Hemmeligheter for Good Business Writing

Ved første øyekast ser matematikk og overbevisende kommunikasjon - forretningsskrift og særlig offentlig tale - ut til å ha lite til felles. Tross alt er matematikk en objektiv vitenskap, mens tale innebærer talekvalitet, bøyning, øyekontakt, personlighet, kroppsspråk og andre subjektive komponenter.

Men under overflaten er de veldig like.

Over alt annet er suksessen til en muntlig presentasjon avhengig av presisjonen av strukturen.

Matematikk handler om presisjon. Det er derfor ikke så rart å tenke at å anvende noen av begreper matematikk til muntlige presentasjoner kan gjøre dem vesentlig mer effektive.

Som de sier i filmindustrien, tre trekkfaktorer går inn i å lage en vellykket film: manuset, skriptet og skriptet. På samme måte går tre viktige faktorer i å gjøre en vellykket tale: strukturen, strukturen og strukturen.

Ikke overbevist? La oss starte med noe mindre radikalt. Jeg tror vi kan alle være enige om at god snakk er knyttet til god skriving. Hvis du kan skrive en god tekst, er du godt på vei til å lage en god muntlig presentasjon. Derfor, hvis du forbedrer din skriving, vil du også forbedre talingen din.

For å forenkle saker, vil vi fremover snakke hovedsakelig om god skriving, fordi de fleste ideer gjelder i de fleste tilfeller direkte til god snakk.

For god forretningsskrift, vet hva du gjør.

Mange kommersielle selskaper lever ikke opp til sitt potensial - og noen ganger kan de gå konkurs - fordi de ikke klarer å definere virksomheten de er i .

Parfymefirmaer selger for eksempel ikke duftende væsker, men heller kjærlighet, romantikk, forførlighet, selvtillit, etc. Bio-matfirmaer selger ikke organiske råvarer, men ærlighet, renhet, natur etc. Bilprodusenter selger ikke transport, men heller frihet, eventyr, spontanitet, prestisje, etc.

Faktum er at hver bransje, selv hvert enkelt produkt, må kanskje bestemme hva det egentlig handler om - og det er tusenvis av dem!

Forfattere er heldige. Det er mange variasjoner i det vi gjør, men det er egentlig bare to grunnleggende typer skriving. Det er viktig å gjenkjenne dette fordi de ikke bare er ganske forskjellige, i noen henseender er de akkurat motsatt. Så med mindre vi klart gjenkjenner hvilken type skriving vi gjør - og hvordan det skiller seg fra det andre - vil vi nesten helt sikkert begå alvorlige feil.

Hva er de to typene? Og hvordan er de forskjellige?

Kreativ skriving

• Tekster som noveller, romaner, dikt, radiospill, scenespill, tv-skript, filmskript, etc.
• Det grunnleggende formålet med kreativ skriving er å underholde og underholde.

Skriftskriving

• Tekster som notater, rapporter, forslag, opplæringshåndbøker, nyhetsbrev, forskningsartikler, salgsbrev etc.
• Det grunnleggende formålet med utstillingsskriving er å instruere og informere.

God forretningsskrift trenger den riktige holdningen.

Fordi målene med kreativ og utstillingsskriving er så forskjellige, må du oppnå en passende holdning til typen skriving du gjør før du slår en nøkkel.

Kreativ skrivingstilstand

Alle vil lese hva du skal skrive.

Tross alt, hvem ønsker ikke å bli underholdt og underholdt?

Expository writing attitude

Ingen vil lese hva du skal skrive.

De fleste liker ikke å bli instruert og informert. De vil sannsynligvis mye foretrekke å gjøre noe annet.

Betydningen av å anerkjenne og vedta "utstillingsskrivende holdning" kan ikke overdras fordi det kan dramatisk forandre selve naturen til det du skriver. Her er et par eksempler.

A. Corporate image brosjyre

Jeg var en gang oppdragsgiver til å skrive en corporate image brosjyre. To ting er sikre på disse dyre, glatte brosjyrene:

• Nesten alle selskaper av hvilken som helst størrelse føler seg tvunget til å produsere dem.
• Nesten noen leser dem aldri.

Med utgangspunkt i holdningen som ingen ville ønske å lese hva jeg skulle skrive om, opprettet jeg en brosjyre som folk ikke bare leser.

De ringte faktisk firmaet for å be om flere eksemplarer for å gi til venner, klienter og profesjonelle kolleger!

B. Stagnerende produkt

Ved en annen anledning ble jeg bedt om å utvikle en markedsføringskampanje for å gjenopplive et produkt med stagnerende salg. Ved å bruke utstillingsskrivende holdning, oppdaget jeg at tre av produktets viktigste fordeler ikke ble utnyttet på riktig måte.

Hvorfor? Produsenten mente at alt om deres produkt var viktig, så i mange år hadde de systematisk begravet disse tre fordelene under en lavine av annen informasjon av mindre interesse for potensielle kjøpere. Den nye kampanjen fokuserte sterkt på de viktigste fordelene; nesten alle andre opplysninger ble flyttet til bakgrunnen eller eliminert. Som følge av dette skutt salget opp rundt 40% i det første året.

Med noen nyanser kan denne selvsagt utstillingsskrivende holdning være - og burde være - brukt til å snakke også.

Vesentlig tilnærming til utstillingsskriving

Fordi kreativ skriving og utstillingsskriving har i hovedsak forskjellige mål og holdninger, krever de i hovedsak forskjellige tilnærminger.

Kreativ skrivemåte

Spille med språk for å generere nytelse.

Bruk med andre ord språket ditt til å underholde og underholde.

Eksponeringsskrivingstilnærming

Organiser informasjon for å generere interesse.

Smart bruk av språk vil aldri gjøre noe kjedelig informasjon interessant; Du kan imidlertid organisere informasjonen for å gjøre det interessant. Glem literær pyroteknikk. Konsentrere seg om innhold.

Vi kommer nå til å forlate kreativ skriving, fordi det meste av det vi skriver, og sier, er eksponert.

Hva mener vi med "god skriving"?

Vi er nå klare til å komme tilbake til ideen om hvordan matematikk gjelder for god forretningsskrift, og i tillegg til godt å snakke.

Når noen leser en utstillingstekst eller lytter til en utstillingsprotokoll, vil de trolig dømme den så bra eller ikke bra. Du gjør sannsynligvis dette selv. Men hva mener du egentlig når du sier at en tekst eller tale er "god"?

Etter noen sliter vil de fleste vanligvis avgjøre to kriterier: klare og konsis .

Matematikk er avhengig av entydige definisjoner; Hvis du ikke er klar over problemet, er det lite sannsynlig at du finner løsningen. Så vi skal undersøke disse kriteriene i detalj for å etablere objektive definisjoner - og til og med kvasi-matematiske formler - for å teste om en tekst eller presentasjon virkelig er "god".

A. Klarhet

Hvordan vet du at et stykke virksomhetsskriving er klart?

Hvis dette høres ut som et dumt spørsmål, prøv å svare på det. Du vil nok gjøre noe slikt:

Spørsmål: Hva gjør denne teksten klar?
Svar: Det er lett å forstå.
Spørsmål: Hva gjør det lett å forstå?
Svar: Det er enkelt.
Spørsmål: Hva mener du med enkle?
Svar: Det er klart.

Du kommer faktisk til å gå rundt i en sirkel. Teksten er klar fordi det er lett å forstå … fordi det er enkelt … fordi det er klart.

"Clear", "lett å forstå", og "enkel" er synonymer. Mens synonymer kan ha nyanser, har de ikke innhold, så du er fortsatt igjen med din egen subjektive takknemlighet. Men det du synes er klart, er kanskje ikke klart for noen andre.

Derfor gir vi "klar" en objektiv definisjon, nesten som en matematisk formel. For å oppnå klarhet - jeg. e. nesten alle vil være enige om at det er klart - du må gjøre tre ting.

1. Legg vekt på hva som er avgjørende.
2. De-understreke hva som er av sekundær betydning.
3. Eliminere det som ikke har betydning.

Kort sagt: CL = EDE

Som alle matematiske formler, fungerer dette bare hvis du vet hvordan du bruker det, som krever dømmekraft.

I dette tilfellet må du først bestemme hva som er av nøkkelbetegnelse , i. e. hva er de viktigste ideene du vil at leserne skal ta bort fra teksten din? Dette er ikke alltid lett å gjøre. Det er langt enklere å si at alt er avgjørende, så du legger inn alt du har.

Men det er et diktum som advarer: Hvis alt er viktig, så er ingenting. Med andre ord, med mindre du først gjør jobben med å definere hva du virkelig vil at leserne skal vite, vil de ikke gjøre det for deg. De vil gå seg vill i teksten og enten gi opp eller komme ut den andre enden uten å vite hva det er de har lest.

Hva med det andre elementet i formelen, legger vekt på hva som er av sekundær betydning?

Det høres lett nok ut.Du vil ikke ha nøkkelinformasjon og ideer til å gå seg vill i detaljer. Hvis du tydelig understreker hva som er avgjørende - via overskrifter, kursiv, understrekking, eller bare hvordan du organiserer informasjonen - så blir det som igjen er automatisk understreket.

Nå er det eneste som igjen er å eliminere hva som er av betydning.

Men hvordan skiller du mellom det som er av sekundær betydning og hva er det ikke viktig? Igjen krever dette dommen, som er hjulpet av følgende meget viktige test. Sekundær betydning

er noe som støtter og / eller utdyper en eller flere av hovedtankene. Hvis du dømmer at et stykke informasjon faktisk støtter eller utdyper en eller flere viktige ideer, så holder du det. Hvis ikke, eliminerer du det.

B. Konsistens Hvordan vet du at en tekst er kortfattet?

Hvis dette igjen lyder som et dumt spørsmål, la oss prøve å svare på det.

Spørsmål: Hva gjør denne teksten konsis?

Svar: Det er kort.

Spørsmål: Hva mener du med kort?
Svar: Det har ikke for mange ord.
Spørsmål: Hvordan vet du at det ikke har for mange ord?
Svar: Fordi det er kortfattet.
Så igjen ender vi med å gå rundt i en sirkel. Teksten er kortfattet fordi den er kort … fordi den ikke har for mange ord … fordi det er kortfattet.
Nok en gang har vi nesten en matematisk formel for å løse problemet. For å oppnå konsistens bør virksomhetsskriving dine oppfylle to kriterier. Det må være som:

Lange som nødvendig

Kort som mulig

1. I symboler:
2. CO = LS

Hvis du har oppfylt kriteriene for "klarhet" riktig, forstår du allerede "så lenge som nødvendig". Det betyr å dekke alle ideene som er viktige betydning du har identifisert, og alle ideene av sekundær betydning som trengs for å støtte og / eller utarbeide disse sentrale ideene.

Merk at ingenting er sagt her om antall ord, fordi det er irrelevant. Hvis det tar 500 ord å være "så lenge som nødvendig", må 500 ord brukes. Hvis det tar 1500 ord, så er det greit også.

Det viktige punktet er at alt som skal være i teksten, er helt der.

Så hva menes med "så kort som mulig"? Nok en gang har dette ingenting å gjøre med antall ord. Det er ubrukelig å si i begynnelsen: "Jeg må ikke skrive mer enn 300 ord om dette emnet", fordi 500 ord kan være minst nødvendig.

"Så kort som mulig" betyr å holde så nært som mulig til det minste. Men ikke fordi folk foretrekker korte tekster; i abstrakt har uttrykkene "lang" og "kort" ingen betydning.

Det viktige punktet er at alle ord utover minimumet har en tendens til å redusere klarheten.

Vi burde ikke være stive om dette. Hvis du er "så lenge som nødvendig" kan gjøres i 500 ord og du bruker 520, er dette sannsynligvis et spørsmål om individuell stil. Det gjør ingen skade. Men hvis du bruker 650 ord, er det nesten sikkert at teksten ikke blir helt klar - og at leseren blir forvirret, kjedelig eller tapt.

Til sammen betyr konsisthet å si hva som må sies i den minste mengden ord. Konsistens:

Hjelper klarhet ved å sikre best mulig strukturering av informasjon.

Holder leserinteressen ved å gi maksimal informasjon i minimal tid.

• God forretningsskrift trenger ofte å overtale leseren.
• C. Tetthet

Tetthet er et mindre kjent konsept enn klarhet og konsistens, men er like viktig for god forretningsskrift. I matematisk form består tettheten av:

Presis informasjon

Logisk koblet

1. Med andre ord:
2. D = PL

Viktigheten av presis informasjon Anta at du går inn i et rom hvor det er to andre mennesker og si, "det er veldig varmt i dag." En av disse kommer fra Helsingfors; i sitt sinn tolker han "hot" å bety om 23 ° C. Den andre kommer fra Khartoum; til ham betyr "hot" 45 ° C.

Du har en ganske dårlig start fordi hver har en helt annen ide om hva du vil si. Men vær så snill å si: "Det er veldig varmt i dag, temperaturen er 28 ° C." Nå er det ikke noe rom for forvirring. De vet begge ganske klart at det er 28 ° C utenfor, og at du anser dette for å være veldig varmt.

Bruke så mye presis informasjon som mulig i virksomhetsskriving gir forfatteren to betydelige fordeler:

1) Mind Control

La oss ikke være flau med begrepet "mind control", fordi dette er nettopp det gode utstillingsvinduet forfatter ønsker å oppnå. Han trenger for leserens sinn å gå bare der han leder det og ingen andre steder.

Fordi de kan tolkes på ukjente måter, kan tvetydige termer (såkalte "vassord") som "varmt", "kaldt", "stort", "lite", "godt", "dårlig" osv. ., la leserens sinn slippe unna forfatterens kontroll. En sporadisk bortfall er ikke kritisk; Men for mange veselord i en tekst vil uunngåelig føre til forvirring, kjedsomhet og disinterest.

2) Reader Confidence

Ved å bruke presis informasjon genereres tillit, viktig for virksomhetsskriving fordi det forteller leseren at forfatteren virkelig vet hva han snakker om.

Lesernes tillit er viktig i enhver form for tekst, men det er viktig i argumentasjon. Hvis du prøver å vinne et poeng, er det siste du vil at leseren skal utfordre dataene dine, men dette er den første reaksjonen som er upreskis, vil provosere. Nøyaktig skriving sikrer at diskusjonen handler om implikasjonene av informasjonen, jeg. e. hvilke konklusjoner bør trekkes, ikke om alt må gå tilbake for videre etterforskning.

Viktigheten av logisk kobling

Nøyaktige data (fakta) av seg selv er utilstrekkelige i virksomhetsskriving. For å være meningsfylt må dataene organiseres for å skape informasjon, jeg. e. hjelpe leseren å forstå.

Det er to viktige tester som skal brukes når du konverterer data til informasjon:

1. Relevans

Er det nødvendig med en bestemt dataoppgave? Som vi har sett, unngår unødvendig data forståelse og til slutt undergraver tilliten.Derfor må data som ikke hjelper med å forstå eller fremme tillit elimineres.

2. Misforståelser

Den logiske koblingen mellom data må gjøres eksplisitt for å hindre at leseren kommer til falske konklusjoner. For eksempel kan en bestemt situasjon forvirres for en generell; Kreditt for en prestasjon kan virke å tilhøre bare én person når den egentlig tilhører en gruppe; en selskapspolitikk kan virke som om den kun skal gjelde under svært spesifikke omstendigheter, i stedet for under alle omstendigheter, etc.

For å sikre at en logisk kobling er klar, plasser de to dataene så nær hverandre som mulig i virksomheten din, helst rett ved siden av hverandre.

Når data er vidt skilt, blir deres logiske forhold maskert og leseren er usannsynlig å gjøre forbindelsen.

Hva vil du ha? Hva vil leserne ha?

Jeg spør ofte ikke-profesjonelle forfattere hva de tenker når de setter seg på tastaturet for å komponere teksten. Svaret er vanligvis noe som, "Hvordan vil jeg presentere materialet mitt?" "Hvilken tone og stil skal jeg bruke?" "I hvilken rekkefølge skal jeg legge mine nøkkelideer?" Og så videre.

Men hvis du starter med den riktige holdningen for forretningsskriving, vil ingen lese hva du skriver, din første oppgave er ingen av disse. Før alt annet, må du

finne grunner til at folk skal bruke tiden sin til å lese hva du skriver

. Generelt kan du ikke tvinge folk til å lese hva de ikke vil, selv om de blir betalt for å gjøre det. Du lager for eksempel en rapport som definerer muligheter for økt salg og fortjeneste. Men hvis det ikke er godt skrevet, er det ikke sannsynlig at folk som må lese det som en del av jobben, gi den full oppmerksomhet. På den annen side, hvis de umiddelbart ser egen interesse for å lese hva du har skrevet, vil de gjøre det med glede og med full oppmerksomhet. Faktisk kunne du sannsynligvis ikke stoppe dem fra å lese det!

Det finnes ulike metoder for å generere et så sterkt ønske om å lese, avhengig av typen lesere og typen informasjon. Uansett den mest hensiktsmessige enheten, er det avgjørende å gjenkjenne det imperative behovet for å bruke det. Inntil dette behovet er oppfylt, er ingenting annet viktig.