Personell Filoversikt og Sample File Policy

En personellfil er en arbeidsgiveres lagrede dokumentasjon av historien og statusen til hele ansettelsesforholdet med en enkelt ansatt. Arbeidsgiveren opprettholder denne arbeidsdokumentasjonen i en personellfil av tre grunner.

• Arbeidsgiveren vil ha nøyaktig informasjon praktisk og organisert når du trenger tilgang til informasjonen av en eller annen grunn. Endringer i beredskapskonflikter, ansattes adresser, oppfølging av ytelsesevalueringer, disiplinære brev, ansettelsesgodkjenning og ansettelsesapplikasjonsmateriale er eksempler på hva slags informasjon arbeidsgiveren vil ha tilgang til raskt.

• Arbeidsgiveren må beholde dokumentasjon om personellproblemer som valg av ansatte, ytelse, arbeidshistorie, kompensasjonsgrunnlag og interne forfremmelsesprogrammer, for å nevne noen få.
  En EEOC-krav, et søksmål eller til og med behovet for å rettferdiggjøre mangelen på en oppvekst eller forfremmelse til en ansatt krever at arbeidsgiveren har samlet inn og beholdt denne typen dokumentasjon for medarbeiderne.
• Noen arbeidstakerregistre kreves av føderale eller statslige myndigheter for arbeidsgivere å beholde. Organisering av medarbeiderinformasjonen i en personellfil er fornuftig for tilgang og lovlig etterlevelse og beredskap.

Typer av personaldirektorater

En arbeidsgiver vedlikeholder vanligvis flere typer personellfiler, for forretningsbruk, for ansattes konfidensialitet, for medisinsk personvern og for lovlig etterlevelse. Jeg er ikke klar over noen lov som sier hvor mange filer en arbeidsgiver er pålagt å beholde.

Det er imidlertid mange lover, og det er personellets beste praksis for ansattes konfidensialitet, som styrer innholdet i personellfiler og som har tilgang til den informasjonen.

Dette er personellfilene som de fleste arbeidsgivere i USA opprettholder. (Verdensomspennende lover og praksis kan avvike.)

• Personellfil: Dette er den viktigste ansattesfilen som inneholder historien om ansettelsesforholdet.
• Lønnsfil: Du vil opprettholde en egen fil for alle lønnsspørsmål angående lønn og ytelser.
• Medarbeiderens Medisinske Fil: Den føderale helseforsikringsportabilitets- og ansvarsloven av 1996 (HIPAA) krever at arbeidsgivere beskytter medarbeiderne for medarbeidere som konfidensielle.
• I-9 Medarbeiderformularer: Du må opprettholde en egen fil for alle ansatte (ikke per ansatt) I-9 skjemaer siden du ikke vil ha regjeringens ansatte, som er autorisert til å sjekke disse skjemaene i en rekke av omstendigheter, se gjennom dine viktigste, konfidensielle personalepersonellfiler.

Medarbeider tilgang til personellfiler

Medarbeiderne får tilgang til deres medarbeiderpersonellfiler under veiledning og veiledning av HR-ansatte.Ansattes personellfiler anses å være arbeidsgiverens eiendom som har ansvaret for å opprettholde og beskytte dem.

Eksempel på personellfilspolicy

Følgende er en eksempelpersonellfilpolicy for bruk i din bedrift. Det diskuterer de forskjellige filene som anbefales, og hvem skal ha tilgang til hver fil.

Eksempelpolitikk

Selskapet opprettholder tre ansattes filer for hver ansatt.

En personellfil opprettholdes for hver ansatt av (Ditt firmanavn). Disse personellfilene inneholder konfidensielle dokumenter og forvaltes og vedlikeholdes av Personal Resources.

Tilgang til denne filen er begrenset til HR-ansatte og forutsetter at hver ansattes sjef opprettholder sin egen fil med dokumenter som er relevante for arbeidstakerens arbeidsopptreden.

Typiske dokumenter i en personellfil inkluderer ansettelsesprogrammet, en familie beredskapsskjema, dokumentert disiplinær handlingshistorie, et CV, ansattshandbok og arbeidsgiveravtale, signere ark, nåværende personlig informasjon og jobbreferanser.

Ikke alle personaldata inneholder de samme dokumentene, men hver personellfil har noen dokumenter som er de samme.

Lønnfiler er også opprettholdt; lønnslister inneholder en historie om ansattes jobber, avdelinger, kompensasjonsendringer og så videre. Tilgang til lønnslisten er begrenset til riktig regnskaps- og HR-stab.

En ansatt medisinsk fil vedlikeholdes også. Innholdet i den medisinske filen er ikke tilgjengelig for noen, bortsett fra de ansatte som er utpekt av personell, og den ansatte som har arkiver som er lagret i filen. Med firmaets navn) får medisinske filer den høyeste grad av sikker lagring og konfidensialitet.

En ansatt kan se sin personellfil ved å kontakte en personellpersonell i normal arbeidstid. Ingen ansatt kan endre eller fjerne noe dokument fra hans eller hennes personopplysninger som må vises i nærvær av en HR-personell.

Også kjent som ansattes filer, ansattes poster, menneskelige ressurser, dokumentasjon

Ansvarsfraskrivelse - Vær oppmerksom på:

Susan Heathfield gjør sitt ytterste for å tilby nøyaktig sunn fornuft, etisk Human Resources Management, arbeidsgiver , og arbeidsplass råd både på denne nettsiden, og knyttet til fra denne nettsiden, men hun er ikke advokat, og innholdet på nettstedet, mens autoritativt, er ikke garantert for nøyaktighet og lovlighet, og skal ikke tolkes som juridisk rådgivning .

Nettstedet har et verdensomspennende publikum og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, slik at nettstedet ikke kan være endelig på alle av dem på arbeidsplassen din. Når du er i tvil, alltid søke juridisk råd eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er riktige. Informasjonen på dette nettstedet er kun for veiledning, ideer og hjelp.