Slik sparer du tid på utgående anrop

Telefonstyring er viktig fordi telefonen fortsatt er det primære kommunikasjonsverktøyet for de fleste små bedrifter. Men mye av tiden som bedrifter bruker med telefonen, er sløsing med tid. I stedet for å kommunisere med de menneskene vi ønsker å kommunisere med når vi utfører samtaler, friterer vi bort tid til å snakke med andre mennesker eller maskiner, og spiller uendelige runder med telefonmerker.

Men hva om vi bare kunne ringe og snakke med folkene vi ønsket å snakke med, si hva vi ønsket å si og fortsette?

Tenk på hvor mye mer produktiv vi kunne være og hvor mye tid vi måtte gjøre andre ting.

Vel, vi kan - og alt som trengs er en liten forberedelse på forhånd.

Tidsstyring Telefontips for utgående anrop

1) Uansett om de er leverandører, faste kunder eller entreprenører, kaller mange av oss de samme personene flere ganger. Hold kontaktinformasjonen oppdatert med tidsbesparende detaljer, slik at du ikke kaster bort tid på å prøve å nå ut til folk som ikke er tilgjengelige.

For eksempel, hvis du vet at en bestemt person du vil nå tar en lunsj fra 1 til 2 s. m. hver dag, hvorfor kaste bort tiden min å prøve å ringe henne i løpet av denne tiden?

2) Programmere tallene for de du ringer regelmessig inn i telefonen din. Jeg er overrasket over folk som ikke gjør dette, da tiden du sparer når du ikke ser opp tall og stikker dem inn, er like fantastisk.

3) Planlegg dine utgående anrop. Før du ringer, må du skrive hovedmålene for samtalen og de viktigste punktene du vil dekke.

Dette vil hjelpe deg med å holde deg til det punktet du er på telefonen og sørge for at du dekker alt du vil dekke, sparer tid under samtalen og unngår å ringe igjen fordi du har glemt noe. Se 11 Cold Calling Techniques for vellykket salg for å forberede et åpningsskript som vil hjelpe deg med å holde deg på emnet.

4) Hvis du ringer til noen som er kommet inn i kontaktdatabasen din, har all informasjon om personen du ringer foran deg når du ringer. Enten du bruker en stasjonær datamaskin, en mobilenhet eller en Rolodex, er dette et flott minnehjelp under samtalen. I tillegg, hvis du ikke trenger å slå opp noe som navnet på klientens ektemann, har du muligheten til å lage notater under samtalen, og sparer enda mer tid.

5) Selvfølgelig, hvis du vil lage notater under en samtale (eller gjøre noe annet mens du snakker i telefonen), er en god høyttalertelefon eller hodetelefoner avgjørende. Å frigjøre hendene dine kan frigjøre mye tid.

6) Hvis du kommer til noen telefonsvarer eller telefonsvarer, legger du ut en komplett melding som gir telefonnummeret ditt to ganger og angir årsaken til at du ringer .For eksempel, "Dette er Susan Ward på (telefonnummer). Jeg ringer for å diskutere estimatet for prosjektet ditt. Du kan nå meg på (telefonnummer) i ettermiddag." Angir nummeret ditt to ganger, gir mottakeren av meldingen er en mye bedre sjanse for å få det riktig og få det skrevet ned uten å spille igjen meldingen.

7) Ikke gi inn telefonsvingninger

. Når du prøver å nå noen, og du ikke har det, er det fristende å ringe tilbake - kanskje hver halve time! Men hvis du har gitt en skikkelig beskjed, er det ikke nødvendig å kaste bort tiden din forlater gjentatte meldinger (og fylle opp telefonsvareren eller telefonsvareren). Gi personen du ringer en rimelig tid til å ringe tilbake, for eksempel til neste virkedag.

8) Planlegg telefonsamtaler og lag dem alle sammen i en enkelt blokk, om mulig.

De fleste av oss er ikke så gode i multitasking og mister stor produktivitet når vi blar frem og tilbake fra en oppgave til en annen. Så hvis du har et dusin samtaler for å gjøre på en bestemt dag, er det mer effektivt å gjøre dem alle på en time enn å gjøre en eller to, og deretter foreta ytterligere tre samtaler en time senere, og ytterligere to 45 minutter etter det. 9) Bestill dine utgående telefonsamtaler, hvis det er mulig.

Hvis det ikke kommer til å være et raskt anrop, kan du fortelle deg hvorfor du ringer, og spør henne om det er en praktisk tid å snakke, eller hvis du foretrekker å bestille en tid å diskutere det. Så ordne at du vil ringe henne på den tiden. Dette kan ikke bare spare tid på stedet, men spare tid når du ringer personen tilbake, fordi du vil være forberedt på å diskutere problemet du opprinnelig ringte om.

10) Hvis det er mulig, foretar du utgående telefonsamtaler i "prime time".

Forskning har vist at flere mennesker er på kontorer tidlig om morgenen og kan nås mellom 8 a. m. og 11 a. m. Ønsker du flere tips for håndtering av telefonsamtaler? Deretter vil du lese ledsagerstykket til denne artikkelen, Time Management Tips for innkommende telefonsamtaler.

Du vil kanskje også lese:

Slik sparer du tid og får mer tid til ditt travle liv

11 Time Management Tips som fungerer