Lære hva som skal inkluderes i hendelsesplanleggerkontrakten

De fleste begivenhetsplanleggere - uansett om de er bryllupsplanleggere, konferanseplanleggere, festplanleggere eller bedriftsarrangementsspesialister - vet at hendelsesplanleggingskontrakter er en kritisk komponent for en vellykket arrangement for planlegging av arrangementer. Og mens ordet "kontrakt" kan føre til en negativ konnotasjon i dagens tålmodige samfunn, har en juridisk kontrakt rett og slett tvunget begge parter til å samtykke - skriftlig - til et sett av vilkår og betingelser.

Formålet med arrangementet er å beskytte begge parter.

Hvis du noen gang har hatt et møte med noen og trodde at du begge forsto hverandre, bare for å finne ut senere at dere begge gikk bort med en helt annen følelse av det som ble diskutert og noen neste skritt, har dere opplevd verden av feilkommunikasjon. Det skjer for alle i alle samfunnslag i både personlige og profesjonelle forhold.

I noen tilfeller kan konsekvensene være små, for eksempel å ikke plukke opp middag på vei hjem fra jobb fordi din forståelse var at partneren din dekket det. I andre situasjoner - spesielt i næringslivet - kan forgreningene både være skadelige og kostbare. Å ha en arrangementsplanleggingskontrakt på plass sikrer at både deg og din klient har en klar forståelse av arbeidet som skal fullføres og andre nødvendige aspekter ved å drive forretning sammen.

Når du utvikler din arrangementsplanleggingskontrakt, må du huske å inkludere disse fem elementene.

Angi klart hendelsesplanleggingstjenestene som vil bli gitt.

Som en hendelsesplanlegger kan det hende at det er det mest åpenbare elementet som skal inkluderes i en arrangementskonstruksjon.

Og på noen måter er det. Det er imidlertid viktig å spesifisere i detalj hvilke tjenester du skal levere, da arbeidet ditt vil være begrenset til å gi bare de tjenestene som er spesifisert på denne listen.

Arrangørplanleggere utfører et bredt spekter av tjenester, og tjenestene som tilbys kan variere fra en hendelse til en annen. En hendelsesplanlegger kan gi blomsterarrangementer, en annen kan ikke. Noen arrangementsplanleggere kan bistå med valg av lokaler og andre håndterer transportbehov for gjester. Ingen to arrangementplanleggere er akkurat like. Derfor er ingen to arrangement planlegging kontrakter nøyaktig det samme.

Selv om arrangementsplanleggingstjenestene dine vil være begrenset til de elementene som er spesifisert på denne listen, er det viktig å også liste opp tjenester som ikke vil bli gitt. Hvorfor? Det hjelper deg å få disse oppgavene oppført i arrangementet for planleggingskontrakt, slik at kunden din vet at disse er tjenester som du ikke skal utføre.

Det er også nyttig å ha dette skriftlig og avtalt som en del av kontrakten din slik at når du planlegger denne hendelsen, hvis kunden din skal be om at du håndterer disse ansvarene, har du en kontrakt å stå bak når Du avviser deg høflig for å utføre disse oppgavene.Bruk bredt språk for å beskytte deg mot å utføre noe som er utenfor rike av de avtalte hendelsesplanleggingstjenestene dine.

Betalingsplan

Alle arrangementsplanleggingskontrakter bør inneholde betalingsbetingelser og spesifikasjoner vedrørende betalingsplanen. Begynn med den første innskuddsfristen og klart at det ikke kommer noe arbeid på planleggingen av dette arrangementet før innskuddet er mottatt. Hvis hendelsesdatoen er valgt, angi datoen hvor innskuddet skal mottas for å kunne levere tjenestene for den aktuelle valgte datoen. Oppgi en betalingsplan og detaljer om fremtidige betalinger, enten å opprette en angitt kalenderdato for hver betaling eller knytte hver betaling til en milepæl i forbindelse med planleggingsprosessen. Opprett en betalingsplan som passer best for din bedrift og din kontantstrøm. Inkluder eventuelle avgifter og tilleggsavgifter.

Vilkår for hendelse avbestilling

Hva skjer hvis klienten kansellerer hendelsen - når som helst i planleggingsprosessen?

Ikke la det resultatet komme til sjanse! Din arrangementsplanleggingskontrakt bør inneholde vilkår for avbestilling av hendelser. Dette er en viktig del av kontrakten som vil beskytte både din virksomhet og forventet inntekt fra denne hendelsen.

Angi at innledende innskudd og alle betalinger opp til tidspunktet for kansellering ikke kan refunderes. Dette vil sikre at du vil bli betalt for arbeidet som allerede er gjennomført. Dette er kritisk i hendelsesplanlegging, ettersom det meste av arbeidet er fullført før selve arrangementet.

Vurder å inkludere en klausul om at klientene er ansvarlige for betaling av tjenester fremført til det tidspunktet det er mottatt skriftlig melding om avbestilling av hendelser. Dette er spesielt nyttig hvis betalingsplanen din er strukturert på en måte som gjør at arbeidet kan gjøres mellom regelmessige utbetalinger.

Oppsigelsesklausul

Hva om en orkan kommer akkurat i tide for å ødelegge din ellers godt planlagte begivenhet? Omstendigheter utenfor din kontroll - som ekstremt vær eller arbeidsstopp - som forårsaker at en part ikke kan oppfylle vilkårene i arrangementsplaneringen, er beskyttet av en oppsigelsesklausul, også kjent som en force majeure. Ved å inkludere en oppsigelsesklausul, blir begge parter eller partene fritt fra ansvar under disse omstendighetene. Pass på å spesifisere vilkårene og tidsrammen for terminering, for eksempel å merke årsakene til kansellering.

Klausul om erstatning

De fleste kontrakter inneholder en erstatningsklausul. Men bare fordi de er vanlige, bør du ikke undervurdere deres betydning. Inkluderingen og omfanget av en erstatningsklausul kan påvirke virksomheten din betydelig. I utgangspunktet gir en erstatningsklausul beskyttelse hvis klienten gjør noe som får deg til skade eller resulterer i at en tredjepart saksøker deg for skader.

Enkelt sagt betyr det at klienten ikke kan holde deg ansvarlig for tap, skader, forpliktelser eller utgifter som er et resultat av uaktsomhet.Viktigst, når du forbereder en hendelsesplanleggingskontrakt, må du ikke signere noe før du er helt fornøyd med vilkårene.