Hvordan du skriver et arrangement om planlegging av hendelser

Å vite hvordan du skriver et arrangement for planlegging av arrangementer er en viktig del av å drive en vellykket arrangement for planlegging av hendelser. Enhver bedrift som selger en tjeneste, må forberede en slags forretningsprosjekt ved å presentere sine firmaer og tjenester til en potensiell kunde. Men hendelsesplanleggingstjenester er unike og forslaget du oppretter, bør gjenspeile de tilpassede tjenestene du vil gi.

Her er noen enkle å følge tips for å skrive et effektivt arrangement for planlegging av arrangementer.

Hva er et Event Planning Service forslag?

Et forslag til begivenhetsplanleggingstjeneste er et omfattende forslag som skisserer hendelsen og tjenestene du vil gi. Dette forslaget er din mulighet til å selge din virksomhet, ferdigheter, ideer og visjon av arrangementet til en potensiell klient. Det er også designet for å presentere deg som den beste personen til å gjennomføre arrangementet, en klienten kan stole på. Forslag bør være godt skrevet, grundig undersøkt og gi de nødvendige detaljene slik at klienten kan forestille seg hva du har i tankene.

Ikke ta snarveien

Maler florerer for alle slags forretningsdokumenter, fra serviceforslag og fakturaer, til bokføringsposter og kostnadsrapporter. Bruke disse malene kan sikkert hjelpe deg med å utarbeide et forslag raskt og effektivt. Men motstå fristelsen til å laste ned en generisk mal, fyll inn de tomme mellomromene og send den av som representasjon av forretnings- og arrangementplanleggingstjenestene.

Ditt arrangement om arrangementet er en refleksjon av deg, arrangementet for planlegging av arrangementer og tjenestene du tilbyr. Fordi planlegging av et arrangement krever at du tilpasser hendelsen slik at den passer til kundens behov og budsjett, bør forslaget gjenspeile et arrangement som er personlig og unikt. Du kan bruke en mal som en generell veiledning for å komme i gang med å skrive ditt arrangementforslag, men skreddersy det og ta med de enkelte tjenestene som tilbys for hver klient.

Første trinn: Møtet

Det første trinnet er å møte din potensielle klient for å diskutere hva de har i tankene for denne hendelsen, hva formålet er, antall gjester og hva de håper å oppnå. I tillegg til dato, tid og ønsket sted, legger du merke til ideer om tema, catering, generelle estetikk, farger eller atmosfære som diskuteres under dette møtet.

Komme i gang på hendelsesforslaget

Så du hadde et innledende møte med klienten din og har en ide om hva de har i tankene for deres arrangement. Og du lastet ned noen generelle maler for å komme i gang med å skrive forslaget. Nå kan du stirre på en tom skjerm som lurer på hva du skal ta med i planleggingsforslaget ditt.

Hvert forslag skal skrives med klienten i tankene.Men ikke bare gjenopprett alle ideene de delte med deg under møtet, og bare takk på en prislapp for tjenestene dine for å levere nøyaktig hva de nettopp har beskrevet. Hendelsesplanlegging er en tjenestevirksomhet, og det er den tjenesten, personlig berøring og kreativ tilnærming som gjør en begivenhet ikke bare vellykket, men minneverdig. Og hendelser som er minneverdige kan gå langt i å generere nye kunder for virksomheten din.

Så lag ditt forslag i en tone og stil som gjenspeiler deg og din virksomhet.

Presentere ideen din på en slik måte at det er klart for din klient at du inkorporerer tanker, håp og bekymringer i din tilnærming til denne hendelsen. Å forstå kundens behov er svært viktig, og å formidle dette i forslaget kan gjøre forskjellen mellom dem som ansetter deg eller noen andre.

Hva skal inkluderes i et arrangement om planlegging av hendelser

Innledning

Begynn med en kort introduksjon av deg og din arrangementsplanlegging. Inkluder spesifikasjoner som hvor lenge du har vært i virksomhet og din faglige bakgrunn.

Hendelsesbeskrivelse

Denne neste delen er et sammendrag av den aktuelle hendelsen. Dette bør inneholde detaljer som er oppgitt under møtet, som mål for arrangementet, generell tidsramme, antall gjester og mulige arenaer.

Tjenester gitt

Denne delen er spesielt viktig.

Klienten må vite - spesifikt - hvilke tjenester du vil sørge for denne hendelsen. En sjekkliste med punktposter er en fin måte å vise de forskjellige tjenestene som følger med. Dette fungerer bra for mindre funksjoner som brudesalonger eller festmiddager, og det er enkelt for kunden å se hva du vil gjøre og hvilke leverandører du vil bruke. For større arrangementer som har flere funksjoner, for eksempel en cocktailtid eller lunsj, kan det være lurt å lage seksjoner for hvert aspekt av arrangementet, og deretter oppgi tjenestene som tilbys under hver seksjon.

Vis arbeidet ditt

Hvis du har planlagt lignende hendelser tidligere, ta med bilder av disse hendelsene for å vise frem arbeidet ditt. Disse bildene kan bokstavelig talt hjelpe klienten til å se hva du kan gjøre.

Penger, penger, penger

Mens klienten kanskje leser forslaget ditt og tar med alle detaljene og bildene av hendelsen du forestiller, skifter denne tankegangen vanligvis gir når det gjelder delen som snakker om penger. Ofte er det et abrupt stopp. For å unngå dette, må du ikke plutselig endre språk eller tone i forslaget til all virksomhet og fakta. Tittel i denne delen "Foreslåtte kostnader" og fortsett å veilede klienten gjennom aspektene ved denne hendelsen ved å omhyggelig formulere kostnadene. Hjelp kunden din til å se ditt forslag som en rekke trinn, hver med forskjellige tjenester og relaterte kostnader.

Gi en detaljert oppsummering som lister prisen for hvert element og dens formål. For eksempel, hvis du leie sengetøy, opplist det som en separat pris. Hvis du ansetter servere, oppgi antall servere, kostnad per time og total kostnad for varigheten av hendelsen.Bruk denne metoden for hver ordrelinje, og beskriv hver enkelt slik at klienten kan fortsette å forestille hendelsen og forstå den relaterte kostnaden.

Først etter at disse seksjonene er spesifisert med kostnadene deres, teller du dem opp nederst i forslaget for å oppgi total kostnad for arrangementet. Hvis du tilbyr noen rabatter for å bestille tidlig, oppgi dem under dette siste nummeret.

Slutt

Det siste stykket av forslaget er en takk for deres vurdering. Gi kontaktinformasjon, inkludert nettside, e-postadresse og telefonnummer, slik at potensielle kunder kan komme i kontakt med deg med spørsmål eller - enda bedre - å ansette deg for jobben.