Regjeringens søknadsprosess

Når du har sendt jobbsøknaden din til et myndighetsbyrå, har du slått av en prosess som i stor grad er utenfor kontrollen og nesten alltid usynlig for deg som outsider. Regjeringsorganisasjoner har strenge prosesser i håndtering av søknader, slik at organisasjonen kan bevise at alle søkerne får en god mulighet til å få jobben hvis de blir stilt spørsmål.

Noen jobbsøkingssystemer, som USAs regjeringens USAJobs, har funksjonalitet innebygd i systemet slik at søkere kan se hvordan deres applikasjoner går fremover gjennom organisasjonens ansettelsesprosesser.

Dette reduserer antall telefonsamtaler og e-postmeldinger som HR-avdelingen mottar fordi søkere kan slå opp kritisk informasjon for seg selv om et minutt eller to.

Skitsert nedenfor er de grunnleggende prosessene som menneskelige ressurspersonale følger i å ansette for en offentlig stilling. Disse prosessene kan ta lang tid å fullføre, og regjeringsorganisasjoner er ofte mer opptatt av å utføre prosessene i henhold til protokollen enn de er med å få en person i ledig stilling.

Postering avsluttes

Når du har sendt inn søknaden din, må du vente på at jobbposten skal lukkes. Når myndighetene legger opp jobb, har de nesten alltid en søknadsfrist. De gjør dette slik at de kan klare hvor mange programmer de mottar, og så de kan gå videre med ansettelsesprosessen uten å legge til flere søkere gjennom hele prosessen.

For å opprettholde rettferdighet holder menneskelige avdelinger fast til sluttdato og tillater ikke ledere å vurdere sentlige søknader, med mindre alle sentlige søknader blir akseptert.

Det er ingen rettferdig grunn til å godta en sen søknad og ikke en annen hvis begge søkere setter inn søknader som oppfyller minimumskravene som er oppført på stillingen.

Programmer er vist

Når menneskelige ressurser vet at de har alle programmene organisasjonen vil vurdere, leser de hver søknad for å sikre at hver kandidat oppfyller minimumskravene som er angitt i stillingen.

For eksempel, hvis posteringen sa at den nye leien må ha en bachelorgrad, vil en personellspesialist fjerne fra vurderingen alle søknader der søkeren ikke viser ferdigstillelse av en bachelorgrad. Derfor er det viktig for søkere å sikre at de tydelig beskriver hvordan de møter kunnskap, ferdigheter og evner som kreves for jobben.

Liste over finalisten er kompilert

Når alle søknadene er blitt screenet for minimumskravene, jobber menneskelige ressurser og ansattssjef sammen for å lage en kort liste over finalister de ønsker å intervjue.Av hensyn til egenkapitalen er vedtakene basert på informasjonen i søknadene.

Intervjuer er planlagt

Human Resources-avdelingen eller ansattssjefen ringer til søkere som har oppnådd et intervju. Hvis en søker velger å trekke seg fra prosessen, kan organisasjonen beslutte å enten intervjue den neste mest kvalifiserte kandidaten som ikke oppnådde et intervju først eller fortsette prosessen med en mindre finalist. Avgjørelsen avhenger stort sett av hvor nær den neste mest kvalifiserte søkeren skulle bli valgt for den opprinnelige gruppen av finalister.

Nødvendige bakgrunns- og referansekontroller utføres

På dette punktet gjennomfører mange organisasjoner bakgrunns- og referansekontroller.

Det er ikke fornuftig å utføre disse kontrollene på alle søkerne fra både kostnads- og stabsperspektiv. Når finalistene er valgt, kan kontrollene utføres på den lille gruppen. Fordelen med å kjøre kontrollene på dette tidspunktet er at det ikke er lagt til noe forsinkelse dersom valgt finalist slår ned tilbudet. Noen organisasjoner venter til de er klare til å gjøre et tilbud før de kjører kontrollene, slik at de ikke pådrar kostnadene ved å kjøre sjekker på enkeltpersoner de ikke vil ansette.

Intervjuer gjennomføres

Grupper av finalister består vanligvis av tre til fem personer. Antall finalister som skal intervjues og hvor mange som skal gjennomføre intervjuene, bestemmer i stor grad hvor lenge intervjuprosessen vil ta. Hvis en håndfull finalister blir intervjuet og det bare er én intervjuer, kan det bare ta en uke å gjennomføre alle intervjuene.

Jo flere finalister og intervjuere, desto vanskeligere er det å imøtekomme planene for alle involverte.

Ny leie er valgt

Etter at intervjuene er gjennomført, bestemmer intervjueren eller intervjupanelet hvilken finalist som vil motta tilbudet samt rangordren til de andre finalistene dersom den valgte finalisten avslår tilbudet.

Jobbtilbudet er utvidet

Et tilbud er utvidet til den valgte finalisten. Dette gjøres vanligvis muntlig, slik at lønn og startdato forhandlinger kan skje raskt. Et brev som dokumenterer hva ansattssjef og valgt finalist enige om, sendes til den valgte finalisten for å formelt akseptere.

Jobbtilbud er akseptert

En valgt finalist anerkjenner formelt tilbudet om tilbudet muntlig eller skriftlig. Organisasjonen begynner papirarbeid som er nødvendig for å ansette den valgte finalisten på avtalt startdato.

Ikke valgte kandidater blir notert

Når organisasjonen og valgt finalist har avtalt arbeidsvilkårene, informerer organisasjonen alle de andre søkerne om at stillingen er fylt. Ikke mottar tilbakemelding fra en organisasjon motvirker ikke utvalgte søkere fra å søke om fremtidige jobber. Organisasjoner veier denne kostnaden mot tiden det tar å varsle alle søker om resultatene av ansettelsesprosessen. Noen organisasjoner velger å forlate søkere som venter på et svar som ikke kommer, men de fleste velger å ringe tilbake til alle kandidater og la dem få vite at prosessen er over.

Noen organisasjoner velger å kunngjøre kun kandidater som blir intervjuet. De fleste organisasjoner som gjør dette valget, sier så på alle stillinger eller på en nettside som inneholder informasjon om menneskelige ressurser for arbeidssøkere.