Må-kjenne prosjektledningsvilkår

Prosjektledelsesområdet, i likhet med alle andre fagområder, har et unikt vokabular fylt med akronymer og spesialiserte termer. Tre viktige begreper og begreper du må forstå inkluderer:

• Omfang
• Risiko
• Forutsetninger

Denne artikkelen gir en oversikt over disse tre viktige prosjektledningsbetingelsene og inneholder lenker og forslag til tilleggsavlesning.

Omfang

I prosjektledelse er omfanget grensen som definerer omfanget av et prosjekt.

Omfanget beskriver hva som skal leveres til kunden som et resultat av prosjektinitiativet.

Forstå omfanget gjør at prosjektleder og prosjektgruppe kan forstå hva som faller innenfor eller utenfor prosjektets grenser. Hvis noe er "ikke i omfang", er det ikke tatt med i planleggingsarbeidet til prosjektet. Aktiviteter som faller innenfor rammene av omfangsoppgaven anses å være "i omfang" og regnskapsføres i tidsplanen og budsjettet. Hvis en aktivitet faller utenfor grensene, anses den for å være utenfor rekkevidde og er ikke planlagt for.

Enten du er en prosjektleder eller en del av prosjektgruppen, vil du vurdere om noe er i omfang eller ute av bruk når du går videre.

For eksempel, tenk at en klient har bedt deg om å bygge et nettsted. Når du skisserer omfanget av prosjektet (eller angi grensene), angir du følgende elementer som anvendelsesområde:

• Nettstedsdesign og wireframe diagrammering
• Etablering av en test seng
• Koding til godkjent wireframe < Grafikkutvikling for nettstedets tema
• Testing og feilsøking før publisering av nettstedet

I løpet av prosjektet ber klienten deg om å ta med et videooversikt over selskapet. Videoen er ikke spesifisert i prosjektets omfang og er derfor utenfor rekkevidde.

Selv om du kan være glad for å gjøre videoarbeidet mot en ekstra kostnad, vil dette kreve en revisjon av omfanget og kostnads- og tidsberegningen for prosjektet.

I mangel av et klart og avtalt omfangsdokument kan problemet med videoen ha blitt omstridt mellom teamet ditt og kundens representanter. En klar omfangserklæring tillot deg å avdekke situasjonen og håndtere endring på en ordnet måte.

Så hvordan bestemmer du hva som er i eller utenfor omfanget? Du vil først skissere alle detaljene i prosjektet du kjenner, basert på diskusjoner med klienten eller prosjektets eier. Da vil du gjøre viktige forutsetninger som vil drive det som vurderes i eller utenfor omfanget.

Forutsetninger

På et tidspunkt i livet har du sikkert blitt fortalt, "Gjør aldri antagelser. "Det er imidlertid en daglig aktivitet å gjøre forutsetninger i prosjektledelsen.Forutsetninger hjelper deg med å definere omfang og risiko og finjustere estimatene for tid og pris. Selvfølgelig er det viktig å dokumentere og validere antagelsene dine.

Tenk på noe enkelt, for eksempel å lage en bok. La oss si at vennen din har en ide for en salongbok og har bedt deg om å administrere prosjektet. Hans første forespørsel er for et budsjett, slik at han kan sikre finansiering.

Når du definerer omfanget, er det klart at vennen din er usikker på mange detaljer, inkludert sidetall, bildeinnsetting, omslagsstil og vekten av papiret som skal brukes til sidene. Siden alle disse faktorene vil påvirke kostnad og produksjonskompleksitet, må du gjøre forutsetninger om spesifikasjonene og validere disse forutsetningene som akseptable eller uakseptable med vennen din.

Etter videre diskusjon, forteller din venn at han planlegger å inkludere 50 bilder i boken. Du kan basere antagelsen på de 50 bildene eller, forutsatt at dette tallet vil øke over tid, kan du anta at det vil være mellom 75-90 sider med bilder.

Du kan se hvordan antagelser direkte påvirker tidsplanen også. For eksempel, forestill deg at du leder et prosjekt på en park som innebærer å bygge et swingsett.

Når du setter opp prosjektet ditt, får du budsjettet og tildelte lagmedlemmer, hvorav en er ansvarlig for materialer. Når du oppretter timeplanen din, spør du personen som har ansvar for materialer når sementen skal ankomme. Denne personen svarer at han ikke er sikker på når sementen vil komme, men at han tror det vil være mellom 1. juni og 10. juni. Når du bygger opp omfanget og planleggingen, antar du at sementet kommer fram senest 10. juni. Eksempelet viser to fordeler for å gjøre antagelser.

Den første fordelen er at forutsetningen om å motta sementen senest 10. juni lar deg planlegge for aktiviteter som er avhengige av sementet som kommer. Den andre fordelen er at den gir den ansvarlige for materialer med en frist for å levere sementen, som han deretter kan overføre til sin leverandør. Det har utilsiktet satt opp en nøkkelfrist for prosjektet å gå videre.

Ved å gjøre forutsetninger settes benchmarks som ofte blir revidert under prosjektet for å hjelpe prosjektgruppen til å holde seg innenfor omfang, tid og innenfor budsjett. Men hva skjer når forutsetninger er feil? Det er her risikoen kommer inn i spill.

Risiko

Når du har bygget ditt omfang og identifisert antakelsene som ligger bak omfanget og estimatene, vil du begynne å vurdere risikoområder. Risiko er det samme i prosjektledelsen som det er i den virkelige verden; Det er en fare eller sjanse som kan skape skade. (Merk: Prosjektledelsesinstituttet og prosjektstyringsorganet for kunnskap-PMBOK gir detaljerte definisjoner av risiko og typer og identifiserer rammen for prosjektrisikostyring.)

Alle prosjekter inneholder risiko, og hvis du er prosjektleder eller prosjektleder , det er ikke bare ditt ansvar å forutse risiko, men det er også din jobb å kommunisere den potensielle effekten av disse risikoene for prosjektgruppen og forberede seg på å redusere risikoen.

Risiko kommer i ulike grader. Noen ganger kan risikoen bare bety at prosjektet vil kjøre litt annerledes eller ta en liten uventet sving. I noen tilfeller kan imidlertid risikoen føre til katastrofale resultater som setter prosjektet på hodet.

La oss bruke lekeplasssscenariet fra det ovennevnte sementeksemplet. En av risikoen er at sementen ikke kommer frem til antatt dato 10. juni. Hva er de potensielle effektene av denne risikoen? Alle etterfølgeraktivitetene som følger etter at sementen har blitt hellet, forsinkes som et resultat av dette problemet.

Risikoen kan også være positiv. Vurder effekten på prosjektet dersom sementet oppstår tidligere enn forventet. Selv om dette virker som et positivt utfall, skaper det fortsatt et problem for timing og sekvensering av alle de andre trinnene i prosjektet.

Prosjektledere arbeider med sine prosjektgrupper for å brainstorme og identifisere potensielle risikoer. De tar prosessen et skritt videre og ser på risikoenes potensielle alvorlighetsgrad og sannsynligheten for forekomst. Videre identifiserer de de personene som er best egnet til å identifisere når risikoen oppstår, og de utvikler enighet om risikoreduserende planer.

Mange bedrifter har detaljerte risikomaler de har utviklet seg over tid og fra erfaring med andre prosjekter. Noen bransjer har samlet risikoprofil som brukes som utgangspunkt for risikoanalyse. Mange næringer utfører også meget detaljert statistisk analyse for risikoplanlegging.

Bunnlinjen

Begrepet: omfang, antagelser og risiko er alle viktige i prosjektledelsens verden. Bruk denne artikkelen som utgangspunkt for å utforske disse og andre viktige prosjektledningsbetingelsene nærmere.