Hvordan du kan trekke ubetalte ansattes utgifter

Det kan virke urettferdig at du må bruke penger for å tjene penger, spesielt når du ikke er selvstendig næringsdrivende. Internal Revenue Service er enig med deg, i det minste til en viss grad. Ansatte som pådra seg arbeidsrelaterte utgifter kan potensielt trekke fra seg kostnadene på deres føderale selvangivelser - bortsett fra, selvfølgelig, det er aldri så lett når det gjelder føderale skatter.

Det er en produktiv fradrag

Arbeidsrelaterte utgifter faller inn i kategorien av diverse fradrag.

Dette betyr at du må spesifisere på selvangivelsen for å hevde dem, så du må gå gjennom alle opptegnelsene, beregningene og det andre tediumet som elementering innebærer. Det vil ta lengre tid å forberede din avkastning, og hvis du ansetter noen til å forberede den til deg, vil det mest sannsynlig koste deg mer. Dette er ikke ment å motvirke deg, men sørg for at du har tilstrekkelige ubetalte ansattes utgifter som du fremdeles kommer fremover når du regner med hva det vil koste deg i tid og penger for å kreve dem.

Det betyr også at du ikke kan kreve standardavdrag for innleveringsstatus. Hvis summen av alle dine spesifiserte fradrag ikke overskrider standardavdraget du har rett til, er det vanligvis ikke i din beste interesse å spesifisere - du vil faktisk ende opp med å betale mer i skattepenger. Så mens det kan være gledelig å bruke disse utgiftene for å barbere en smidgen av din skatteforpliktelse, kan du kanskje bedre å spørre arbeidsgiveren om å refundere deg for det du brukte i stedet.

Kvalifisering for ansattes forretningsutgifter Fradrag

"Urealisert" er nøkkelordet her. Pass på at arbeidsgiveren ikke har betalt deg tilbake for det du brukte. Han ga deg ikke et forskudd mot disse kostnadene eller en godtgjørelse til å betale for dem. Hvis noen av disse omstendighetene gjelder, kan du ikke kreve fradraget.

Hvis du måtte gi din arbeidsgiver en regnskap, og forklare nøyaktig hva pengene ble brukt på, var det mest sannsynlig et forskudd eller en godtgjørelse, spesielt hvis du måtte returnere noen penger som var igjen. Disse utgiftene er ikke bare fradragsberettigede, men pengene du får, kan dukke opp i boks 12 i W-2 som inntekt som du må betale skatt på. Flere kriterier må imidlertid oppfylles, før disse pengene belastes deg som inntekt.

En annen regel sier at de tingene du bruker penger på, må være vanlige og nødvendige virksomhetsutgifter til arbeidsgiveren. "Vanlig" betyr at de fleste i din arbeidslinje - eller deres arbeidsgivere - også bruker penger på samme sak. " Nødvendig "betyr at kjøpet eller utgiften var mer eller mindre integrert for å drive virksomhet. For eksempel vil det ikke bli ansett som vanlig eller nødvendig for en scenepresentant å kjøpe et verktøysett, mens en scenhånd kan være nødvendig for å få en til å reparere problemer på settet.

Typer av ansattes forretningsutgifter som kan trekkes fra

Ansatte kan pådra seg et stort utvalg av utgifter knyttet til jobbene sine, men disse fem brede kategoriene av fradragsberettigede arbeidskostnader kreves ofte:

Kjøretøyutgifter: Disse inkluderer kostnader knyttet til bruk av ditt personlige kjøretøy av arbeidsrelaterte årsaker. Du kan enten trekke ut en del av de faktiske kjørekostnadene dine basert på arbeidsmessig kjørelengde, eller du kan bruke standard kjørelengde som fastsatt av IRS hvert år. Prisen er 53. 5 cent per kilometer fra 2017. Tillatte mil er begrenset til å komme fra en arbeidsplass til en annen, besøke kunder eller kunder, går til et forretningsmøte vekk fra din vanlige arbeidsplass, eller kommer fra hjemmet ditt til en midlertidig arbeidsplass når du har en eller flere vanlige arbeidsplasser. Pendling er ikke inkludert. IRS-publikasjon 463, kapittel 4 gir en detaljert forklaring av disse reglene.
Parkering, tolls og lokale transportkostnader: Disse er skilt fra kjøretøyutgifter som drivstoff, olje, forsikring og vedlikehold. De inkluderer de andre kostnadene for reise som parkering, bompenger, busspris eller togbillett. Og igjen er visse utgifter ugyldig. Hvis du må betale for å parkere kjøretøyet på arbeidsplassen din, er dette ikke fradragsberettiget. Så lenge du kjører for forretningsformål og ikke for pendling, kan disse kostnadene trekkes fra.
Reiseutgifter: Disse inkluderer kostnaden for hotell, flybillett, leiebil og lignende utgifter hvis du må reise bort fra hjemmet ditt minst en natt.
Kostnader for måltider og underholdning: Hvis du har et måltid med eller underholdende kunder, kunder, forretningsforbindelser eller ansatte, er disse kostnadene fradragsberettiget dersom de er direkte relatert til og forbundet med å drive virksomhet. "Direkte relatert" betyr at formålet med samlingen var å drive virksomhet, at du faktisk hadde engasjert seg i virksomheten, og at du - eller nærmere bestemt din arbeidsgiver - hadde all grunn til å tro at hendelsen ville resultere i inntekt. Vanligvis er bare halvparten av kostnaden for mat og underholdning skattemessig, men det er noen unntak fra denne regelen. Du finner dem i kapittel 2 i publikasjon 463.
Andre virksomhetsutgifter: Disse inkluderer eventuelle utgifter som ikke er inkludert i de ovennevnte kategoriene, for eksempel kostnaden for visittkort, abonnement på handels- og forretningspublikasjoner, hjemmekontorutgifter, forretningsgaver og arbeidsrelatert utdanning. De kan også inkludere verktøy eller utstyr som kan være nødvendige for å gjøre jobben din.

Slik setter du ut lønnsomkostnader for ansatte

Påkrevd ansattes forretningsutgifter begynner med å fylle ut skjema 2106 for å finne ut det totale beløpet av fradraget du har rett til. Hvis du vil trekke ut de faktiske kjøretøyutgiftene dine, kan du beregne fradrag basert på kilometerene du kjørte ved å fullføre side 2 i dette skjemaet. Den kortere Form 2106-EZ kan brukes hvis du vil kreve standard kjørelengde i stedet for faktiske kjøretøyutgifter.

Du kan da legge inn fradraget du har beregnet på linje 21 i Planlegg A, skjemaet du må bruke til å spesifisere fradrag. Skriv inn summen av alle dine spesifiserte fradrag bestemt etter at du har fullført Schedule A - på linje 40 i skjema 1040 i stedet for standardavdraget du ellers ville ha rett til.

Andre spesifiserte fradrag inkluderer kostnader som uforsikrede medisinske og dentalutgifter, helseforsikringspremier i noen tilfeller, boliglånsrenter og veldedige bidrag. Igjen, når du har fullført Schedule A, bør summen av alle disse fradragene overstige mengden av standardavdrag du har krav på.

AGI-begrensningen

Alle diverse fradrag reduseres med 2 prosent av din justerte bruttoinntekt eller AGI. Hva som igjen er, er beløpet du kan kreve som et fradrag, og angi på Schedule A. Hvis AGI-en din er $ 80 000, kan du bare kreve et fradrag for mengden av dine totale diverse utgifter som overstiger $ 1, 600 eller 2 prosent av $ 80, 000. Hvis du har $ 1, 800 i utgifter, får du $ 200 fradrag. Hvis dine diverse utgifter ikke legger opp til 2 prosent av AGI, kvalifiserer de seg ikke for fradrag i det hele tatt.

Registrering

Forutsatt at du oppfyller alle disse reglene, og du vil trekke ut arbeidsrelaterte utgifter, kan IRS forvente at du kan underbygge dem. Du trenger bevis for hver utgift du påstår å vise beskrivelsen av hva du brukte penger på, beløpet, forretningsformål og forhold, og datoen og stedet hvor kostnadene oppstod. Du vil kanskje beholde en løpende fil gjennom hele året for å holde alle dine kvitteringer, eller gjøre det til et poeng å skanne dem inn i smarttelefonen din eller laptop med jevne mellomrom. Ikke bare vil dette gjøre beregninger enklere på skatte tid, men du har beviset for hånden hvis IRS noensinne ber deg om å produsere den.