Hvordan du skal bemanne en begivenhet for suksess

Du har planlagt, organisert og tendens til alle detaljer i ditt kommende arrangement, og nå er det visetid. Er du klar? Hvis du ikke har valgt riktig personale for arrangementet ditt, er svaret på det spørsmålet nei. Å vite hvordan å bemanne en hendelse er en viktig - men noen ganger oversett - trinn i arrangementet planleggingsprosessen. Så før du kommer for langt sammen, sørg for at arrangementspersonalet passer best til dine behov.

De vil ikke bare være den ekstra hjelpen du trenger; De vil også være de menneskene dine gjester kommer i kontakt med, og at samspillet kan hjelpe eller skade suksessen til arrangementet ditt.

Hvilken begivenhetspersonell trenger du?

Svaret på dette spørsmålet avhenger av flere forskjellige faktorer:

1. Antallet gjester du forventer
2. Begivenhetsvarigheten
3. Publikum
4. Det totale omfanget av arrangementet ditt deltar alle i din bemanningsbeslutninger.

Bemanning kan omfatte:

1. Parkeringspersonale
2. Registreringsinnsjekking agenter
3. Mattservere
4. Frakkekontrollere
5. Kundeinformasjonsrepresentanter.

For store hendelser, kan det hende du trenger begivenhetspersonale til å:

1. Overvåke utstillingsboksoppsett
2. Hils og bistå gjestehøyttalere
3. Håndter bord og sittegrupper og
4. Behør audiovisuelt utstyr.

Hvis arrangementet ditt er for en organisasjon, kan du ha selskapets ansatte eller begivenhetsfrivillige som kan ta på seg noen av de ansattes ansvar. Annen assistanse kan allerede gis av arrangementet eller eventuelle leverandører du har engasjert, for eksempel catering.

Arbeid gjennom alle aspekter av arrangementet fra start til slutt for å fastslå dine behov for bemanning. Husk at det oppstår problemer, og du vil ikke være i stand til personlig å sette ut hver brann og har en tendens til alle detaljer. Lei tilstrekkelig personale til å dekke alle tjenestene som tilbys.

Event Staffers kan gjøre eller ødelegge hendelsen

Alle arrangementspersonell som jobber med hendelsen, er lik kundeservicerepresentanter.

Hvis en kunde har dårlig erfaring med kundeservice, kan de aldri gå tilbake til det selskapet. På samme måte kan en negativ samhandling med en eventpersonell tynne hva som ellers var en positiv hendelseserfaring. Ikke sett suksessen til arrangementet i hendene på uerfarne hendelsespersonale. Budsjett for riktig personale og sikre deres tilgjengelighet uker på forhånd, slik at du ikke blir igjen med … vel, restene. Lei det beste eventet bemanning mulig.

Opplær din begivenhetspersonell

Selv de mest erfarne, kvalifiserte begivenhetspersonellene trenger instruksjon. Gi bakgrunn på bedriften din, formålet med arrangementet, hvem gjestene er, eventuelle potensielle problemer å være på utkikk etter, og diskutere dine forventninger. Et godt informert hendelse personalet kan profesjonelt svare på spørsmål og effektivt hjelpe dine gjester.Oppgi en kontaktperson for ansatt hendelsepersonale og angi den beste måten å nå dem til hvis de har spørsmål eller trenger hjelp. Hvis arrangementspersonalet er ombord med ditt oppdrag og mål, er de mer sannsynlig å kunne hjelpe deg med å oppnå det.

Vurder ditt eget ekstra sett med hender

Det kan ta mange sett med hender - eller i det minste mer enn bare ditt par hender - for å utføre en vellykket hendelse.

Selv om du allerede har ansatt cateringfirmaer, ser ikke blomsterhandler, billettagenter og betjent parkeringskamper seg over dine egne behov. Du er den viktigste personen som har ansvaret for denne hendelsen, og uunngåelig vil de som er involvert, se til deg for å personlig svare på deres spørsmål og ta stilling til deres bekymringer. Lei en profesjonell, dyktig assistent til å fungere som din "go-to" person. Å ha en kunnskapsrik person ved siden av deg for å ta noen små oppgaver ut av tallerken din, vil være penger godt brukt.