ABCene til en donasjonsbekreftelsesbrev

Det er to trinn å takke en giver. Den første har å gjøre med å etablere et godt forhold til hver donor, og det andre trinnet har et veldig lovlig formål.

Først må du ha et varmt takbrev, men du må også inkludere juridisk nødvendig informasjon, slik at giverne kan dokumentere at de ga en fradragsberettiget donasjon til din veldedighet.

IRS krever offentlige veldedighetsorganisasjoner (også kjent som 501 (c) (3) organisasjoner) for å sende et formelt bekreftelsesbrev for en donasjon på mer enn 250 dollar.

Giveren kan bruke dette brevet som bevis på hans eller hennes donasjon og kreve skattefradrag. De fleste veldedige organisasjoner sender en bekreftelse for alle donasjoner, selv små.

Begge målene, takker giveren og tilfredsstiller de juridiske kravene, kan oppnås samtidig eller separat. De fleste veldedige organisasjoner klarer å oppnå begge kravene innen ett brev.

Når du skal bekrefte en donasjon i skattemessige hensyn

IRS sier at bekreftelsen må gjøres "skriftlig, på tidspunktet for oppfordring eller når betalingen er mottatt, og på en måte som vil bli oppmerksom på giveren. "(Se IRS-publikasjon 1771)

Kvittering om donasjon må skje senest 31. januar ^st året etter gjengen. God praksis viser imidlertid at veldedige organisasjoner skal sende en bekreftelse så snart som mulig etter at gaven er mottatt.

I tillegg sender de fleste veldedige organisasjoner et sammendrag av bidrag fra donor for det foregående året innen utgangen av januar.

I en alder av flerkanals fundraising-appeller og donasjoner sender du den endelige sammendraget per e-post (uansett om den opprinnelige donasjonen har skjedd fysisk eller online), sikrer at organisasjonen din har tilstrekkelig varslet om donor.

Kan du sende det endelige sammendraget av donorbidrag for det foregående året via e-post?

Ja. Det er ingen juridisk resept for skjemaet som et bekreftelsesbrev må ta. Det kan for eksempel være et postkort, en e-post eller et fysisk brev.

Men etter min mening er det best å gjøre årsaksammensetningen en fysisk brev med post. En e-postmelding kan ikke bli lagt merke til i en overfylt postboks eller til og med ende opp i donorens spammappe.

Hva du må inkludere i bekreftelsen

• Organisasjonens navn
• En erklæring som sier at du er en 501c3 skattefri organisasjon
• Datoen donasjonen ble mottatt
• Beløpet for kontantbidrag ( Kontanter betyr sjekker, kredittkort og lønnsfradrag)
• En beskrivelse (men ikke verdi) av et ikke-kontantbidrag. Donoren estimerer verdien av ikke-kontante bidrag når de rapporterer til IRS på hans selvangivelse.
• En erklæring om at ingen varer eller tjenester ble levert av organisasjonen, hvis det er aktuelt
• En beskrivelse og god tro estimering av verdien av varer eller tjenester, hvis noen, organisasjonen gitt til gjengjeld for bidraget.Et eksempel kan være en middag hvor noen av pengene betaler for måltidet mens resten er en donasjon.
• En erklæring om at varer eller tjenester, hvis noen, organisasjonen som tilbys til gjengjeld for bidraget, besto utelukkende av immaterielle fordeler hvis det er aktuelt. Et eksempel kan være en liten gave verdsatt mindre enn $ 75, for eksempel et krus eller en tote bag med organisasjonens logo.

Hva skjer hvis organisasjonen ikke gir en korrekt bekreftelse?

IRS har nektet skattefradrag til givere som ikke kan tilby riktig anerkjennelse for sine donasjoner til en veldedighet.

"Chronicle of Philanthropy" rapporterte om dette i sin artikkel, IRS Crackdown legger fokus på gaverekorder. I ett tilfelle hevdet dommen på bekreftelsen ikke var rettidig nok og manglet det nødvendige språket.

TIP: Utvikle ditt bekreftelsesspråk og få det vurdert av en advokat som spesialiserer seg på ideelle organisasjoner. Bruk deretter samme språk konsekvent.

Noen eksempler:

Det er ingen grunn til at organisasjonen din ikke kan gi en varm takk som vil oppfordre dine givere til å gi deg igjen og oppfylle din forpliktelse til å gi en anerkjent anerkjennelse fra IRS for donasjonen .

Selv om anerkjennelsesspråket skal være egnet for hver veldedighet, er det to eksempler på uttalelser som oppfyller alle kravene.

Den første kom på slutten av et skriftlig brev sendt via post; den andre var en del av en e-post takk.

1. "Som en 501c3 veldedighet krever skattelovgivning oss å varsle deg om at dette brevet er den offisielle anerkjennelsen av din gave. Vi må også bekrefte at du ikke har mottatt varer eller tjenester i betraktning av dette bidraget. , er hele beløpet av din gave fradragsberettiget. Takk! "

2." Partners In Health, en 501 (c) (3) ikke-profittorganisasjon, har ikke gitt noen varer eller tjenester i hel eller delvis, til deg i betraktning for dette frivillige kontantbidrag. Hvis du ønsker å kreve skattefradrag for denne gaven i USA, behold dette bekreftelsesbrevet for filene dine. Partnere i helseens EIN-nummer er xxxxx. "

Begge av disse eksemplene arbeider for kontantdonasjoner. Men hva om donasjonen ikke er penger, men eiendommer eller fysiske varer av noe slag? I så fall bruk språk som ligner dette eksemplet:

"Takk for ditt bidrag av ett brukt kjøleskap og en brukt komfyr som [navn på ideell], en 501 (c) (3) ikke-profittorganisasjon mottatt på [ Dato]. Ingen varer eller tjenester ble gitt i bytte for ditt bidrag. "

Ressurser:

IRS-publikasjon 1771

GrantSpace Knowledge Base

National Council of Nonprofits