Hvordan skrive forespørsler om RFP og RFQs

Nå som du har analysert dine forretningsbehov og fullført leverandørens søk, er du klar til å starte kjøtt-og poteter i leverandørens utvalgsprosess. En godt skrevet Request for Proposal (RFP) eller Request for Quotation (RFQ) er nøkkelen for å velge den beste leverandøren til beste verdi for din bedrift. Å skrive en RFP eller RFQ er ikke vanskelig hvis du forstår dokumentets mål og funksjon.

- 9 ->

Bestem: Forespørsel om forslag eller Forespørsel om tilbud

Forespørsel om forslag
En RFP brukes til tjenester eller komplekse produkter der kvalitet, service eller det ferdige sluttproduktet vil være forskjellig fra hver leverandør som svarer.

En
RFQ brukes til varer, enkle tjenester eller enkle / ukompliserte deler med lite eller ikke noe rom for produkt- eller tjenestedifferensiering mellom å svare leverandører. Forhandlingspunkter kan inkludere leveringsplaner, emballeringsalternativer mv. Målsettinger for en RFP eller RFQ

Hent detaljerte forslag for å evaluere hver leverandørs svar slik at bedriftens interesser blir møtt på alle fronter > Utnytte konkurransemessig karakter av leverandørutvelgelsesprosessen for å forhandle om best mulig avtale

• Sikre at interessene til alle interessenter i bedriften din blir møtt og konsensus oppnådd.
• Gjør din bedrift i kontroll over hele leverandørens utvalgsprosess og setter utvalgsreglene opp foran
• Begynner å bygge partnerskapet mellom deg og selgeren helt fra starten

Seksjoner av forespørselen om forslag eller forespørsel om tilbud

• RFP eller RFQ skal inneholde følgende seksjoner. Husk at hvert dokument vil være annerledes, avhengig av typen bedrift og produkt du søker etter.

Skreddersy hver seksjon for dine individuelle behov.

Innleveringsdetaljer

Tidsfrister, adresse på firmaet ditt, kontaktperson for spørsmål og avklaringer

1. 
   Innledning og sammendrag
   Skriv denne delen sist etter at hele dokumentet er ferdig. Dette brukes til å gi potensielle leverandører en kort oversikt over firmaet ditt og kravene til produktet eller tjenesten din.
2. 
   Forretningsoversikt og bakgrunn
   Gi en kort oversikt over virksomheten, produktene og markedssektoren du møter. Dette vil hjelpe dine potensielle leverandører å forstå hvilke forretningsbehov du prøver å fylle ut med leverandørutvelgelsesprosessen. Gi også viktig bakgrunnsinformasjon som kommer til gavn for leverandøren når du svarer.
3. 
   Detaljert spesifikasjoner
   Dette bør være den lengste delen av dokumentet.For en RFP, vil den inneholde
4. kvalitative
   tiltak og krav som vil drive selgervalgsbeslutningen. For en RFQ skal denne delen gi de kvantitative tiltakene du vil se etter i leverandørens svar. Eksempelkriterium inkluderer: Produkttegninger Teknisk toleranser
   • Servicenivåer
   • Milepæler
   • Leveranser og tidslinjer
   • Tekniske eller forretningsmessige krav
   • Programvarefunksjonalitet
   • Maskinvarekrav
   • < Forutsetninger og begrensninger
   • Eventuelle forutsetninger og / eller begrensninger som de potensielle leverandørene må gjøres oppmerksom på, må listes her. Unnlatelse av å være rett og slett med selgeren vil åpne døren for gjenforhandling av avtalen på et senere tidspunkt og løper muligheten for å begrense forholdet du har med leverandøren din. Mulige emner inkluderer reiseutgifter, oppgradering / endringskostnader, lisensrettigheter, etc.
5. Vilkår og betingelser
   Eventuelle vilkår og betingelser i kontrakten må være oppført for at leverandøren skal kunne gi et rettferdig og ærlig svar . Disse kan omfatte finansieringsalternativer, kontraktslengde, fornyelsesalternativer, garantier, leveringsstraff, servicenivåer etc.
6. Utvalgskriterier
   Den siste delen skal være en oversikt over utvalgskriteriene du vil bruke til å ta din beslutning. Noen selskaper foretrekker å holde denne informasjonen helt konfidensiell; mens andre selskaper tror dette vil hjelpe potensielle leverandører fokusere på hva som er viktig for din bedrift.
   Fordel RFP / RFQ til utvalgte leverandører
7. Endelig, skriv et brev og send to kopier av RFP eller RFQ til hver av leverandørene du valgte fra søkeprosessen. Sørg for at relevant kontaktinformasjon er inkludert for å gi hjelp til enhver leverandør som trenger den.
   Neste trinn: Forslagevaluering og leverandørvalg