Trinn For å skape en tilskuddskalender

Hvis du er stipendiat, er livet ditt sannsynligvis gal med tidsfrister og regneark. Men det er en måte å gjøre det mye lettere.

Design en stipendskalkalender som holder deg fokusert, i tide og ansvarlig for alle detaljer.

En stipendskalender kan år etter år være et godt verktøy som bare hjelper deg med å gå etter finansiering som passer best for dine programmer, og hjelper deg med å holde deg godt ivaretatt med fondtakere.

Utvikle en tilskuddskalender i dag, og bygg et kart for fremtidig støtte til innsamlingsfond.

Å lage en omfattende stipendplan tar tid og kanskje litt kompulsivitet. Men et lite arbeid på forhånd vil spare deg for utallige timer og ressurser i løpet av året. Du kan til og med komme til å slappe av litt.

Her er noen enkle trinn for å komme i gang på bevilgningskalenderen din.

en. Velg en mal for søknadsforslagskalenderen din

Formatet du velger, avhenger av organisatoriske behov, team og individuell arbeidsstil. For mange organisasjoner fungerer et regneark, delt månedlig, ganske bra. Andre foretrekker den større detalj som prosjektstyringsprogramvaren gir.

Uansett formatet, bør hver tildelingskalender gi deg et øyeblikksbilde av måneden, frister, handlinger som trengs for å fullføre forslaget og statusen til søknaden. Du kan finne en sample grant calendar template her.

Tidsplanen din bør også inneholde en oppgaveavdeling. Du kan liste oppgaver direkte på kalenderen eller på en egen kategori. Hvis du jobber med stipend med andre mennesker, bruker du samarbeidsprogramvare som Google Dokumenter for å unngå duplisering og sikre at alle holder seg oppdatert.

2. Gjennomgå dine tidligere tilskudd

Se over tilskuddene dine fra i fjor. Bestem hvilke som du vil søke om igjen. Vurder:

• Hvor mye penger du mottok
• Hvor mye tid søknaden tok
• Og sannsynligheten for å motta finansiering igjen

Sørg for å gjennomgå alle bidragsretningslinjer årlig, da finansieringsprioriteringer endres.

3. Forskning og Vet nye tilskudd

Begynn med å finne alle tilskudd som du er kvalifisert for. Ikke kast bort tid på å søke om tilskudd som du aldri vil motta.

Vokt dere vet hvert nytt stipend som du tror kan fungere for ditt program. Tenk på fondsmannens prioriteringer, type og verdi av tilskudd gitt, og hvor mye arbeid hver søknad vil ta.

4. Vurder din veldedighetens offisielle kalender

Har du en stor pengeinnsamling som tar mye tid? Er en av dine ansatte planlegger en lengre ferie? Tenk på din veldedighets personals og tidsforpliktelser på månedlig basis. Hold disse begrensningene i bakhodet når du oppretter stipendplanleggerkalenderen din.

5. Fyll ut de harde tidsfristerne

Når du har bestemt hvilke tilskudd du vil søke om, fyll opp regnearket ditt med stipendene som har vanskelige tidsgrenser. Siden disse ikke endres, gir de et skjelett hvor du kan organisere resten av innleveringene.

6. Fyll inn de rullende fristerne

Når du har et bilde av det kommende året og har fylt ut de harde frister, er det på tide å passe inn i rullende frister. Hvis du søker om bedriftsprogrammer, plasser dem tidligere på året, da disse kildene kan gå tom for penger. Hvis du vet når en institusjon eller andre fondsmedlemmer vurderer søknad om tilskudd, kan du planlegge å sende inn søknadene dine godt før den tiden.

7. Fyll opp oppgaveseksjonen

Tenk på hver av oppgavene som trengs for å fullføre et forslag. Er dataene dine oppdatert? Trenger du å få intern godkjenning?

Tenk på hver av oppgavene. Deretter jobber du bakover med tidsfrister for hver handling. Etter at du har fullført oppgavetidslinjene, må du kanskje blande noen av dine rullende tidsfrister.

Oppgavelinjen er også et flott sted å ta notater på søknadsprosessen, inkludert samtaler du har hatt med funders, og erfaringer.

Du kan da referere til disse notatene det følgende året når du søker på nytt.

8. Vær realistisk

Det er bedre å søke om ti faste, relevante tilskudd enn å sende inn tjue ujevne applikasjoner.

Vær realistisk om hvor mye arbeid hver innsending vil ta, og hvor mye tid du har. La av tilskud som virker usannsynlig, eller som er utenfor omfanget av tjenestene dine.

9. Fortsett å forbedre

En stipendskalender er ikke et statisk dokument. Hvis du hører om nye finansieringsmuligheter, legg dem til. Hvis programmet eller finansieringsprioritene endres, endrer du tidsplanen. Kvalitetskalenderen din bør som minimum gjennomgåes årlig.

Sørg for å bygge inn tid til hvert år for å se på kalenderen din, reflektere over suksessene og planlegge strategien for det neste året.

Å lage en stipendskalender tar tid på forhånd, men når du har gjort det første arbeidet, er du godt på vei til en vellykket tildelingsstrategi.

Kerri Drumm hjelper ideelle organisasjoner med tilrettelegging, trening, organisasjonsutvikling og skriftlig støtte.