Den beste måten å tilbakebetale ansatte for deres kjørelengde

Hva er den beste måten å tilbakebetale arbeidstakere for kjørelengde for kjøring av sine virksomheter? Jeg diskuterte dette spørsmålet med Craig Powell, administrerende direktør i Motus, Motus tilbyr en fordringshåndterings- og refusjonsplattform som sikrer rettferdige og nøyaktige refusjoner for mobile ansatte.

Hva er alternativene for å sette opp et kjøreanlegg for min bedrift?

Selskapets arbeidsstyrker blir stadig mer mobile, og flere ansatte kjører daglig.

Du har to alternativer for virksomheten din: et flåteprogram for eide biler, eller et refusjonsprogram for ansatte som kjører egne biler.

Et flåteprogram (selskaps eide biler) er et attraktivt alternativ for arbeidsgivere som trenger å levere transport til spesifikke funksjoner, som for eksempel lastebiler, varebiler, lastebiler eller de med andre utstyrskrav. Flåteprogrammet gir din virksomhet kontroll og oversikt over ting som forsikring og vedlikehold av kjøretøy og muligheten til å velge kjøretøyets funksjoner som selskapet finner viktig. Disse inkluderer funksjoner som corporate branding, sikkerhetselementer og telematikk for å få 24/7 innsikt i hvor kjøretøyene er plassert og blir drevet.

->

A refusjonsprogram for ansatte som kjører egne biler, brukes av selskaper som ikke krever spesialkjøretøy eller lastebiler til sine ansatte, for eksempel salgs- og servicevirksomhet.

Tilbakebetaling gir fleksibilitet og valg for arbeidstakere, krever mindre intern administrasjon, og krever ikke forhåndskostnader eller drenering av kapital.

Hva er viktig for å bestemme hvilket system du skal bruke?

Uansett modell - flåte eller refusjon - må du refundere ansatte riktig for forretningsbruk knyttet til deres kjøretøy, eller møte konsekvensene, for eksempel dyre IRS-revisjoner, eller verre, class-action søksmål.

For et flåteprogram, , spør deg selv det primære formålet med programmet - som en ansatt perk (fordel) eller å sørge for dine forretningsbehov. Hvis ditt primære mål er å gi et forretningsverktøy, bør det tillate deg å redusere kostnadene ved flåten ved å gjenopprette kostnadene knyttet til de ansattees personlige bruk av kjøretøy.

Med et refusjonsprogram, kan du velge enten en flatbilgodtgjørelse, cents per mile program eller standard IRS kjørelengde for å refundere sine arbeidere. Men alle tre av disse alternativene kan føre til at selskaper mister tusenvis av dollar per ansatt hvert år fordi de ikke nøyaktig tar hensyn til hver enkelt sjåførs kostnader, for eksempel varierende gasspriser og antall kjørte kilometer.

Hva er FAVR, og hvorfor er det det beste alternativet for kjørelønn?

FAVR er en IRS-inntektsprosedyre som refunderer ansatte skattefrie for faste og variable kostnader knyttet til kjøring for virksomhet. Faste kostnader kan omfatte forsikrings-, lisens- og registreringsavgifter, mens variable kostnader inkluderer drivstoff og vedlikehold.

FAVR er den mest nøyaktige refusjonsløsningen fordi den gir en tilpasset godtgjørelse til hver mobilansatt, basert på personens lokale kostnader og kjørelengde, som kan variere fra måned til måned.

Men nøyaktig opptak av alle faste og variable kostnader kan være komplisert å administrere - det er derfor de fleste arbeidsgivere ikke bruker det.

Mange arbeidsgivere velger i stedet for enklere flatbilgodtgjørelser som en "one size fits all" tilnærming ($ 500 per måned per ansatt, for eksempel). Men denne metoden tar ikke hensyn til det faktum at ingen to forretningsreiser er de samme, slik at ingen to ansatte skal tilbakebetales i samme beløp. En cents per mile program refusjon er rettferdig, men fortsatt ikke nøyaktig.

Hvorfor IRS standard kjørelengde er ikke det beste alternativet?

De fleste bedrifter bruker IRS-kjørekursen til å beregne hva hver enkelt ansatt skal betales tilbake. Men IRS-prisen er ikke en nødvendig refusjonsrate fordi den er basert på de nasjonale gjennomsnittskostnadene for å drive et kjøretøy i løpet av forrige år.

IRS-kursen er et punkt-i-tid gjennomsnitt av kostnader ved bruk av tidligere års data, ikke en faktisk refusjonsrate. Ansatte kan bruke mer på reise enn de blir refundert, eller de kan bli overbetalt hvis gassprisene har falt - og det vil ikke bli gjort noen justeringer i det de blir betalt fordi det var basert på fjorårets tall.

Hva får de fleste bedrifter feil når det gjelder flate bilgodtgjørelser mot refusjon?

Flatbilgodtgjørelser er ikke rettferdige når det gjelder å refundere ansatte som bor på forskjellige steder. For eksempel kan en ansatt leve i et område hvor gassprisene er 12 cent billigere enn prisene i neste by over hvor en annen ansatt bor. Også de faste kostnadene for forretningsreiser, for eksempel prisen på bilforsikringspremier og skatter, varierer betydelig på plass.

Andre kjørekostnader varierer også. For eksempel varierer bilforsikringspremiene sterkt fra staten, fra $ 825 i Charlotte, North Carolina til $ 3, 150 i Detroit, Michigan. Skatt for samme $ 21 000 sedan koster $ 249 i Nevada, men kan koste så mye som $ 1, 689 i Rhode Island. Årlige reparasjonskostnader er ikke de samme i alle stater, heller, i gjennomsnitt 393 dollar i New Jersey, men bare 270 dollar i Vermont. Å betale samme flatrate til ansatte som bor på forskjellige steder, ignorerer disse avvikene helt.

Fordi bilgodtgjørelser behandles som kompensasjon, er de også skattepliktig til både arbeidsgiveren som betaler FICA-avgifter (Sosial sikkerhet og Medicare skatt), og den ansatte som betaler både FICA og inntektsskatt. Dette innebærer at selskapet betaler beløpet for bilgodtgjørelse pluss det tilknyttede FICA-skattemessige innskudd, mens arbeidstaker tar hjem beløpet for bilgodtgjørelse, mindre inntektsskatt og deres FICA-bidrag.I en skattefri refusjonsmodell som FAVR, tar arbeidstaker "hjemme" nøyaktig det beløpet som arbeidsgiveren refunderer.

Hvilke feil gjør selskapene i lading for personlig bruk av en bilpark?

Noen arbeidsgivere tillater sine ansatte å bruke selskaps-eide flåtebiler som en fordel for deres personlige kjørebruk. Men du vil bli overrasket over hvor mange bedrifter ikke skjønner at denne personlige bruken er skattepliktig til den ansatte. Bedrifter har heller ikke en god måte å beregne hvor mye sjåføren skal belastes for denne skatteplikten.

Ofte betaler organisasjoner bare et flatt beløp for å dekke personlig bruk på tvers av alle driverne, uansett hvor mange personlige mil de kjører. Dette kan fungere som en stor økonomisk fordel for ansatte som bruker flåtekjøretøy ganske mye for personlig bruk. Men ansatte som kjører flåtebiler strengt for forretningsbruk og beholder egne biler til personlig bruk utenfor arbeidsforhold, kan være urettferdig overladet.

Hva skjer hvis en bedrift ikke refunderer sine ansatte nøyaktig?

Ukorrekt tilbakebetaling av arbeidstakere til forretningsrelaterte kjørekostnader koster mange selskaper tusenvis av dollar hvert år (omtrent $ 3 000 dollar per ansatt hvert år, beregnet av Motus). Dette er imidlertid ingenting sammenlignet med kostnadene for klagehandlinger. De siste årene har arbeidstakere med suksess saksøkt sine arbeidsgivere for så mye som $ 7 millioner dollar for å kompensere for ulønnsomme refusjonspraksis. I delstaten California er disse rettssakene raskt blitt regelen, ikke unntaket, fordi California Labor Code-delen 2802 er spesielt streng.

California-koden sikrer at "En arbeidsgiver skal skaffe seg [sinne] sin ansatte for alle nødvendige utgifter eller tap som påhviler den ansatte i direkte konsekvens av utførelsen av hans eller hennes oppgaver. " Dette ble ofte tolket av arbeidsgivere som å være begrenset til kostnadene ved utstyr eller verktøy som brukes på jobben, men brukes nå mer og mer i kilometertilskuddssaker (Radio Shack og Toys" R "Us eksempel).

Fleetprogrammer kommer også med sitt eget sett med utfordringer når det gjelder å laste tilbake ansatte for personlig bruk av disse kjøretøyene. Personlig bruk av selskapets kjøretøy må dokumenteres på riktig måte, og ansatte blir belastet tilbake til personlig bruk. Underrapportert personlig kjørelengde setter selskapene i fare for kostbare IRS-revisjoner og kan koste selskapet i savnede tilbakebetalinger.

Hva er noen ressurser som kan hjelpe min bedrift?

Virksomheten din kan bruke den samme teknologien som gir den nye digitale arbeidsplassen mulighet til å spore sine kjørelengdeutgifter. Her er noen eksempler:

• GPS-aktiverte smarte enheter for å samle og lagre ansattes forretningsreiserinformasjon
• Mobilapper for å automatisere ansattes kjørelengdesporing og nøyaktig redegjøre for hver ansattes eksakte virksomhet, pendle og personlig miles.

Med de riktige mobilapplikasjonene og programvareplattformen kan du eliminere manuelle oppgaver for drivere for å øke produktiviteten, redusere kostnadene og sikre IRS-overholdelse - alt samtidig som du får innsikt i kjøreadferd og mobil arbeidskraft effektivitet.