Forespørsel om skjema W-9 fra uavhengige entreprenører

Du kan ikke fylle ut og utstede Forms 1099-MISC til leverandører eller uavhengige entreprenører, med mindre du først får et utfylt skjema W-9 fra hver av dem. Du må kjenne navn, adresse og skattebetalers identifikasjonsnummer for hver leverandør eller entreprenør som krever en 1099-MISC.

Hvem må utgjøre skjemaer 1099-C?

Instruksjonene for skjema 1099-MISC fra Internal Revenue Service forklarer de ulike situasjonene som krever at en bedrift skal utstede Forms 1099-MISC.

Du må fylle ut, arkivere og utstede dette skjemaet til alle leverandører eller entreprenører - ikke ansatte - som du har betalt $ 600 eller mer i løpet av året.

En ansatt er noen som jobber med deg eller din bedriftskontroll. Hvis du betaler noen for å svare på telefonene, er han mest sannsynlig en ansatt fordi du setter hans timer og dikterer hva han skal gjøre mens han er på døgnet. Ansatte krever ikke 1099-MISC-skjema.

Hvis du betaler noen til å rydde kontoret din når du ikke er åpen for forretninger, og han kommer og gjør det til tider etter eget skjønn, er han mest sannsynlig en uavhengig entreprenør, og han krever Form 1099- MISC. Internal Revenue Service forklarer de fineste punktene for å identifisere uavhengige entreprenører kontra ansatte.

Unntak til Leverandør / Leverandørregel

Du trenger ikke å utstede 1099-MISC skjemaer til C- og S-selskaper eller til enheter du kjøper produkter fra, for eksempel varer du senere vil videreselge.

Betalinger foretatt til entreprenører og leverandører via debetkort, kredittkort eller via tredjeparter som PayPal er også unntatt - IRS bruker en annen metode for å spore disse transaksjonene.

Når skal du spørre om et utfylt skjema W-9?

Det er en god praksis å be om at en uavhengig entreprenør gir et ferdiggjort skjema W-9 så snart virksomheten vet at den må utstede ham 1099. Men i noen tilfeller lar vi disse forespørslene skyve til januar da vi " ser på oversikten over våre regnskapsposter og skjønner at vi ikke har kommet seg til det.

Hvis du må utstede en 1099-MISC og ikke har en ferdig W-9-skjema på filen, si noe som "Hei, jeg skal sende ut 1099-MISC innen utgangen av januar og Jeg skjønte at jeg ikke har en W-9 fra deg. Kan du fylle ut en og sende den til meg? " Dette gjør at entreprenøren vet at informasjonen på skjema W-9 vil bli brukt til å generere et spesifikt skattedokument.

Oppfordre folk til å sende deg deres utfylte Form W-9 på en sikker måte. En ferdigstilt W-9 inneholder sensitiv informasjon som personens personnummer. Disse dataene skal holdes så private og sikre som mulig for å minimere risikoen for at dataene faller i feil hender. Det anbefales ikke å sende en utfylt skjema W-9 som et usikkert filvedlegg til en e-post.Be om å motta det via post, håndlevering eller som passordbeskyttet filvedlegg til en e-post.

MERK: Skattelovene endres periodisk, og informasjonen ovenfor kan ikke gjenspeile de siste endringene. Ta kontakt med en skattefaglig

for de mest oppdaterte rådene. Informasjonen i denne artikkelen er ikke ment som skatteråd og er ikke erstatning for skatteråd. Lær mer om skjema W-9

Last ned et blank skjema W-9 fra IRS (pdf)

• Last ned instruksjonene for forespørgere av skjema W-9 fra IRS (pdf)
• Slik utarbeider du Form 1099-MISC for 2013 (Om virksomhetsloven og skatter)