5 Trinn til et Business Record Keeping System som fungerer

Du har sikkert hørt uttrykket "Garbage In, Garbage Out. "Dette uttrykket, opprinnelig brukt til maskinvare og programvare, fungerer også for den økonomiske siden av virksomheten din. Hvis du vil lykkes, må du opprette et finansielt system som fjerner søppelet, og som gir deg nøyaktig og nyttig informasjon for å se hvordan du gjør det, og du vet når du skal handle på denne informasjonen.

Her er fem enkle trinn i å skape et enkelt finansielt rekordbehandlingssystem: Capture, Check, Record, Review, Act.

Først CAPTURE informasjonen.

Hvis den ikke er der, eksisterer den ikke. Når du starter din bedrift, bli vant med å fange alt, så blir det automatisk. "Capture" er den vanskeligste, og den viktigste delen av prosessen; Det handler om å danne vane med å samle inn informasjon. Hold oversikt over hvert beløp du bruker for virksomheten din og hvert beløp du tar inn som salg. Ikke bekymre deg på dette tidspunktet om å gjøre noe med informasjonen. Bare vær sikker på at alt du fanger inneholder (a) en beskrivelse av varen, (b) beløpet og (c) datoen.

Andre, Kontroller at informasjonen er fullstendig og korrekt.

Hver 2. uke bruker du en time til å gå gjennom alt og sjekke det. Kontroller at all informasjon du har er klar til opptak.

Pass på at du har tatt med datoen og beløpet, og nok detalj på hva utgiften var for at du kan registrere den nøyaktig. For eksempel et notat for "papir, $ 3. 55, 7/12 "kan ikke være nok informasjon. Hva var papiret for? Var dette en avis du kjøpte på kontoret? Eller kjøpte du en ream av papir til datamaskinen?

Sett opp en bestemt tid for en avtale med deg selv ved slutten av alternative uker (hver andre fredag, for eksempel) for å sjekke alt. Ikke vent for lenge; Jo lenger du venter på å gjøre dette, desto vanskeligere blir det å huske og samle informasjon.

Tredje, RECORD informasjonen for å lagre den.

Opptak betyr at du legger din økonomiske informasjon i brukbar form. Når alt er sjekket, slå det over til bokholderen for å ta opp eller ta opp det selv. Gjør dette hver måned. Skriv inn informasjonen i et regneark eller en regnskapsprogramvare. Du kan også finne at online programvare fungerer for deg, så du og din bokholder kan både se informasjonen og diskutere den. Bare vær sikker på at du får alt som er registrert hver måned, så du kan se gjennom det.

Fjerde, konsolidere og revidere informasjonen.

Etter at du har registrert dine økonomiske opplysninger hver måned, skriv ut fire rapporter:

• balanse
• resultatregnskap (p & l)
• kundefordringsberetning, og
• betalbar rapport.

For hver rapport, ta en sammenligning med samme rapportinformasjon fra forrige måned. Vær særlig oppmerksom på spesifikk informasjon i disse rapportene.

Endelig ACT, basert på hva du vet.

I de fleste tilfeller kan "ACT" bety å ikke gjøre noe, hvis alt ser bra ut.

I andre tilfeller kan det medføre endring. Opprett "trigger points" hvor informasjonen tvinger deg til å handle. Her er noen foreslåtte utløserpunkter:

1. Balanse . Hvis du ser at gjeldene øker hver måned i tre måneder (som sannsynligvis betyr at eiendeler og / eller utgifter øker også), reduserer kostnadene.
2. Resultatregnskap . Hvis du ser at en bestemt utgift øker som en prosentandel av salget, spør deg selv hvorfor det øker. Hvis økningen er nødvendig, vil du kanskje kutte utgifter på andre utgifter for å opprettholde profittnivået.
3. Kundefordringer . Vær assertiv i å gå etter sakte betalere. Jo lenger du lar gjelden gå ubetalt, jo mindre sannsynlig er det at du vil motta pengene. Sett opp et samlingssystem, som jeg diskuterte ovenfor, for å sikre at du blir betalt raskt, og at sakte betalere ikke er igjen for å anta at du ikke vil ha pengene dine.
4. Kontoer betales . Betal det du kan så raskt som mulig. Prøv å betale tidlig for å få rabatter. Hvis du ikke kan betale alle regningene dine, betaler du dem som vil føre til straffer, eller som vil påvirke kredittvurderingen din. Selv om noen andre er ansvarlige for å betale regninger, er du den personen som i siste instans er ansvarlig for å sikre at virksomheten din blir betalt.

Selv om du ikke er kjent med finansielle systemer, bør du kunne sette denne på plass og holde den i gang. Den vanskeligste delen er å samle inn informasjonen. Når du har dannet "samling vane", vil du finne resten vil komme sammen med det.

Husk CCRRA - Fang finansiell informasjon for virksomheten din, Sjekk det hver annen uke, Opptak og gjennomgå informasjonen månedlig , deretter Act som nødvendig for å holde din økonomiske situasjon beveget seg jevnt. Hvis du følger dette enkle fem-trinns systemet, vil du minimere "søppel" og problemene som følger med det, og du vil maksimere din økonomiske situasjon.

Et godt organisert finanssystem vil holde bedriften økonomisk levedyktig i mange år framover.