Ting du bør vurdere før du kjøper regnskapsprogramvare

Regnskapsprogramvare er et must for enhver liten bedrift for å holde oversikt over inntekter, utgifter, kundeinformasjon og annen finansiell data. Det er også et godt verktøy for beslutningsprosesser siden rettidige rapporter og budsjettanalyseringsverktøy som følger med de fleste regnskapsprogrammer, gir bedriftseiere en sjanse til å gå tilbake og ha en generell forståelse av selskapets økonomi. Men i et hav av programmer og programvare merker, hvordan velger du riktig regnskapsprogramvare for din småbedrift?

Hva du bør vurdere før du kjøper regnskapsprogramvare

Siden regnskapsmessig programvare er viktig for din småbedrift, er det viktig å sørge for at du gjør noen undersøkelser før du kjøper en bestemt type økonomisk styring eller regnskapsprogramvare. Ta en nærmere titt på bedriftens behov, slik at du kan måle de daglige funksjonskravene du trenger. Nedenfor er bare noen av tingene du kan gjøre og husk før du forplikter deg til å kjøpe regnskapsprogramvare.

en. Gjør en behovsanalyse

Før du bestemmer deg for et bestemt regnskapsprogram, bør du utføre en behovsanalyse for å vurdere funksjonene, funksjonene og rapportene som du trenger programmet til å gjøre. Ta deg tid til å tenke på hvilke regnskapstransaksjoner som er viktige for bedriften din, slik at du kan velge et program som kan håndtere dem effektivt. Eventuelle rapporter du må generere, kontrollerer det du trenger, eller integrasjon du vil ha med tredjepartsprogrammer, bør oppføres.

Denne behovsanalysen vil være grunnlaget for at du starter utvelgelsesprosessen.

2. Les Accounting Software Reviews

Lesing av andre kundeanmeldelser av produktet vil gi deg en bedre ide om hva du kjøper. Mange forbruker nettsteder som Amazon, har utallige vurderinger som diskuterer brukervennlighet, rapportering, support, operativsystem kompatibilitet og pris.

3. Finn hva som passer dine behov

De fleste små bedrifter kan bruke småbedriftsregnskapsprogramvare som QuickBooks rett utenfor boksen. De fleste leverandører oppretter rapporteringsfunksjoner og maler, slik at du enkelt kan opprette nesten hvilken som helst rapport du trenger. Det kan imidlertid hende du finner ut at du trenger bransjespesifikk programvare, for eksempel en ideell regnskapsmessig programvare, programvare for konstruksjonsregnskap eller salgspoeng for å oppfylle de unike regnskaps- og rapporteringsbehovene til din bransje.

4. Vurder brukervennlighet

Du eller dine ansatte må lære å bruke regnskapsprogramvaren du kjøper. Det er sannsynlig at du vil ha personalomsetning gjennom årene. Derfor bør du vurdere å velge en programvarepakke som ikke bare oppfyller dine behov, men det er lett å lære gitt tid og ressurser du kan forplikte deg til å trene ansatte om hvordan du bruker programvaren.Hvis du har få ressurser for å få ansatte til å kjøre på programmet når det er omsetning, kan du velge en enkel, brukervennlig regnskapsprogram som QuickBooks eller Peachtree, som kan være den rette veien til småbedrifter. Selv om det kan være bedre regnskapsprogrammer på markedet, vil småbedrifter ikke se fordelene med disse programmene dersom ansatte ikke vet hvordan de skal brukes riktig.

5. Tenk om støtte

Du må bestemme hvilken type støtte du vil ha for å hjelpe deg med å bruke produktet. De fleste leverandører tilbyr en hel serie med hjelpemuligheter tilgjengelig for deg - e-post, telefon og online support. Noen leverandører vil tilby gratis støtte hvis du kjøper programmet, mens de fleste vil tilby tekniske støtteplaner som du kan kjøpe i tillegg til regnskapsprogrammet. Du bør lese alle forum om andre brukere med kundesupport fra programvareleverandøren du velger fordi de ikke er alle skapt like. Enkelte leverandører av regnskapsmessige programvare gir tilstrekkelig støtte, mens andre ikke gjør det.

6. Vurder Scalability

Hvor mye vekst forventer du at virksomheten din skal vokse i løpet av kort-til-medietiden? Etter at du har gjort prognosene om bedriftens vekst, vil du da se hvordan skalerbar du trenger at regnskapsprogrammet ditt må være for å møte denne veksten.

Har du behov for regnskapsprogramvare for å kjøre på bærbare datamaskiner og skrivebord eller på mobile enheter? Trenger du regnskapsprogramvare som er i stand til å kjøre på et nettverk? Hvor dyrt er det å legge til flere brukere i regnskapsprogramvaren? Du vil vurdere disse spørsmålene, og hvis småbedriften din skal kjøre på et nettverk, er det en god ide å kontakte en IT-profesjonell for å sikre at regnskapsprogramvaren du velger, er kompatibel med maskinvaren din. En IT-profesjonell skal kunne sikre at du oppfyller maskinvare / programvarespesifikasjonene, samtidig som du gjør andre forslag til nettverksforbedringer som vil forbedre virksomheten din.

7. Trenger du dokumentbehandling?

Noen små bedrifter ønsker å operere i et papirløst miljø, mens andre er mer komfortable med å være litt gammeldags. Uansett hvilken prosess du velger, bør du sørge for at programvaren er utviklet for å tilfredsstille dine behov. For eksempel, hvis du vil ha et papirløst kontor, må du sjekke dokumentstyringsfunksjonene i regnskapsprogramvaren. Alternativt kan du kjøpe et tredjeparts dokumenthåndteringsverktøy, og du kan se om det finnes regnskapsprogrammer som integrerer med dokumentstyringssystemet ditt for å effektivisere arbeidsflytprosessene i bedriften din.

8. Kan du bruke Workflow Management?

Hvis du velger å operere i et papirløst kontormiljø, må du velge et regnskapsprogramvare som enten har innebygde arbeidsflytprosesser eller lar deg bygge dem for å møte forretningsprosessene dine. Siden du ikke vil ha fysiske papirkopier som flyter rundt kontoret din for gjennomgang og godkjenning, må du ha muligheten til å designe godkjenningsprosessene for enkle og komplekse oppgaver som tidsark, leverandør eller sjekk godkjenning.

9. Overvei datasikkerhetsbehov

Regnskapsdatasikkerhet er alltid viktig fordi du vil sørge for at din personlige opplysninger, din ansattes personlige opplysninger og kundens informasjon er beskyttet. Du kan imidlertid operere i en bransje, for eksempel helsevesenet, der du har flere krav til overholdelse som HIPPA. Straff for disse bruddene kan ødelegge virksomheten din, og oppnå så mye som $ 500 000 i noen tilfeller. Uansett hvilket nivå av sikkerhet du trenger, vil du være sikker på at designene er bygget inn i ditt regnskapsprogram eller at du kan sette inn de nødvendige sikkerhetsfunksjonene i en IT-plan for å møte disse behovene.