Hvordan redusere byggekostnadskostnader

Hvis du er på kontoret akkurat nå, må du stoppe hva du gjør og ta en titt. Ta en titt på skrivebordet ditt. Nå tenk på hva du ser. Er det en stor haug med papirer på ett hjørne - viktige papirer som fakturaer, kontrakter og prosjektoppdateringer?

Før du blir defensiv; vi får det hele "organisert kaos" -konseptet som du sannsynligvis har kommet på med skrivebordet ditt. Alle de papirene - LEED-skjemaene, RFDene, applikasjonene og mer - har et sted hvor de tilhører.

De må alle administreres før de blir arkivert. Noen må være signert, andre må skannes i, men andre må behandles og sendes ut til dine kunder.

Så la oss bare kutte til jakten: Hvis kontoret ditt er et rot, forårsaker det problemer. Den gode nyheten er: Det er håp for deg enda.

Løsninger for "Document Overload"

Hvis noe vi har tatt opp så langt, gjelder det, bekymre deg ikke. Du er i godt selskap. Dette er vanlige problemer blant byggeledere. Heldigvis finnes det programvare for konstruksjonsadministrasjon tilgjengelig for deg som gjør en utmerket jobb med å løse de aller fleste.

Gode byggestyringssystemer har et stort antall alternativer for dokumentbehandling, og disse løsningene tjener en rekke nyttige formål. De kan hjelpe deg med å finne skjemaer og dokumenter raskt og enkelt, noe som reduserer mengden tid du bruker på å fylle ut (lese: "finne") alt papirarbeidet ditt.

Tiden du lagrer kan brukes til å øke synligheten med kunder og fokusere på den faktiske produktive delen av jobben.

Det er på tide å bli organisert

Den viktigste funksjonen i dokumenthåndteringsprogramvare er muligheten til å holde dine viktige filer organisert. Det eliminerer behovet for å kvitte seg gjennom store arkivskap eller hauger av papir på skrivebordet ditt.

Du kobler bare dokumentet du leter etter, til programvarens søkemotor, og det vises nesten umiddelbart.

Programvaren kan også hjelpe deg med å laste opp eksisterende filer, slik at du enkelt kan skille mellom tidligere filer som fysisk sitter i et arkivskap og de som allerede er lagt inn i programvaresystemet. Med mange programmer kan du også få tilgang til dokumenter via skylagring, noe som gir deg tilgang til filene dine på farten. Cloud-basert konstruksjonsdokumentbehandling er et smart valg med tanke på dets evne til å hjelpe deg med å behandle papirarbeid raskere og med større effektivitet.

To programvareløsninger som gjør dette, er Viewpoint og Aconex. Begge er bygget på søkesystemer som ligner Googles algoritme, og gjør søkeprosessen lynrask. Visningspunktet setter seg fra hverandre med tillegg av muligheten til å søke og indeksere e-post via Outlook som også er knyttet til Vista.

Overordnede samarbeidsalternativer

Konstruksjonsdokumenthåndteringsprogramvare gjør det enklere å jobbe med teamet ditt. For eksempel lar Construction Management Tool av Procore ledere utlevere tillatelser av brukeren. Den lagrer tidligere versjoner av filene dine, men har også sikkerhetskontroller som konsekvent deler de samme utkastene til filer, slik at brukerne ikke gjør feil ved å redigere feilversjoner.

Det fungerer enda bedre med de fleste store mobile og stasjonære plattformer, som er gode nyheter for bedrifter som bruker iPads og andre tabletter som en del av styringssystemet.

Økonomiske løsninger

Måtene som god bygg dokumenthåndteringsprogramvare kan spare penger for virksomheten din, er nok. De mer åpenbare de inkluderer den drastiske reduksjonen i behovet for forsyninger som toner, papir, fotokopiering og fysiske arkiveringsenheter. Enda mer enn det, kan det spare flere tusen dollar per år i lønnskostnader. På den lave enden, mange bedrifter - ikke bare konstruksjon - rapportere lagring tusenvis av dollar bare ikke å måtte bruke tid på arkivering oppgaver.

Dokumenthåndteringsprogramvare sparer også tid (og til slutt penger) søker etter tapte dokumenter. Det er anslått at gjenoppretting av feilfilmerte eller feilplasserte dokumenter kan koste så mye som $ 250 hver.

Hvor mange ganger har du kryptert for å finne tapte dokumenter bare i år så langt?

Bunnlinjen

Konstruksjonsdokumenthåndteringsprogramvaren gir deg en effektiv måte å spare penger og tid på for bedriften din. Hvis du ikke har prøvd det, er det nå på tide å ta det første steget og sjekke ut noen av ressursene som er oppført ovenfor.