Hvordan skrive en ideell årsrapport

Selv om ideelle organisasjoner rapporterer til IRS med sine årlige 990-tall, vet de også at de skal lage en publikasjon som presenterer sine resultater til sine støttespillere og allmennheten.

En årsrapport kan hjelpe deg med å demonstrere dine prestasjoner til nåværende og fremtidige givere, kultivere nye partnerskap og gi anerkjennelse til viktige personer.

Ulovlige organisasjoner sliter imidlertid ofte med hva som skal inngå i en årsrapport og hva som skal utelukkes.

Årsrapporter har også endret seg betydelig over tid.

Når en gang ganske svimlende brosjyrer skrevet på språk som bare innsidere kunne forstå, snakker årlige rapporter nå til en bredere gruppe mennesker og bruker lett å forstå tekst pluss mange flere bilder og infographics.

Årsrapporter kommer i alle formater, størrelser og presentasjoner. Mange er lagt ut på nettsteder i stedet for trykt og sendt. En årsrapport kan være en video, et postkort eller et lysbildefremvisning. Mange årsrapporter blir nonprofit saken for støtte, for å ramme en innsamlingsaksjonskampanje.

Årsrapporter kan ikke engang bli kalt det. De kan være en "rapport til samfunnet" eller et "kall til handling". "De bruker ofte temaer for å organisere informasjonen, for eksempel" en dag i livet til "eller" transformasjon. "

Nøkkelen til en vellykket årsrapport i dag kan være ganske enkelt å bruke fantasien din, jakte på mange eksempler fra veldedighetsorganisasjoner som ligner på deg, og finne ut hva publikum nyter.

Et yngre publikum vil elske noe digitalt, mens et eldre donorbasseng kanskje foretrekker en mer tradisjonell tilnærming.

Følgende ti tips vil hjelpe deg med å utvikle en utmerket årsrapport for ideelle organisasjoner, uansett om du holder deg til det prøvde og sanne eller trykker grensene for alle mediene som er tilgjengelige for deg.

en. Fokus på prestasjoner, ikke aktiviteter.

Donorer vil vite hva du gjorde, men enda viktigere, de vil vite hvorfor du gjorde det.

Hva var resultatene? Hvorfor brukte du tid og penger som du gjorde? Hvilken forskjell gjorde det?
Koble de daglige aktivitetene til organisasjonen din i oppdragserklæringen. Ikke anta at leserne automatisk forstår hvordan dine aktiviteter hjelper deg med å oppnå ditt oppdrag. Koble prikkene til dem.

2. Ikke snakk om interne ting.

Å få en høyhastighets internettforbindelse på kontoret og ny regnskapsprogramvare kan være store resultater fra hvor du sitter ved skrivebordet ditt, men de har ingenting å gjøre med oppdraget ditt.
Inspirer givere med prestasjoner relatert til oppdraget ditt i årsrapporten din, og legg alle administrative elementer til rapporten til styret ditt.

3. Ikke skryt av dine fundraising prestasjoner.

Donorer forventer at du skal skaffe penger, men innsamlingsprestasjoner bør ikke feire i årsrapporten din på samme nivå som dine oppdragsrelaterte resultater.
Leserne vil helst vite hva du gjorde med pengene enn hvordan du reiste det. Selv om det er hensiktsmessig å inkludere informasjon om hvor godt innsamlingsarbeidet ditt går, er det best å plassere denne informasjonen i den økonomiske delen av rapporten, i stedet for foran og senter.

4. Ta med bilder i årsrapporten.

Ja, bilder er verdt tusen ord.

Mange av de som leser årsrapporten, vil ikke lese den. Så vis dem hva du har gjort med liberal bruk av bilder. Disse bildene skal vise folk eller dyr som du hjelper, ikke styremedlemmer, administrerende direktører eller store givere. Dagens givere forventer en historie fra deg, og den historien kan bli fortalt enda bedre med flotte bilder.

Invester i et godt digitalkamera, eller bruk penger på en profesjonell fotograf. Det er også fint å bruke lagerfotografering hvis du er på et stramt budsjett, så lenge du velger disse bildene nøye. Skriv 'royaltyfrie lagerfotografier' i din favoritt søkemotor, og du vil finne mange nettsteder. Dine bilder skal inneholde ansikter mer enn ting.
For noen ideer om hvordan du bruker bilder i rapporten, se 14 Eksempler på Great Photo Bruk i Nonprofit Annual Reports.

5. Skriv bildetekster som forteller historien din.

Nå som du har fått dem å se på bildene, fortell en historie med bildetekster. Ikke bare si hva som er i bildet. Koble bildet til et resultat.
Hvis folk ikke leser annet enn bildeteksten i årsrapporten, bør de fortsatt få en følelse av det gode arbeidet du gjorde i fjor.

6. Inkluder personlige profiler.

Donorer elsker ekte historier om virkelige mennesker. Generelle sammendrag av arbeidet ditt vil sette donorene i dvale.
Forklar hva du har oppnådd samlet, og deretter humaniser statistikken din med noen personlige profiler. Fremhev hvordan arbeidet ditt hjalp en bestemt person. Del en frivilligs historie om hvordan de gjorde en positiv forskjell.

7. Forklar din økonomi.

Mange av dine givere vet ikke hvordan du leser en finansiell oversikt eller vil ikke ta deg tid til å lese den. Ta med et avsnitt eller to som forklarer på vanlig engelsk hva tabellene sier. Prøv å sette noen av den informasjonen inn i en infografisk. Selve handlingen med å designe en infographic styrker du forenkler og forenkler noe mer. Tekst om tall gjør folks øyne glasur over. En infografisk griper oppmerksomheten deres, og disse tallene vil trolig bli husket.
Hvilke tall skal du inkludere? Hva med pengene kommer fra og hvordan du bruker det? Hvor mange personer har du nått? Hva er dine primære innsamlingsstrategier? Har du opprettet noen kostnadsbesparende taktikker i år?

8. Hvis du trenger mer plass til bilder og infographics, trim donorlister i årsrapporten.

Nonprofits trenger å finne en balanse mellom å bruke plassen i sin årsrapport for å diskutere sine resultater og bruke den til å gjenkjenne givere.
Hvis så mye som halvparten av årsrapporten din er donorlister, bør du vurdere å skalere lister tilbake for å gi mer plass til tekst og bilder. Mindre givere kan gjenkjennes på andre måter, for eksempel lister i nyhetsbrev. Vurder også å ære donorer på andre måter, for eksempel å ringe dem ut på sosiale medier eller legge inn bilder av dem etter en hendelse.

9. Triple-sjekk dine giverlister.

Det er ingen bedre måte å sabotere en fremtidig donasjon enn å stave donorens navn feil i årsrapporten din. Hvis du er usikker på et navn, ikke gjett. Sjekk det med giveren.
Se også nøye på navnene på myndigheter og stiftelser som ga deg tilskudd. Navnene som kalles disse organisasjonene i samtalen, er ofte korte for de fulle juridiske navnene som tilhører din årsrapport.

10. Fortell giverne hvordan de kan hjelpe.

Ikke la en potensiell tilhenger hengende, lurer på hvordan de kan hjelpe deg. Når du har inspirert leserne dine med de gode arbeidene i årsrapporten, konkluderer du med å fortelle dem hvordan de kan hjelpe deg med å gjøre mer.
Hvordan kan de støtte deg med penger eller tid? Be dem frivillig. Påminn dem om planlagte giralternativer. Fortell dem om gaver av lager. Styr dem på måter å bruke kredittkortet til å donere. Vær klar over de beste måtene å hjelpe.