5 Arrangement Planlegging ferdigheter du trenger for suksess

Hvis du vurderer en karriere som en eventplanlegger, enten det er med et arrangement for planlegging av arrangementer, i en planleggingsposisjon i en bedriftsorganisasjon, eller å starte din egen eventplanlegging, er det smart for å sørge for at hendelsesplanleggerjobben er en god passform. I tillegg til å lære inn og ut av arrangementplanlegging og hva arbeidet krever, er det like viktig å være sikker på at du har eventplanleggingsferdighetene du trenger for å lykkes.

De mest vellykkede arrangementplanleggerne har en verktøykasse fylt med en imponerende ferdighet. Av disse er disse de 5 beste arrangementskompetanseene du vil nå for regelmessig, og de som kan gjøre eller ødelegge din suksess.

5 Eventplanleggingskunnskaper du trenger

1. Høyt organisert

I hendelsesplanleggingen er suksess i detaljene. Og det er mange av dem! Å holde oversikt over en rekke oppgaver, flere leverandører, og stadig skiftende oppgavelister samtidig - samtidig som kunden er glad - kan være utfordrende for noen og skremmende for andre. Å være svært organisert er et must for vellykket arrangementsplanlegging. For de som gjør og klarer å-lister for å holde sine personlige liv i gang, kan det være naturlig å være organisert. For andre som sliter med å huske tidsfrister eller å plukke opp renseri, kan det være nødvendig med mer innsats.

Eventplanleggere kan styre en hendelse om gangen eller være i planleggingsfasen av flere hendelser samtidig.

Noen arrangementer, som årlige konferanser, tar mer enn ett år med planlegging, slik at arrangementsplanleggere må holde seg organisert over lang tid.

Organisasjonsverktøy for hendelsesplanleggere florerer, fra programvare som sporer registrering til maler for skjemaer og regneark. En tjekliste for planlegging av hendelser som er tilpasset hver hendelse, er et av de mest verdifulle begivenhetsplaneringsverktøyene, uavhengig av din naturlige organisasjonsevne.

Så finne ut et organisasjonssystem som fungerer for deg, fordi dette er en av de viktigste begivenhetsplanleggingene du kan ha.

2. Personlig

Hva har alle hendelsene felles? Mennesker! Hvem interagerer du med og jobber med i planleggingen av hendelser? Mennesker! Vellykkede hendelsesplanleggere er personable, engasjerende, gode conversationalists og gode lyttere. Hendelsesplanlegging er et veldig sosialt yrke ved at sluttresultatet - selve arrangementet - er eller en gruppe mennesker, store eller små. Å forstå folk og nyte å snakke med dem er en del av jobben. Dette betyr ikke at du som en eventplanlegger vil tilbringe mesteparten av dagen på klientlunsjer og ha cocktailer på sosiale arrangementer. Ikke i det hele tatt. Eventplanlegging er hardt arbeid, og mye av det blir brukt på et skrivebord med telefon eller datamaskin.Men å være personable er et must når man tar tak i en av disse vanlige hendelsesplanleggingsoppgavene:

• Forhandle med hoteller
• Diskutere menyer med cateringforvaltere
• Møte med leverandører
• Plassere dine arrangementsideer til en potensiell klient
• Nettverk når som helst og hvor som helst
• Overvåke hendelsespersonell
• Arbeide arrangementet og samhandle med gjester og arbeidstakere

Tross alt, i det daglige livet, husker de fleste av oss de hyggelige, hjelpsomme menneskene vi samhandler med, og at samhandling kan gi en opplevelse som er mye morsommere for begge parter.

Å vite hvordan du kan forholde seg til forskjellige personligheter, hvordan du kobler deg til noen som du vil gjøre forretninger med og være noen som gir et positivt inntrykk, er nøkkene til suksess, så vurder dette med disse viktige hendelsesplanleggingsevnen. Ingen ønsker å jobbe med eller hjelpe noen som er vanskelig å snakke med, vanskelig å forstå eller uhøflig og uprofesjonell på noen måte.

3. Utmerket Communicator (som inkluderer lytte!)

Utmerkede kommunikasjonsevner er avgjørende for mange yrker. Ved hendelsesplanlegging kan feilkommunikasjon føre til mange problemer for både arrangementplanleggeren og klienten, og en enkel misforståelse kan ha katastrofale resultater. Å kunne kommunisere tanker og ideer effektivt, er en veldig praktisk ferdighet som brukes på en daglig basis av hendelsesplanleggere av alle erfaringsnivåer.

Her er noen eksempler på hvordan disse begivenhetsplanleggingsevnen brukes når du planlegger hendelser:

Skriftlig kommunikasjon:

• Skrive hendelsesforslag til en potensiell klient
• Skape materialer for å markedsføre firmaet ditt
• Skrivekontrakter med kunder og leverandører
• utarbeidelse takknemmene til gjestens høyttalere og VIPs

Verbal kommunikasjon:

• evne til å forklare omfanget og hensikten med en begivenhet
• effektivt kommunisere dine ideer til en veileder, klient eller leverandør < forstå og behandle informasjon som tilbys, for eksempel en kundes bekymringer eller spørsmål fra en caterer
• dyktig forhandlinger om hotellpriser, kontraktsdetaljer eller tillegg fra en leverandør
• 4. Creative

Vellykkede arrangementplanleggere har ideer. Mange av dem. Og med den kreativiteten evnen til å omdanne ideen til noe konkret. De kan ta en visjon og bringe den til liv. Fra å utvikle et unikt tema for en fest for å komme opp med en rimelig innredningsløsning som møter et lite budsjett, er kreativitet viktig når du planlegger en begivenhet.

Kreativitet kommer også til spill når de står overfor de uunngåelige problemene som oppstår under selv den mest flittige, profesjonelt planlagte hendelsen. I dette scenariet tar kreativitet form i form av problemløsning. Å kunne tenke kreativt for å utvikle løsninger på problemer kan positivt påvirke suksessen til arrangementet.

5. Multitasker

På ulike stadier av arrangementsplanleggingsprosessen blir det utført mange oppgaver. Du kan forhandle om en hotellkontrakt, møte med kunden for å diskutere potensielle gjester, bestille en matleverandør, intervjue leieleverandører og utforske underholdningsalternativer.Og det er bare for en begivenhet. Legg til flere hendelser i planleggingsstadiene alt på en gang, og resultatet er en jongleringsakt. Vellykkede hendelsesplanleggere trenger å vite hvordan man effektivt multitask og holde mange aspekter av hendelsen flytte sammen samtidig uten at noen av de oppgavene faller av veikanten.

Suksess ligger i evnen til å prioritere og fokusere på hver oppgave i den prioriterte rekkefølgen uten å bli distrahert av andre ting som trenger å overbevise seg eller bli overveldet av de mange tingene som trenger oppmerksomheten din. Å være rolig, fokusert og fleksibel er attributter til den vellykkede multitaskeren.