Hvordan skrive et sympatibrev til en ansatt

Når en ansatt eller kollega opplever rov eller sorg, kan du ta skritt som arbeidsgiver for å uttrykke sympati. Du kan også hjelpe den enkelte til å håndtere sine behov under sykdommen, døden eller en annen trist hendelse.

Uansett hva du ellers gjør for å hjelpe medarbeiderne eller kollegaen din til å håndtere sin sorgfulle situasjon, er det nesten alltid hensiktsmessig å skrive et sympatibrev. Kondolensnotater er alltid verdsatt av ansatte som setter pris på å motta din sympatimelding i sin tid av sorg.

Denne malen gir en veiledning slik at du kan skrive ditt eget sympatibrev på arbeidsplassen din. Det understreker de faktorene som vil gjøre kondolensnotatene dine formidle din riktige sympatimelding.

Skriv en Sympathy Letter til Express Heartfelt Condolences

Start din sympati melding på ditt vanlige skrivesaker med navn, adresse og dato. Eller, hvis du har valgt å hånd skrive et notat på et kort eller stykke papirvarer, start med datoen.

E-post har også blitt stadig mer akseptabelt som kommunikasjonsmedium, men et formelt håndskrevet brev eller skrevet notat er bedre valg for kondolensbrev. E-post-sympati-meldinger la det varige inntrykk at korrespondansen din var som vanlig - ikke i det hele tatt sympati-meldingen du prøvde å formidle.

Skriv deretter, Kjære (Ansattes navn),

Start brevet med en beskrivelse av arrangementet og din sympati. Avhengig av forholdet til medarbeiderne (for eksempel, HR-medarbeiders sympatisbrev til ansatt), må du kanskje skrive et notat, men du vil kanskje også skrive et sekund, personlig notat.

Fokuset i denne artikkelen er det offisielle selskapets sympatibrev. Det er generelt mer formelt enn et notat du vil sende til en personlig venn eller kollega.

Eksempel: Vi ønsker å uttrykke vår sympati for det siste tapet av moren din. Å miste et nært familiemedlem er alltid trist, og vi vil at du skal vite at vi er veldig lei meg for tapet ditt.

Tilbyr å bistå medarbeider i sorgsperioden uten å forplikte selskapsressurser eller sette en presedent som du ikke kan tilby alle ansatte.

Eksempel: Gi oss beskjed om det er noe vi kan gjøre for å hjelpe deg når du tar deg av tap av din mor.

Gi ytterligere informasjon om bedriftsressurser som er tilgjengelige for ansatte i deres tid med sorg.

Eksempel: Medarbeiderne for menneskelige ressurser har hjulpet deg med å få tilgang til dine fordeler, og vi har delt vår forsømmelsespolicy med deg. Hvis du har behov som strekker seg utover parametrene i retningslinjene, vennligst gi oss beskjed slik at vi kan håndtere situasjonen din på individuell basis.

Tidligere selskapspraksis har vært å gi ytterligere ubetalt permisjonstid for å håndtere dødsrelaterte problemer, utenlandsreiser og tidskrevende juridiske problemer.

Slutt notatet ditt med et gjentatt tilbud om støtte. Medarbeideren trenger kanskje ikke eller vil ha noe fra deg, men det er viktig at du gjør tilbudet. Du vil sjelden finne din hjelp forfulgt, men du har vist at du bryr deg.

Eksempel: Vi er forpliktet til å hjelpe deg gjennom denne vanskelige tiden på livets reise. Ditt tap på moren din er trist, og vi støtter din innsats for å gå videre.

Gi oss beskjed om hvordan vi kan hjelpe.

Slutt: Bruk din normale signatur. Hilsen er et vanlig tegn for å avslutte en sympati-melding. Eller du må finne din egen, komfortable måte å avslutte og lukke ut kondolensbrevet.

Ytterligere lukkinger inkluderer:

• Varmt
• Med vennlig hilsen
• Tenk på deg
• Best
• Beste ønsker
• Med sympati
• Dette er komponentene til en sympati brev med koblinger til trinnene et selskap kan ta tidligere i ferd med å støtte en ansatt i livets sorgfulle øyeblikk av sorg og sorg.

Se mer om hvordan en arbeidsgiver kan hjelpe medarbeiderne og medarbeiderne å håndtere beredskap og sorg.

Vær oppmerksom på, når du skriver din sympati, at det er lite sannsynlig at du vet alle detaljene i ansattes forhold til hans eller hennes slektninger. I tillegg vil du sjelden ha alle detaljer om en sysselsatt sykdom eller slektningens tragedie.

Så begrens antagelsene som du uttrykker i sympatibrevet. Å holde meldingen nøytral er din beste tilnærming når du skriver din sympati brev. (For eksempel kan en ansatt og hennes mor ha hatt et fjernt, ulykkelig forhold i tjue år. Du vet det ikke. Så skriv ikke en sympati-melding som tar et nært, kjærlig forhold. Dine kondolanser vil falle på døve ører. )

Sample Sympathy Letter

Kjære Elizabeth,

Vi beklager å høre om mors mors død. Å miste et familiemedlem er alltid vanskelig. Gi oss beskjed om det er noe vi kan gjøre for å hjelpe deg i løpet av denne prøvetiden.

Du er kvalifisert for tre dager med betalt tidsavbrudd som angitt i vår ansattes avslagspolitikk. Vi har tidligere gitt ekstra ubetalte frister for ansatte når reise og personlig virksomhet knyttet til døden krevde mer tid vekk fra arbeidet.

Vennligst la din leder eller menneskelige ressurser få vite om du trenger å be om ekstra timeout. Vi kan også jobbe med en fleksibel tidsplan hvis familiebedriften din må oppnås i arbeidstiden.

Vi er forpliktet til å hjelpe deg gjennom denne vanskelige tiden i livets reise. Vi sympatiserer med tapet av moren din og vi vil støtte din innsats for å gå videre med livet ditt. Gi oss beskjed om hvordan vi kan hjelpe.

Hilsen,

Susan

Direktør for menneskelige ressurser

Medarbeiderens leder kan også vurdere å sende et sympatibrev eller notat.Dette er mer hensiktsmessig skrevet på et notatkort og sendes uformelt siden den offisielle firmabrevet allerede er sendt av Human Resources.

Samarbeidspartnere og venner oppfordres også til å utvide sympati som svar på livets brutale øyeblikk.

Mer anbefalt lesing

Slik gjenkjenner du fremragende ansattes ytelse med en prisbrev

• Eksempler på velkomstbrev til nye ansatte