brukt, er bedre enn en liste du skriver opp på slutten av året.

Å holde en kjørelengde logg er, jeg vet, å holde en kjørelengde logg er en stor smerte. Det betyr at hver gang du kommer inn i bilen din (spiller ingen rolle om virksomheten betalt for bilen, forresten), må du registrere:

• Datoen
• Kjørestrengen
• Hvor du gikk > Formålet - forretning eller personlig - så spesifikt som mulig.
• Hvis du vil gjøre det enklere, må du merke kjørelengde på bilen 1. januar og merke deretter kjørelengde kun for forretningsøyemed.

For å trekke ut kostnader for kjørekostnader ved å bruke enten standard kjørelengde eller faktiske utgifter, må du vise at du har brukt bilen minst 50% av tiden for virksomheten.

Et tips: Hvis du er koblet til smarttelefonen din,

prøv en kjørelengdeapp eller kostnadsapp. Det vil spare deg for mye papir og holde kostnaden din logg på nettet. Endelig husk at

pendlingsreise (går frem og tilbake for å jobbe) ikke regnes som en fradragsberettiget reiseutgift. Mens du kan holde styr på pendlingsutgifter, må du ikke inkludere dem i forretningsreiserloggen din. Bruk av forretningsreiser kvitteringer

I tillegg til en kjørelengde logg, må du holde oversikt over kvitteringer for utgifter hvis du reiser på forretningsreise.

Disse kostnadene, som kjørelengde, blir nøye sett på av en IRS-revisor, fordi det er enkelt å ta med personlige reiseutgifter med forretningsreiser.

Den beste måten å bevise forretningsreiseutgifter på (inkludert hoteller, flyreiser, leiebiler, måltider og underholdning) er å bruke et kredittkortkort (ved hjelp av visittkortet selvfølgelig) med ytterligere notater om forretningsformål. Gjør notatet på det tidspunktet du påfører bekostning. Du kan også bruke en dagplanlegger, avtalebok eller kalender for å notere forretningsreisehendelser, og bind dem inn med kvitteringene dine.

Kjøpe oppført eiendom

La oss se nærmere på den alt-i-ett-skriveren du kjøpte. Skriveren kan også brukes til personlig utskrift, og IRS kategoriserer disse typer eiendom som oppført eiendom. De er på en liste fordi de kan brukes enten for personlig eller forretningsformål. IRS krever en høyere grad av bevis for forretningsbruk.

Du må spesifikt dokumentere hvordan du bruker oppført eiendom. Den beste måten er å holde en logg med eiendomsstykket (som bekostningsloggen beskrevet nedenfor). Hver gang du bruker skriveren eller en annen oppført eiendom, merk deg datoen, bruken (antall kopier, for eksempel), den spesifikke jobben (utskriftskopier av en brosjyre for virksomheten ") og om bruken er forretningsmessig eller personlig. Legg også merke til kostnader knyttet til skriveren, som patroner.

Ved årets slutt bør du kunne vise prosentandelen for virksomheten og deretter tildele denne prosentdelen til kostnader.Hvis du for eksempel finner ut at du har brukt skriveren 60% av tiden for virksomheten, kan du ta 60% av kostnadene som et forretningsmessig fradrag.

Som en påminnelse, hvis du har eiendommen på bedriften din (IKKE ditt hjemmekontor), behøver du ikke å holde en logg. All bruk på et forretningssted antas å være til forretningsformål.

Bruke kontoerklæringer La oss si at du har mistet kredittkortkortet eller du ikke har den kansellerte sjekken for det aktuelle skriverkjøpet. Du kan bruke et kontoutskrift eller kredittkortoppgave for å bevise et forretningskjøp, men du vil også trenge ytterligere verifisering, fra en avtalebok, kalender eller dagplanlegger.

Det er ikke noe som er så bevisst. Hvis det er tvil om noen utgifter er for forretningsøyemed, er det best å ha flere måter å bevise utgiften på.

Business Records System

Endelig skal postene du beholder på disse bedriftens utgifter, være en del av det generelle forretningspostsystemet ditt.