Hvordan å gjennomgå underordnetes arbeid

Når du tilordner arbeid til underordnede, overvåker du mange aspekter av deres fremgang, men du er først og fremst bekymret for om arbeidet blir gjort riktig og gjøres i tide.

Få jobben ferdig på tide

Å få sitt arbeid gjort i tide er det enklere for de to å overvåke. Det er fordi tiden er lettere å måle enn kvalitet. Du trenger å stille klare krav, inkludert milepæler og tidsfrister, men du må også tillate litt fleksibilitet.

Planlegg planene sine, eller planlegg planene for å inkludere litt tid. Det vil alltid være noen uforutsette hendelser, så det er forsiktig å bygge minst en liten slakk inn i en tidsplan. Mengden slakk som du tillater i deres tidsplan, vil variere fra individ til person med de eldre og talentfulle individer som trenger mindre slakk.

Bruke en fremdriftsrapport til sporingsplan

Den vanligste metoden for å spore om arbeidet er gjort i tide, er periodisk rapport, vanligvis gjort hver uke for små prosjekter og på månedlig basis for større prosjekter. Når du må underordne dine innleverte skriftlige fremdriftsrapporter, vil et av elementene de rapporterer være deres overholdelse av timeplanen. En vanlig metode som brukes til raskt å indikere status er stoplysfarger. Hvis prosjektet er på skjema, vil de vise et grønt symbol. Hvis prosjektet er forsinket, vil de vise det som et rødt symbol.

Noen ganger er gul også brukt til å indikere når det er et lite problem som ikke er alvorlig nok til å berettige den røde fargen.

Du vil også at de skal rapportere alt som blokkerer deres fremgang. Denne delen skal inneholde hva de har forsøkt å fjerne blokkeringen og resultatene av disse anstrengelsene. Hvis de ber om hjelp fra deg, eller fra noen utenfor deres sfære, bør det være tydelig angitt.

Ikke glem å få dem også å inkludere deres prestasjoner. Hvis de har gjort noe som har ryddet en blokkering, forhindret problemet, eller på en annen måte bidro til å holde planen intakt som skal noteres i deres fremdriftsrapport.

Endelig skal fremdriftsrapporten vise prosenten fullført, plan mot faktisk. De fleste prosjekter gjør svært lite fremgang i begynnelsen, da løper de opp bratt, og på slutten av prosjektet gjør det igjen sakte fremgang. Prosjektplanen som du og din medarbeider har utviklet, bør ta hensyn til dette. Uansett om du har lagt inn dette i tidsplanen, må du vurdere fremgangen som er rapportert av den ansatte. Prosentdelen som er planlagt, bør generelt reflektere hvor mye tid som er tildelt prosjektet. I et prosjekt med en tre måneders tidsplan skal medarbeider rapportere den planlagte fullstendige prosentandel på ca. 1/3 ved slutten av den første måneden.Hvis de rapporterte nummeret mye mindre eller mye større, ville det være forsiktig for deg å se litt dypere ut. Du må også gjøre en vurdering av nøyaktigheten av hva de rapporterer for en faktisk prosent fullført. Basert på din kunnskap om prosjektet og dets overordnede status, bør du kunne bedømme, om hvorvidt prosentandelen som er rapportert av medarbeider er korrekt eller ikke.

Hvis de for eksempel rapporterer en planlagt fullstendig tall på 60% og en faktisk fullstendig prosentandel på 65%, men du vet at prosjektet har plaget deg med vanskeligheter, bør du undersøke rapporten mer detaljert.

Få arbeidet ferdig riktig

Det er vanskeligere å måle og overvåke hvorvidt din medarbeider får arbeidet riktig. Det er fordi det er vanskeligere å definere og kvantifisere hva "gjort riktig" betyr. Her igjen, som med tidsplaner, må du stille klare og konkrete forventninger og mål. Og mens du har planer, gir du litt fleksibilitet og slakk du må være mindre fleksibel når det gjelder kvalitet. Bra er bra.

Ikke miste målet ditt. Når vi snakker om "gjort riktig", husk at du går for "utmerket" ikke "perfekt". Og ikke glem å fokusere på resultater i stedet for prosessen.

Sporingsfremgang ved å få det gjort riktig

Den beste måten å spore medarbeiderens fremgang med hensyn til å få jobben gjort riktig, er hyppige møter og gjør liberal bruk av "show and tell". Når en medarbeider rapporterer å ha gjort betydelige fremskritt, må de vise deg hva de har gjort. I begynnelsen av prosjektet kan arbeidet være litt grovt og bare delvis fullført. Dette er å forvente. Men etter hvert som tiden går, skal medarbeiderens demonstrasjoner vise fremgang med at arbeidet blir jevnere og mer komplett.

Nøkkelen under disse kvalitetsrevisjonene er å sørge for at arbeidstakerens anslag på kvaliteten på det arbeidet som er gjort hittil, passer til din egen. Hvis du for eksempel vurderer prosjektet som er om lag halvt, og arbeidstakeren indikerer at kvaliteten på arbeidet er på det nivået, må du forsikre deg om at du er enig. Hvis det ser ut til deg at kvaliteten på arbeidet utført til dette punktet fortsatt er grovt og foreløpig, må du diskutere forskjellen med den ansatte og tilbakestille forventningene dine. Hvis du ikke gjør det, når de tror de har oppnådd ferdig kvalitet, vil du sannsynligvis vurdere arbeidet er bare moderat ferdig.

Bottom Line

Når du vurderer arbeid som du har delegert til underordnede, husk at du fortsatt er ansvarlig for sitt arbeid. Så sørg for at arbeidet er gjort i tide og gjort riktig som diskutert ovenfor. Ved første vanskelighetsproblem må du gå inn og justere medarbeiderens standarder slik at den passer til din egen.