Hva er en faktura og hva inkluderer den?

Hva er en faktura?

En faktura, noen ganger kalt en salgsfaktura, er en regning sendt av en leverandør av et produkt eller en tjeneste til kjøperen. Fakturaen etablerer en forpliktelse fra kjøperen til å betale, opprette en kundefordring. Fakturaen er med andre ord en skriftlig verifisering av avtalen mellom kjøper og selger av varene eller tjenestene.

Fakturaer er en viktig del av bedriftens bokføring og regnskapsregistreringssystem fordi de registrerer salgstransaksjoner.

Hva inkluderer en faktura?

De vanlige avsnittene i en faktura inkluderer:

• Dato at fakturaen ble opprettet. Ikke glem dette! Datoen for fakturaen starter klokken tikkende på kunden. Hvis du har vilkår (en frist for betaling), vil du inkludere datoen slik at alle vet når betalingen skal betales.
• Navn og adresser av kunde og leverandør. Hvis du lager fakturaen i regnskapsmessig programvare, trenger du kanskje kun e-postadressen til kunden, men det er fortsatt en god ide å samle inn og inkludere den fysiske adressen, dersom du trenger å sende et ekte brev eller et dokument.
• Kontaktnavn av enkeltpersoner på de to bedriftene (eller bedrift og individ). Det er en god kunderelasjonsregel for å sikre at du staver navnene riktig.
• Beskrivelse av varer kjøpt , enten produkter eller tjenester, inkludert priser og mengder. Ofte vil du ha standard varebeskrivelser og lagernumre. Men vær så spesifikk og detaljert som mulig når du lager fakturaen. Dette unngår forvirring og "jeg visste ikke" problemer.

• Betalingsbetingelser. For eksempel kan leverandøren angi "netto 30 dager", noe som betyr at hele beløpet forfaller innen 30 dager.

Slik fakturerer du en kunde

Du kan bruke online business accounting programvare, eller kanskje bruker du en fortrykt faktura som du vil fullføre. Prosessen fungerer på samme måte for begge faktureringsprosesser.

Du vil kun utarbeide en faktura etter at du har levert eller levert produktet eller tjenesten til kunden.

• Begynn med identifisering av kunden . I enkelte tilfeller kan du også identifisere en underkund eller jobb i den kundens fil.
• Inkluder tidligere dokumentnumre knyttet til dette salget, inkludert eventuelle kjøpsordre eller salgsavtale eller estimat.
• Identifiser elementene som er solgt og levert . Vanligvis vil du inkludere navnet på produktet eller tjenesten, antall (eller tid, for tjenester) og pris (per vare eller per time). Hvis du bruker online programvare, beregnes summen for hvert element. Dette er stedet du kanskje trenger for å klassifisere et element som "på nytt."
• Hvert element får sin egen linje, og summen av alle linjene er lagt til.
• Deretter vil du inkludere informasjon som noen innskudd allerede gjort av kunden, eller eventuelle rabatter < brukes på denne fakturaen. Du vil kanskje tilby kundene forskjellige betalingsmåter, muligens gi rabatt for å betale kontant.
• Inkluder
• fraktvilkårene for produkter som sendes. Det finnes to typer : FOB-fraktpunkt eller FOB-destinasjon. (FOB står for "gratis ombord".) Hvis vilkårene er FOB-fraktpunkt, betaler avsenderen (det er selgeren) frakten. Hvis vilkårene er FOB-mål, betaler kjøperen frakten . Det er også en god ide å merke seg om kunden plukker opp varen eller elementene, hvis det er spørsmål om varen som mottas. Inkluder
• salgsbetingelsene. Det vil si når Vil du ha kjøperen å betale og vil du gi rabatt for tidlig betaling? Vilkårene er uttrykt som denne 2/10 Netto / 30. Det betyr at du vil gi 2% rabatt hvis du betaler Mente er mottatt innen 10 dager, og hele saldoen forfaller innen 30 dager. Fakturaer kan sendes eller sendes til e-post eller fakses til en kunde.

Når en kunde betaler, skal fakturanummer noteres på kvitteringen og matches med kvitteringen i regnskapsprogramvaren, så det er klart at fakturaen er betalt. Betalingen tar det utestående beløpet ut av din kundefordringskonto.

Fakturaer mot innkjøpsordre

Fakturaer er noen ganger forvekslet med innkjøpsordrer. Innkjøpsordrer (PO) er før transaksjonen, og fakturaer er etter transaksjonen. Innkjøpsordrer registrerer en bestilling fra en kunde til en leverandør eller leverandør. En faktura registrerer derimot kvitteringen for produktet eller tjenesten og, som nevnt ovenfor

Noen eksempler på fakturaer

Susan Ward, Small Business Canada Expert, har en samplingsfaktura , som inkluderer kanadisk informasjon, men det vil gi deg en ide om hva en faktura inneholder . Allena Tapia, Freelance Writing Expert, har trinnvise instruksjoner for å skape en faktura.