Hvordan du setter opp profesjonelle taleposthilsener

En riktig taleposthilsen kan gi deg et positivt inntrykk av dine innringere, eller det kan fremmedgjøre dem før du til og med snakker med dem. Sett deg selv på den som ringer deg og spør deg selv "Hvordan vil jeg bli behandlet hvis jeg ikke umiddelbart kunne snakke med personen jeg ringte? Hva vil jeg vite fra taleposthilsenen? Hva skal jeg gjøre?" > Voicemail Greeting Options

Avhengig av telefonsystemet du har hos din bedrift, kan det være forskjellige alternativer for typen telefonsvarerhilsener du har lov til å komponere.

Disse inkluderer:

Generelle voicemail-hilseseksempler

• Den generelle voicemail-hilsen brukes som standard taleposthilsen hvis ingen annen hilsenstype er angitt.
  Eksempler på innvendig telefonsvarerhilsen
• Dette brukes til å hilse på folk som ringer deg fra din bedrift (for eksempel fra en annen utvidelse).
  Eksterne Voicemail Greeting Eksempler
• Denne hilsenen vil bli spilt for folk som ringer fra utenfor din bedrift. Telefonens automatiske ledsager kan spille en generell bedriftshilsen som alle eksterne innringere vil høre. Hvis firmaets navn er nevnt i den hilsen, trenger du ikke å si det igjen i hilsen din.
  Eksempel på midlertidig eller "Utenfor kontor" voicemail Hilsen Eksempler
• Den midlertidige eller ut av telefonsvarerhilsen er satt når du vil være ute av kontoret for en forhåndsbestemt tid. De fleste talepostsystemer gjør at du kan angi en utløpsdato og -tid, slik at du ikke trenger å huske å slå den av når du kommer tilbake.
  

"På telefon" eller "Opptatt" Voicemail Hilsen Eksempler

• Denne hilsenen brukes til å informere innringere at du er på kontoret, men du kan ikke ringe akkurat nå fordi du er på telefonen med en annen ringer.
  Grunnleggende elementer av god taleposthilsen

Hilsen

• Ditt navn
• Ditt firmanavn og avdelingsnavn eller begge
• Erklæring om at du ikke kan ringe nå > Invitasjon til å legge igjen en melding
• Når de kan forvente et retursamtal
• Hvem de kan kontakte for omgående hjelp (hvis aktuelt)
• Ikke lenger enn 20-25 sekunder (tommelfingerregel)
• Unngå å gi ut for mye informasjon og gjøre altfor lang hilsen.
• Eksempel på gode taleposthilsener

Hei. Dette er Jim Bucki. Jeg kan ikke ringe akkurat nå , men jeg vil gjerne returnere den så fort jeg kan. Så, vennligst gi meg en detaljert fortrolig melding etter tonen. Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, vennligst ring min sekretær, Suzy Smith ved forlengelse 6336. Takk f eller samtalen din.

Hei. Du har nådd regnskapsavdelingen. Avdelingen er for tiden stengt. Våre normale driftstimer er mandag til fredag ​​kl. 08.00 til 18.00.Vennligst gi oss beskjed etter tonen, og noen vil ringe tilbake så snart som mulig. Takk skal du ha.

• Hei. Dette er Jim Bucki. Jeg kommer til å være ute av kontoret til torsdag 24. juli, og jeg vil sjekke min telefonsvarer noen ganger. Hvis du vil gi meg en beskjed, vennligst gjør det etter tonen, og jeg vil ringe tilbake så snart jeg kan. Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, vennligst ring min sekretær, Suzy Smith ved forlengelse 6336. Takk for ditt anrop.
• Du har kommet til skrivebordet til Jim Bucki. Jeg er for tiden på telefonen akkurat nå, men jeg vil gjerne ringe senere. Hvis du vil, vennligst gi meg beskjed etter tonen. Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, vennligst ring min sekretær, Suzy Smith ved forlengelse 6336. Takk for at du ringte.
• Feilmeldingshilsen
• Hei. Dette er Joe. Gi meg en beskjed.

{Musikkavspilling i lengre tid} Hei! Snakk med meg.

• Hei. Du har nådd XYZ Company. Vennligst gi oss beskjed.
• Hei. Du har kommet til kontoret til Joe Kartonia på XYZ. com. Jeg vil være ute av kontoret med en vasektomi og kommer tilbake torsdag 26. august klokka 8.30. Jeg vil oppleve mye ubehag, så jeg vil ikke sjekke min talepost i det hele tatt. Hvis du vil gi meg en beskjed, vennligst gjør det etter tonen. Du kan gi meg en detaljert og konfidensiell melding, og jeg vil ringe tilbake så snart jeg kan. Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, vennligst ring min sekretær, Sally Johnson på forlengelse 3663. Takk for ditt anrop, og jeg kommer tilbake til deg når jeg kommer tilbake, og jeg føler meg bedre.
• Kontoret er stengt. Vennligst legg igjen en melding etter tonen.