5 Grunner Tidsporing er det riktige valget

Husker du hvor mange ganger du og teamet ditt følte seg overveldet på grunn av arbeidsbelastningen? Hvor mye kostet det å tvinge deg til å jobbe, til tross for mangel på energi? Det er så lett å klandre tretthet på stress og ha så mange ting å gjøre i løpet av dagen. Men kanskje er sannheten et annet sted?

Selvfølgelig, de to faktorene jeg nettopp nevnte, bidrar til din vanskelige situasjon (og også for dine lagmedlemmer).

I stedet for å klage, finn svaret på å løse dette problemet ved å se på dine tidshåndteringsevner. Spør deg selv: Hvor mye tid spilder du hver dag på arbeidsrelaterte ting som å sjekke e-post, svare på telefonsamtaler eller uproduktive møter?

Takket være teknologien trenger du ikke å utarbeide det selv. Borte er dagene med å manuelt logge inn tid i en notatbok i 15-minutters intervaller hvis du vil ha noen ide om hvordan du brukte dagen din. Idag sporer tidsporingsapplikasjoner som TimeCamp det for deg. Alt du trenger å gjøre er å velge riktig tidsporingsprogramvare for deg.

Men uten å måtte logge tid manuelt, hva er årsakene til at du bruker tidsporingsprogramvare i det hele tatt i din daglige rutine? La oss se på de 5 grunnene til at tidssporing er et smart valg.

en. Det gjør det enklere å regne tid riktig.

Vi vet alle at betalingsproblemene er litt vanskelig - de fleste av oss har hatt problemer med å bli betalt minst en gang i våre liv.

Derfor ble tidsporingsprogrammet oppfunnet: for å gjøre denne prosessen enklere.

Det er bra både for arbeidsgiver og ansatt (og i andre tilfeller også for firma og kunde), fordi verktøyet sporer tid for alle dagens aktiviteter basert på estimert timepris. Dessuten kan du gjøre det nesten gjennomsiktig slik at brukeren ikke en gang må klikke for å slå timeren på.

I TimeCamp tar automatisk tidsporing opp de søkeordene i dokumentene dine, slik at gruppemedlemmet som bruker det på sin datamaskin eller mobile enheter, ikke trenger å bytte mellom oppgavene til starttidsporing. Verktøyet sporer aktiviteter gjennom søkeordene i arbeidet du gjør online, for eksempel skrive dokumenter eller lese e-post.

Og etterpå, takket være kobling av tidssporing med faktureringsfunksjoner, er en faktura med detaljerte data klar til å vise kunden hvor lenge prosjektet tok og hvor mye penger det koster.

2. Det gir deg en bedre prosjektleder

Integrering av tidsstyring med andre verktøy, for eksempel å spore tidssporing i Asana eller Trello, kan spare deg tid som prosjektleder, og frigjøre deg for å gjøre mer av prosjektledelsen.

De rette verktøyene, kombinert, gir deg mulighet til å estimere prosjektkostnadene dine mer effektivt fordi du kan legge inn prosjektplanen med kostnaden per time, og med de to dataene kan du finne ut det sannsynlige prosjektbudsjettet (det er flere råd på å skape et prosjektbudsjett her).

Det gjør deg til en bedre prosjektleder fordi du har mer av prosjektet ditt under kontroll og i stand til å administrere effektivt og transparent.

Projektstyring er tross alt noe som alle prosjektledere må jobbe med under sine prosjekter. Hvorfor ikke gjøre ting litt enklere med noen verktøy for å hjelpe?

3. Det hjelper deg med å unngå distraksjoner.

Det er åpenbart at hvis du bruker tidssporing, vil du være mer fokusert på den spore oppgaven, fordi det er følelsen av at noen ser på. Din rektor eller klient har en klar oversikt over hva du for øyeblikket gjør, så du føler deg forpliktet til å gjøre det - som du burde.

Tidsporing hjelper deg å holde deg unna alle de tingene som distraherer deg hver dag - uproduktive pauser brukt på lange møter eller sjekker Facebook to ganger hvert tiende minutt.

Den eneste tingen du ser tydelig med tidssporing er formålet med aktiviteten. Hvis du ikke når det, fortjener du ikke en pause.

4. Det øker gjennomsiktigheten.

Denne grunnen er strengt knyttet til en annen viktig tidssporingsfunksjon - rapportering.

For hver oppgave og prosjekt får du detaljerte rapporter uten tidssporingsprogramvare. Dette hjelper til med å identifisere hvor det er mest sløsing.

Les neste: 5 Viktige prosjektrapporter

Rapporter kan også hjelpe deg med å identifisere hvor du trenger å bruke mer tid: på de viktige aktivitetene som bidrar til å drive prosjektene strategisk fremover. Du vil enkelt kunne se om du bruker mye tid på taktiske tiltak og ikke nok på det store bildet, visjonsarbeid som hjelper teamet ditt sammen og utfører høyt under ditt lederskap.

5. Det viser ressursituasjonen

Har du noen gang bedt om en annen ressurs i prosjektgruppen, bare for å bli fortalt at lederen din ikke føler at det er virkelig nødvendig? En god arbeidsgiver bør ikke ignorere sine ansatte når de føler seg overveldet, men når du er veldig opptatt og i desperat behov for et annet par hender, er det akkurat den tiden du ikke har tid til å spare for å rettferdiggjøre hvorfor en annen person er påkrevd.

Tidsporing hjelper teamet til å bevise at noen ganger problemet er at det bare er for mye arbeid for ikke nok personer. Detaljert rapportering som viser fremdrift og arbeidstimer kan raskt gi innspill til virksomhetsgrunnlaget for ekstra ressurser på prosjektet ditt. Effektiv ressursplanlegging kan spare deg også, så når alle verktøyene fungerer sammen, kan du bli mer effektiv hele tiden.

Tidsporing hjelper oss å være mer effektive på jobb, gjenkjenne distraksjoner og eliminere dem. Det øker produktiviteten på en enkel og åpenbar måte ved å bare peke hvor vi kaster bort tid mest. Ikke nøl med, begynn å spore tid og spare penger!

Dette er en gjestartikkel fra Paweł Kijko, CMO på TimeCamp.