ISO 9000-sertifisering - Beskrivelse

I de senere år har mange bedrifter vært gjennom erfaring med å bli ISO 9000-sertifisert. Noen ganger kan dette være en lang og kostbar prosess, men bedrifter er villige til å gå gjennom sertifisering for fordelene det bringer. Imidlertid er hvert selskap unikt og ledelsen bør nøye vurdere årsakene til at de ønsker å bli ISO 9000-sertifisert og hvilke fordeler virksomheten vil få.

ISO 9000-sertifiseringen ble først publisert i 1987 basert på BS 5750-serien av standarder introdusert av British Standards Institute (BSI) på 1970-tallet. Fra og med 2009 estimerer ISO-organisasjonen at over en million selskaper hadde vært ISO 9000-sertifisert, med en fjerdedel av de som kommer fra Kina.

På 1990-tallet gjennomførte selskapene ISO 9000-sertifisering av grunner som kanskje ikke har hatt nytte av sin virksomhet. Hastigheten til å bli ISO 9000-sertifisert ble drevet i noen henseender ved ikke å være det eneste selskapet som ikke skulle bli sertifisert. Bedrifter utførte sertifisering fordi deres konkurrenter var og ikke fordi deres virksomhet ville forbedre seg. I dagens økonomiske klima vurderer selskapene nøye om ISO 9000-sertifisering er noe de vil dra nytte av. Årsakene til sertifisering skal veies mot fordelene sertifiseringen vil medføre.

Hovedårsaken til at et selskap vil vurdere ISO 9000-sertifisering er at det er et krav fra en av sine kunder eller potensielle kunder.

Hvis et selskaps store kunde skulle kreve at alle leverandørene skulle sertifiseres, ville det åpenbart være i selskapets interesse å forfølge ISO 9000-sertifisering. Dette ville også være tilfelle er en potensiell kunde hadde samme krav.

En annen viktig grunn til at et selskap bør vurdere ISO 9000-sertifisering er at det kan forbedre effektiviteten i selskapet.

ISO 9000-sertifisering kan hjelpe et selskap til å strømline og bestille sine prosesser, noe som vil gjøre et selskap mer effektivt.

For at et firma skal bli ISO 9000-sertifisert, er det en rekke aktiviteter som må utføres uansett størrelsen eller typen av selskapet. Den første og viktigste av disse aktivitetene er å ha toppledelse. Uten å ha ledere som driver prosessen, er ISO 9000-sertifisering vanskelig å oppnå. Denne forpliktelsen skal ikke bare være til stede ved sertifiseringsprosessen, men i hvert trinn, gi veiledning og støtte i form av styringskomité. Mange selskaper har mislyktes i sertifiseringsprosessen på grunn av manglende støtte fra toppledelsen.

Når ledelsen har forpliktet seg til sertifiseringsprosessen, er det avgjørende å trene selskapets ansatte på ISO 9000 prosessen.Derfra kan nøkkelpersonell velges og trent til å være selskapets interne revisorer for sertifiseringsprosessen.

Det neste trinnet er å utarbeide en kvalitetshåndbok for selskapet. Denne håndboken bør gjenspeile elementene i ISO 9000-kravene som gjelder for selskapet. Det er viktig å sikre at kravene er fullt ut forstått før kvalitetshåndboken er utviklet.

Kvalitetshåndboken skal inneholde driftsprosedyrer som identifiserer funksjoner i selskapet og det ansvarlige personellet for disse funksjonene. Kvalitetshåndboken vurderes deretter av selskapets tilordnede interne revisorer for å overholde ISO 9000-forskriftene. Hvis revisjonen finner noen problemer, kan korrigerende tiltak planlegges og endringer gjøres i prosedyrene. Når en intern revisjon har funnet ut at det ikke lenger er noen korrigerende tiltak som kreves, kan selskapet velge en ISO-registrar eller sertifiseringsinstans. Valg av en registrar er avgjørende for å redusere kostnadene for ISO 9000 eksterne sertifiseringsrevisjoner. Registrarer har forskjellige kostnader, og det er forsvarlig for et selskap å velge en registrar basert på selskapets behov. Det er noen ganger ikke nødvendig å ansette den største eller dyreste registrar når en lokal registrar vil være tilstrekkelig.

Når et firma ansetter en registrar, vil det vanligvis inkludere registreringsrevisjon og overvåkingsrevisjon. Registreringsrevisjonen er den første revisjonen som skal gjøres for å se om et selskap vil oppnå registrering. Et selskap vil bli enige om revisjonsprosessen med registratoren. En pre-vurdering revisjon utføres og eventuelle korrigerende tiltak. Når det ikke er flere korrigerende tiltak, kan registreringsrevisjonen utføres. Hvis registreringsrevisjonen ikke flagger noen korrigerende tiltak, er ISO-registreringen fullført. Etter at et selskap har sin registrering, vil registratoren komme tilbake omtrent hvert halvår eller år for å se om firmaet opprettholder sitt system og fortsetter å oppfylle kravene i standarden.