3 Vanlige hendelsesoperasjoner feil å unngå

Bortsett fra ren opplevelse, er den beste måten å arrangere en evenement på, en enda bedre arrangementplanlegger ved å delta på en annen funksjon som gjest. De fleste begivenhetsplanleggerne bruker varigheten av et arrangement som koordinerer bak-scenene, men det kan være godt å øyne å oppleve en begivenhet gjennom øynene til en gjest.

Å være gjest, i stedet for hendelsesplanleggeren, gir deg muligheten til å observere en aktivitetspersonell i handling, et perspektiv hvor det ofte er lettere å merke hva som fungerer bra - og hva som ikke gjør det.

Her er tre feil du vil se på dårlig administrerte hendelser, sammen med tips for å unngå slike feil på hendelsene dine.

Manglende registreringstabell

Når gjestene går opp til en registreringstabell, bør arrangementspersonalet være innbydende og klar til å hjelpe gjestene - uansett hva situasjonen er.

Det er ikke serviceorientert eller til og med høflig å anta at noen som går opp til registreringstabellen, ikke hører til arrangementet. Likevel er dette akkurat det som kan skje hvis personalet ikke er ordentlig forberedt eller informert. Påminn hendelsespersonalet om at en registreringstabell representerer bildet av verten og organisasjonen bak hendelsen. Personalet bør hilse på alle gjestene på registreringsbordet og spørre om de er der for å logge inn for arrangementet etter hendelsen eller vertsnavnet. Hvis en feil har blitt gjort, vil de fleste gjester selvkorrigere og unnskylde seg. Hvis ikke, bør personalet få instruksjoner om hvordan du best kan komme i gang med situasjonen.

Godhet går langt i hendelsesoperasjoner.

Messy Event Setup

På de fleste steder rydder rengjøring av et rom for hendelser og bankettoperatører, og fullfører oppsettet. Hvis bankettoperasjoner slipper et glass og ikke rydder opp skjellene, forblir skjærene på gulvet - med mindre arrangementspersonalet rydder opp.

Skjær av ødelagt glass og annet avfall gjør ikke bare et forferdelig bilde, men de kan også skape en sikkerhetsfare. Derfor kommer de beste hendelsesplanleggerne alltid fram 1-2 timer før starttidspunktet for å observere oppsettet og utføre en rekke gjennomganger av området og se etter glass og andre gjenstander 30 minutter og igjen 15 minutter før arrangementet. Skulle noe være ute av sted, kan arrangementplanleggeren bringe det til bankettpersonalets oppmerksomhet.

Tidsskiftet opprydding

Uansett vil det være to (noen ganger konkurrerende) tidsplaner: Arrangørens agenda og arbeidsplanen for spillestedets ansatte. Det er hendelsesplanleggerens ansvar å sørge for at begge er riktig synkronisert.

Programmets presentasjon eller keynote vil typisk skje straks etter en slags ankomstmottak som kan omfatte registreringstabeller, mat og drikkevarer.Tidspunktet for å rydde opp og rive ned aktiviteter må derfor planlegges nøye for ikke å forstyrre eller avbryte programdagsordenen. Når ren og rive ned ikke blir diskutert med hendelsesoperasjoner på forhånd, kan en hendelsesplanlegger oppdage at tabeller og andre gjenstander kan fjernes direkte foran verter eller gjestehøyttalere, som forstyrrer alle i rommet.

Skal hendelsesplanleggere påminnes bankettledere når de skal ha ansatte og når de skal være stille? Svaret er ja.

Bunnlinjen

Mens velforvaltede arenaer med flittige hendelsesoperatører og ansatte burde gjøre en eventplanleggers jobb lettere, er det ikke alltid slik at en perfekt begivenhetseksjon utføres. Store hendelsesplanleggere gjør hver eneste detalj av en begivenhet som utfører sin virksomhet. De tar deg tid til å diskutere alle aspekter av oppsett, arrangementstjeneste og rive ned med bankettledere før selve arrangementet og overvåke hendelsesoperasjoner før, under og etter for å sikre den beste hendelsen som er mulig for klienten.