Slik sparer du tid på innkommende telefonsamtaler - Telefontips

Innkommende telefonsamtaler kan spise mye tid og redusere produktiviteten din alvorlig ved å trekke deg bort fra andre oppgaver. Men akkurat som det finnes måter å håndtere utgående telefonsamtaler på som forbedrer tidsstyringen, finnes det måter å håndtere innkommende telefonsamtaler for å redusere mengden tid du brenner opp med å snakke i telefonen - uten å være uhøflig til personen som heter du. Disse telefonsvarer tipsene vil hjelpe.

Telefontips for innkommende anrop

1) Svar telefonen med en riktig telefonshilsen.

For eksempel, når du svarer på telefonen, sier du noe som, "Cypress Technologies. Susan speaking. Hvordan kan jeg hjelpe deg?" Dette gjør det ikke bare mulig for den som ringer at de har nådd en bedrift, men legger på seg svaret på spørsmålet, og sparer tid på utforskende spørsmål som, "Er dette Cypress Technologies?", Og tomgangssjobb.

2) Tenk og prioritere når du snakker.

Behandles samtalen akkurat nå eller senere? Mange av telefonsamtalene som bedrifter mottar, er hurtige henvendelser som lett kan besvares, for eksempel, "Hvor sent er du åpen?" Men andre involverer mer komplekse og tidkrevende svar. Hvis det er tilfelle, fortelle den som ringer så, og spør når det ville være praktisk å ringe henne tilbake for å diskutere det.

3) Bruk teknikker som parafrasering og oppsummering for å holde telefonsamtaler på sporet.

Hvis du snakker til noen på telefonen som synes å ønske å snakke eller gå bort fra punktet, si noe som "Så det jeg hører deg å si er …" eller "Så viktige poeng er … "eller" Er (sett inn sammendrag) et rettferdig sammendrag av hva du sa? " Det er vanskelig å være chatty med noen som nekter å chatte.

4) Bli vant til å lukke hver innkommende telefonsamtale med et sammendrag av hva du og den som ringer har avtalt å ta.

Dette vil bare ta sekunder i de fleste tilfeller, men det kan spare mye tid ved å unngå feil og behovet for å dobbeltsjekke. For eksempel, etter en samtale der du arrangerte et møte med en klient, kan du si "Godt."

Jeg møter med deg på kontoret din på (sett inn sted ) klokken 10 i morgen, og vi går over prøvene sammen. "

5) Hold en meldingsblokk og skriveverktøy av alle telefonene, slik at du kan skrive ned detaljer under samtalen.

Dette er ikke bare god tidshåndtering på den tiden, noe som bidrar til å holde deg fokusert på samtalen, men en hjelp til tidshåndtering senere hvis du trenger å finne og / eller gjennomgå detaljene i en bestemt samtale.

6) Gi dine kunder og kunder e-postalternativet.

Mange av dem vil bruke e-post for å kontakte deg i stedet for å ringe om de vet hva e-postadressen din er.Sørg for at bedriftens e-postadresse er fremtredende på visittkortene dine og på nettstedet ditt, hvis du har en. Hvis du har sine e-postadresser, send e-post til dine nåværende kunder og kunder, nevne e-postalternativet og presentere det som en måte å forbedre kommunikasjonen på.

7) Bruk teknologi til å håndtere tiden du bruker til å svare på telefonen.

Som minimum bør bedriften din ha en telefonsvarer og telefonsvarer. Sett opp disse med passende forretningsskript, og bruk dem til å svare på telefonen for deg når du er ute av kontoret eller trenger å jobbe med noe uavbrutt. Deretter planlegger du tid til å svare på disse telefonmeldingene hver dag.

Når det gjelder tidsstyring, får du verdifull tid ved å gruppere telefonsamtaler sammen.

8) Hvis du kjører en hjemmebasert virksomhet, får du en egen bedriftstelefon eller -linje.

Du må ha en andre "business-only" telefon med sin egen telefonsvarer og / eller telefonsvarer. Ikke bare er dette mer profesjonelt, men det vil spare deg for den tiden det tar å wade gjennom meldinger og bestemme hvilke som er forretningsrelaterte.

9) Det er alltid best å få en person til å svare på telefonen.

Hvis du har en maskinopphenting eller verre, er et automatisert interaktiv talespons (IVR) -system en ekte avstand som vil koste deg forretninger når folk ikke bry seg om å legge igjen meldinger eller ringe tilbake. Hvis du svarer på innkommende telefonsamtaler, tar du for mye tid i løpet av dagen, bør du vurdere å ansette en resepsjonist eller en profesjonell telefonsvarer for å svare på telefonen for deg.

Kostnaden ved å ha noen andre gjør det, kan mer enn kompenseres av økningen i produktiviteten og bedre salg.

10) Hold et skriftlig skript av vanlige spørsmål (og svar) som er lagt ut av telefonen din.

Det sparer deg og dine ansatte tid hvis de ikke trenger å søke etter svar eller tenke på hvordan du svarer på en bestemt forespørsel når du svarer på telefonen.

Telefon Tips Sammendrag

Husk at telefonen skal være et forretningsverktøy, ikke en påtrengende tidsavbrudd som regulerer arbeidsdagen din. Håndtering av innkommende telefonsamtaler i henhold til disse tipsene for tidsstyring vil hjelpe deg med å styre tiden din, forbedre produktiviteten og sette telefonen tilbake på riktig sted. Dette hjelper deg å drive virksomheten din i stedet for å kjøre deg.