5 Måter å forbedre din ansattes kostnadsstyring

Har du nylig avdekket store hull i budsjettet ditt bare for å finne ut at de i økende grad skyldes uregnskapsførte personalkostnader? Bedriftsutgiftskontoer er en stor funksjon i virksomheten, men kan også være til skade hvis ikke administrert på riktig måte. Enten du sliter bort regnskapsavdeling eller ledelsestimer som jager etter utgiftsrapporter eller taper tusenvis av dollar i utgifter som ikke kan rettferdiggjøres, vil du sannsynligvis lide noen store kontantstrømproblemer før eller senere.

Herfra er det noen måter å forbedre din totale kostnadsstyring fra å stimulere til bedre oppførsel for å forbedre begrensninger.

1. Grenseoverskridende kontoer.

   Hvis du har problemer med å legge ned nøyaktig hva utgiftskontoene betaler, begrenser antallet aktive kontoer en måte å holde kostnadene fra å gå ut av kontroll. Bruk en kredittkortleverandør som støtter å skape medarbeiderkort med spesifikke utgiftskapsler, eller gir kontanter med en per dørbetaling. Hvis en ansatt trenger utgifter utover det angitte beløpet, krever kvitteringer og begrunnelse for kontoutgifter. Det kan hende du vil ta dette et ekstra skritt ved å bestemme tildelinger etter stilling eller ansettelse for å beholde prosesser strukturert og forståelig når bedriften vokser.

2. Gi incentiver til å oppmuntre kostnadssporing.

   Kostnadssporing er et annet ansvar dine ansatte kanskje ikke vil ta på. Å legge til flere papirer mens de allerede er ute på forretningsreise, kan være frustrerende, så gi dem et incitament til å gjøre det. Gi ekstra fordeler eller per døgn betalinger for innlevering på kvittering, kanskje i form av en avdeling eller bedriftskonkurranse. Noen fordeler å vurdere kan inkludere små gaver, ansattes anerkjennelse eller lunsjer. Poll dine ansatte for å finne ut hvilke fordeler de ønsker å motta, og opprett deretter standarder og terskler for utstedelse av priser slik at ansatte vet hva de skal sikte på.

3. Angi akseptable og uakseptable utgifter.

   Det du synes er en akseptabel medarbeiderutgift, og hva en ansatt synes kan være to forskjellige ting. I stedet for å ha argumenter med ansatte over unødvendige utgifter, opprett en operasjonsmanual som definerer nøyaktig hva du anser for akseptable utgifter for felles kostnader som lunsjer, middager og forretningsforsyninger. Dette bør inneholde maksimale begrensninger på utgifter som flybilletter, måltider eller hoteller og adresseoppgraderinger og tilleggsprogrammer som dine ansatte kan bli fristet til å legge til på deres bekostningskonto. Rimelig og forsvarlig bør forklares i de mest direkte og klareste vilkårene.

4. Synkroniser bedriftskortopplysninger med regnskapsprogramvare.

   Mange regnskapsprogrammer trekker korttransaksjoner direkte fra kredittkortets bakside, slik at du ikke bruker mye tid på å oppnå kvitteringer for transaksjoner.Du kan også kreve at ansatte bruker en kostnadssporing og rapporteringsprogramvare slik at de kan skanne og matche kvitteringer i sanntid. Det vil bidra til å holde alt samordnet - og hjelpe deg med å finne frem til brudd på akseptable regningsregler.

5. Automatiser kostnadsbegrensninger.

   Bruk kostnadsstyringssystemer som lar deg definere parametere i kostnadsutgifter, kategorier og uakseptable utgifter. Når du håndterer disse kostnadene automatisk, reduserer du hvor lang tid du bruker på systemet. Hvis det er store problemer, bringer systemet deg oppmerksomhet uten å kreve innspill på en daglig basis. Gi ansatte muligheten til å se hvordan denne programvaren fungerer slik at de forstår hvordan du vil overvåke deres utgifter. Dette bør bidra til å redusere antallet arbeidstakere som bryter med utgiftsreglene dramatisk.

Til slutt, ikke glem at noen ansatte kanskje bare ikke "få det". Du kan vurdere å tilbakekalle utgiftskonto privilegier for ansatte som kontinuerlig bryter med selskapsregler og i stedet krever deres første utgift av utgifter.

Ved å bare refundere akseptable utgifter bør du nesten eliminere potensialet for brudd. Selvfølgelig, vær oppmerksom på at ansatte som må ha store utgifter, ikke har personlige ressurser til å gjøre dette, arbeider for din bedrift, bør ikke skape en unødig byrde for dine ansatte. Ved å finne et harmonisk møtepunkt, bør din bedrift, dine ansatte og din kostnadsstyring alle finne en mer produktiv måte.