Fakturaer Retningslinjer for frilansskribenter

Når jeg ansetter nye forfattere (som jeg noen ganger gjør for volumarbeid), må jeg ofte forklare for dem hvor enkelt en faktura kan være. Det er vanskelig å lese tone i noen e-postmeldinger, men jeg tror at noen av dem kan få panikk når jeg sier at jeg vil ha en faktura. Du trenger ikke å panikk!

Hva trenger de for?

En faktura tjener flere formål. Det er ikke bare katalysatoren som får deg til å betale, selv om jeg vil vente på å si at det er # 1-rollen, va?

Men fakturaen er ofte nødvendig av kjøperen av andre grunner. De trenger den posten. De må bevise at de betalte deg, ofte slik at de kan avskrive betalingen. I mine år med skriving har jeg bare hatt en klient, et magasin, som ikke trengte en faktura. Jeg er ikke sikker på hvorfor eller hvordan de klarte det.

Typer Fakturaer / Programvare

I den opprinnelige artikkelen som jeg skrev om fakturaer, sa jeg at jeg bare holder fast med et Word-dokument. Hvis jeg har tid, endrer jeg den til PDF, men det skjer ikke alltid. En annen vanlig praksis som jeg har sett, er å bruke et Excel-regneark for å generere fakturaen. Men en viktig vurdering som jeg ikke nevnte igjen, er overflod av regnskapsmessig programvare der ute. På grunn av rimelige småbedriftsmålrettede alternativer som Freshbooks eller Quickbooks, må du kanskje aldri generere en faktura selv uansett. Jeg har hørt fantastiske ting om disse programmene, men har ennå ikke sjekket dem ut.

Tanker? Pass på å legge igjen tanker i blogginnlegget om emnet.

Hva skal inkluderes?

Siden den opprinnelige artikkelen har jeg avklart noen av de viktigste delene av en skrivefaktura. Det er selvfølgelig gjennom prøving og feiling.

• Ditt navn og din adressadresse skal være helt øverst, slik at sjekken kan nå deg veldig raskt, og slik at du ikke fyller en e-post i uken fra nå og ber om det.
• Ta med en logo for merkevarebygging (hvis du har en).
• Dato darnfakturaen! Noen selskaper og utgivere har en obligatorisk ventetid på fakturaen din - 30 dager, selv 60 dager - og du vil ha den riktige datoen der. Igjen handler dette om å unngå en forsinkelse i betalingen.
• Hvis du gjør flere prosjekter for denne klienten, må du nevne dem! Bruk noen frasering som angir dette prosjektet fra den før den eller den etter den. Det vil begrense mix-ups og (du gjettet det) får deg betalt i tide.
• Gjør betalingsinstruksjonene tydelige. Hvis du vil ha en papirkontroll, bør det gjøres til deg eller din bedrift? Hvis du vil ha en Paypal-betaling, så ta med all relevant informasjon den relevante informasjonen.
• Noen større selskaper og utgivere vil kun henvise til fakturaen din med fakturanummer. Noen ganger dikterer de selv nummeret eller konvensjonene til nummeret ditt.Hvis ikke, bruker jeg bare datoen: Faktura nr. 112811.
• Ovennevnte representerer et par år med faktureringsdanser. Pass på å lese grunnleggende om hva du skal ta med på fakturaen din her.

Tips for Writer-fakturaer

Jeg har hørt fra noen kunder at de ikke nødvendigvis trenger den lange beskrivelsen som jeg har tatt med i tidligere fakturaer. Samtidig har jeg møtt klienter som ber meg om å bryte ned fakturaen min i svært spesifikke deler.

Når det gjelder å generere fakturaer, er det viktig å huske på at du ikke gjør noen penger på å gjøre dette. Så hold det enkelt og raskt. Jeg liker denne ideen fra torsdag Bram hos Women on Writing. Hun sier at hun lager fakturaer i sett på en dag i uken. Du kan også lage en mal, lagre den og bruke den på nytt.

Her er noen tips:

1. Stick med det du vet. Jeg vet ikke mange forfattere som ikke kan bruke Microsoft Word og / eller Publisher i søvnen, så vurder å bruke en av malene som følger med disse programvaresystemene for å opprette din faktura.

2. Merk det. Du vil at denne arbeidsgiveren skal huske deg i fremtiden hvis de har andre skriftlige stillinger tilgjengelig. Hvis du har en logo, eller til og med en viss skrift, sitat eller oppsett som er unikt for din spesielle tjeneste, bør du vurdere å bruke det på fakturaen din. I det minste må du inkludere ditt navn, adresse og annen identifiserende informasjon i overskriften på fakturaen din.

3. Oppgi detaljene. Hoveddelen av fakturaen bør angi hvilken tjeneste du har gitt. Hvis du fullførte tjenesten via en timepris, må du huske å oppsummere arbeidstiden. Hvis du har gjennomført et prosjekt pr. Side eller per ord, oppgir du også disse detaljene. Du vil detaljere nøyaktig hva du gjorde, hvordan, og hvor lenge.

4. Tegn det ut. Inkluder en kolonne for kostnad som angir hastigheten din (dvs. e., Cent per ord eller dollar per time), og trekk det ut til en totalpris kolonne. Dette hjelper ikke bare med å eliminere mattefeil eller skrivefeil, men det gir også kunden en enkel måte å estimere kostnadene ved å ansette deg for fremtidig arbeid også!

5. Fet totalt. Gjør det store antallet lett for regnskapsavdelingen å finne; kanskje du får betalt så mye raskere!

6. Henvis til vilkårene dine. Forhåpentligvis vil disse ikke være en overraskelse for klienten din, da vilkårene generelt diskuteres på forhånd. Uansett hva du enighet om, må du minne arbeidsgiveren forsiktig ved å legge til en en-to setningsblogg under totalbeløpet. Eksempel: Sum på grunn av netto 10 dager.

7. Korrekturles. Og så korrekturles igjen! Nå er det ikke på tide å plukke ut og miste en potensiell fremtidig konto. Pass på at fakturaen er så perfekt og feilfri som prosjektet ditt før du slår det inn.

8. Få betalt. Feire din suksess!