De syv døds synene til Powerpoint Presentations

Det er ikke overraskende Powerpoint © lysbildefremvisninger har blitt normen for visuals i de fleste forretningspresentasjoner. De er raske til å produsere, enkle å oppdatere og effektiv til å injisere visuell interesse i presentasjonen. Men de kan også stave katastrofe selv for erfarne presentere. Nøkkelen til suksess er å sørge for at lysbildefremvisningen din er et visuelt hjelpemiddel og ikke en visuell distraksjon. For de beste resultatene, unngå disse vanlige "syv dødelige synder" av Powerpoint © presentasjoner.

en. Skyv overganger og lydeffekter.
De blir fokus for oppmerksomhet, som igjen distraherer publikum. Verre ennå, når en presentasjon som inneholder flere effekter og overganger går på en datamaskin som er mye tregere enn den den ble opprettet på, er resultatet en svak, nesten komisk avspilling. Slike gimmicker forbedrer sjelden meldingen du prøver å kommunisere. Med mindre du presenterer på en science fiction-konvensjon, la du ut den laserstyrte teksten!

La fade-ins, fade-outs, kluter, persienner, oppløsninger, kontrollpaneler, kutt, deksler og splitter til Hollywood-filmskapere. Selv "bygger" (linjer med tekst som vises hver gang du klikker med musen) kan være distraherende. Fokuser på meldingen din, ikke teknologien.

2. Standard Clipart.
Død til skjermbønner! Powerpoint © er nå så mye brukt clipart følger med det har blitt en "visuell kliché. "Det viser mangel på kreativitet og en sliten etterlevelse av en standardform.

Først må du kontrollere at du trenger grafikk for å forbedre meldingen. Hvis du gjør det, bruk dine egne skannede fotografier eller grafikk fra bedre kvalitet fra firmaer som PhotoDisc. Skjermfangst kan legge til realisme når du presenterer informasjon om et nettsted eller dataprogram. To populære skjermopptaksprogrammer er Snagit (www. Techsmith.com) for Windows og Snapz Pro (www. Ambrosiasw. Com) for Macintosh.

Begge er tilgjengelige som shareware.

3. Presentasjonsmaler.
En annen visuell kliché. Maler tvinger deg til å passe dine opprinnelige ideer inn i andres pre-pakket mold. Malerne inneholder ofte distraherende bakgrunner og dårlige fargekombinasjoner. Plukk opp en god bok på webgrafikk og bruk de samme prinsippene til lysbildene dine. Lag ditt eget særegne utseende eller bruk firmalogoen din i et hjørne av skjermen.

4. Tekst-tunge lysbilder.
Projiserte lysbilder er et godt medium for å skildre en ide grafisk eller gi oversikt.De er et dårlig medium for detaljer og lesing. Unngå avsnitt, sitater og til og med komplette setninger. Begrense lysbildene dine til fem linjer med tekst og bruk ord og uttrykk for å gjøre poengene dine. Publikum vil kunne fordøye og beholde viktige punkter lettere. Ikke bruk lysbildene dine som høyttalers notater eller bare for å få en oversikt over presentasjonen din.

5. Den "meg" paradigmet.
Presentatører skanner ofte et bord eller en grafikk direkte fra deres eksisterende utskriftsmateriale, og inkluderer det i presentasjonene i lysbildefremvisningen. Resultatene er nesten alltid suboptimale. Utskriftsbilder er vanligvis ment å bli sett fra 8-12 tommer i stedet for sett fra flere fot. Vanligvis er de for små, for detaljerte og for tekstlige for en effektiv visuell presentasjon.

Det samme gjelder for skriftstørrelse; 12-punkts skrifttype er tilstrekkelig når teksten er foran deg. I en lysbildefremvisning, sikte på minst 40 poeng skrift. Husk publikum og flytt sirkelen fra "meg" til "vi". "Pass på at alle elementer i et bestemt lysbilde er store nok til å bli sett lett. Størrelsen virkelig betyr noe.

6. Lesning.
En muntlig presentasjon bør fokusere på interaktiv tale og lytting, ikke lesing av høyttaler eller publikum. Kravene til muntlig og skriftlig språk varierer vesentlig. Språket er kortere, mindre formelt og mer direkte. Lese tekst ødelegger en presentasjon. Et relatert punkt har å gjøre med utdelinger for publikum. Et av målene dine som presentatør er å fange og holde publikums oppmerksomhet. Hvis du distribuerer materiale før presentasjonen din, vil publikum lese avdelinger i stedet for å høre på deg. Ofte er deler av en effektiv presentasjon avhengig av å skape spenning for å engasjere publikum.

Hvis publikum kan lese alt du skal si, er elementet tapt.

7. Tro på teknologi.
Du vet aldri når et utstyrsfunksjon eller inkompatible grensesnitt vil tvinge deg til å gi presentasjonen din på en annen datamaskin. Vær forberedt ved å ha en sikkerhetskopi av presentasjonen din på en CD-ROM.

Det er enda bedre et kompakt flash-minnekort med en adapter for PCMCIA-sporet i notisboken. Med det kan du fortsatt gjøre endringer i siste øyeblikk. Det er også en god ide å forberede noen få fargedisplayer av dine nøkkelbilder. I verste fall ser ingen av teknologien ut, og du har ingen visualer å presentere. Du bør fortsatt kunne gi en utmerket presentasjon hvis du fokuserer på meldingen. Alltid bli kjent med presentasjonen, trene den og være klar til å engasjere publikum uansett hvilken teknologi som er tilgjengelig. Det er nesten en tapt kunst.

Dr. Joseph Sommerville har tjent tittelen "The Presentation Expert" for å hjelpe fagfolk til å designe, utvikle og levere mer effektive presentasjoner. Han er ansvarlig for Peak Communication Performance, et Houston-basert firma som jobber over hele verden for å hjelpe fagfolk med å utvikle ferdigheter i strategisk kommunikasjon.