Lær hvordan du planlegger din første store begivenhet

Gratulerer! Sjefen din har bare nominert deg for å koordinere selskapets høstutdanningskonferanse. Det er en flott mulighet for deg å vise frem dine ferdigheter, og potensielt tjene en økning i prosessen. Det er bare ett problem: Du har aldri planlagt en begivenhet som dette før! Ikke vær redd. Mange andre har funnet seg i samme situasjon, og du vil lykkes fordi du er organisert og bestemt.

I likhet med alle forretningsprosjekter er det første trinnet å organisere all informasjon du har og identifisere de mest presserende forholdene.

Før du begynner å velge et sted eller ansette en høyttaler, må du kjenne til de grunnleggende parametrene til hendelsen. Det er nesten umulig å snakke detaljer og koster med en tredjepart til du har flere av detaljene stryket ut. Her er de viktigste detaljene du bør definere før du kontakter eksterne leverandører.

Dato

Alt dreier seg om datoen for ditt spesielle arrangement. Ideelt sett vil du ha tre mulige datoer i tankene, slik at du kan sammenligne tilgjengelighet og priser over hele linjen. Prøv å inkludere forskjellige dager i uken for maksimal fleksibilitet.

Tidsramme

Selv en timeforskjell kan påvirke planleggingen, så du må være spesifikk om dine forventede tidsrammer. For eksempel begynner klokken 10 i stedet for 8 am at du kanskje ikke trenger å tildele et frokostbudsjett.

Tilstedeværelsesnummer

Det er en detalj som ofte blir for bredt estimert for produktive forhandlinger. Få realistisk med dine fremmøteprognoser. Diskuter på forhånd hvem du vil invitere og sette prosjektene sammen på et regneark. Tilstedeværelse og budsjett er direkte korrelert, så gjerne ikke glem om antall personer du tror vil delta.

Breakout Sessions

Du trenger kanskje bare ett bankettrom hvis du arrangerer en middag, men en fullskala konferanse vil trolig kreve ekstra breakout rom og et utstillingsområde. Igjen kan du ikke måle kostnader før du definerer hvor mye plass du trenger. For konferanser er den beste tilnærmingen å planlegge en mock reiseruten i ditt aller første møte. Deling av ideer og sammenspiring dem sammen på papir, vil hjelpe deg med å styre deg gjennom de neste planleggingsvedtakene.

Budsjett vs. Kostnader

Det kan hende at det ikke er praktisk å jobbe med et budsjett før du vet om lokaler og cateringkostnader, men arbeidet på denne måten gir et mål for deg å måle alle leverandørforslagene. Begynn med dine inntektskilder. Hvor mye skal du betale for oppmøte? Vil du ringe på sponsorer for å kompensere for kostnader? Hva skal utstillere betale for å delta? Inntekter vil til slutt diktere budsjettet ditt, så det er bare fornuftig å beskytte dem først.

Markedsføring

Når du har identifisert inntektskildene dine, er neste trinn å skissere markedsplanen din. Hva er den beste måten å nå og engasjere inntektsgeneratorer på? Kanskje du har en liste over potensielle deltakere som arbeidsgiver eller medlemskapsforening. Det ville åpenbart være nyttig, men hva med sponsorer og utstillere?

Hvis du planlegger å tiltrekke seg mer enn 20 utstillere, må du kunne nå dem. Målrettede markedsføringskampanjer koster penger, og det reduserer inntektene dine.

Transport og losji

Kjører en lokal konferanse, eliminerer vanligvis bekymringer for transport. Imidlertid trenger du fortsatt å legge inn overnattingsmuligheter for høyttalere, utstillere og spesielle gjester. Enkelte hoteller gir rabatter på møterom hvis du bestiller nok rom netter. Den eneste måten å kapitalisere på dette er ved å kjenne dine innkvarteringbehov på forhånd. Gå tilbake gjennom møtet data og prosjektet hvor mange gjester er fra utenfor ditt område.

Nå lyder alt dette sannsynligvis som mye informasjon for å samle opp foran, og det er. Men vær oppmerksom på at disse er detaljene som påvirker alt annet i planleggingsprosessen.

Du kan i utgangspunktet bli tiltrukket av de mer "glamorøse" oppgavene, for eksempel besøk og menyplanlegging. Bare husk at deres tid kommer. For øyeblikket fokuserer du imidlertid på fakta slik at du kan ta de beste beslutningene senere.