7 åRsskifte Lønnsskatt feil

Årets slutning er en travel tid, men du må ta tid for lønnsoppgaver, inkludert årsrapport for ansatte og uavhengige entreprenører, og andre relaterte lønnsoppgaver. Her er noen viktige årsskifte lønn og lønnsskatt oppgaver arbeidsgivere savner ofte:

1. Ikke bruk det riktige skatteåret

Ved utgangen av årslønnsskattrapporter som jeg tar om, er W-2-skjemaene for ansatte og 1099-MISC-skjemaer for uavhengige entreprenører.

Årets rapport er skatteåret. Så, mens du kan forberede disse rapportene i januar 2017, er de for 2016 lønninger og avgifter.

Som en påminnelse:

Du må gi 2016 W-2 skjemaer til ansatte og 1099-MISC skjemaer til uavhengige entreprenører innen 31. januar 2017.

2. Bruker ikke de riktige skjemaene for årsrapporter og overføringsskjemaer

Når du forbereder disse W-2 skjemaene og 1099-MISC skjemaer, må du være sikker på at du har den riktige versjonen av skjemaet. I tillegg til riktig skatteår, nevnt ovenfor, må du bruke en spesiell formular. Du kan ikke bare kopiere skjemaet fra internett og bruke det. Kopier A av de riktige skjemaene er trykt i en spesiell rød blekk og det er flere kopier, som hver går til et bestemt sted.

Her er en artikkel som diskuterer hvor du skal få de riktige W-2 skjemaene og 1099-MISC skjemaene.

3. Ikke får verifikasjonsskjema fra ansatte og uavhengige entreprenører

Før du forbereder disse W-2 skjemaene for ansatte og 1099-MISC skjemaer for uavhengige entreprenører, må du ha et bekreftelsesskjema fra hver enkelt.

• Ved utleie må du ha arbeidstaker signere et W-4 skjema som gir informasjon om arbeidstakeren, inkludert informasjon om føderal inntektsskattholding. Dette skjemaet må oppdateres jevnlig for å være sikker på at det er riktig.
• W-9-skjemaet gir deg informasjon om uavhengige entreprenører, sammen med skatteidentifikasjonsnummeret. Her er en artikkel om hvem som må motta en 1099-MISC-skjema, hvis du lurer på.

4. Ikke inkludert skattepliktig fordel på W-2 Skjemaer

Når du forbereder W-2 skjemaer for ansatte, ikke glem de skattepliktig fordelene som må rapporteres. Disse fordelene inkluderer ansatte gaver og bonuser, og ansatt bruk av mobiltelefoner.

5. Ikke vurderer ekstra Medicare skatt og sosial sikkerhet maksimum.

Når du vurderer lønnsprosedyrene, må du sørge for at du har beholdt de riktige beløpene for Social Security og Medicare.

• Forholdsregler for sosial sikkerhet stopper for ansatte når de når den årlige maksimale tilbakeholdelsen, som endres hvert år. Sosial sikkerhet må fortsatt betales av arbeidsgivere på alle inntekter for året, og det er ingen ansatt maksimal på Medicare-tilbakeholdenhet.
• En ekstra Medicare-skatt er påkrevet på høyere inntjeningsansatte.Arbeidsgivere er pålagt å opprettholde ytterligere Medicare skatt, over 1. 45% Medicare skattesats, med en sats på 0,9% på Medicare lønn på over $ 200 000 betalt til en ansatt.

6. Ikke sende skjemaer til riktig føderalt byrå.

Det er forvirrende, jeg vet, prøver å huske hvilket føderalt byrå mottar hvilke årsrapporter. Her er detaljene:

• Skjema for ansatte, inkludert W-2 skjemaer og W-3 skjemaer og elektroniske overføringer, gå til Sosialtilsynet. Sjekk med Social Security Business Services Online for informasjon og å registrere deg for elektronisk arkivering.
• Skjemaer for ikke-ansatte, inkludert 1099-MISC skjemaer for uavhengige entreprenører og 1096 transmittal skjemaer, gå til IRS. Her er en trinnvis veiledning for å forberede og arkivere 1099-MIISC skjemaer.

7. Ikke vurderer din statlige skattemyndighet

For stater som har inntektsskatt, må du også overholde kravene til statlige W-4 skjemaer, holde inntektsskatt fra lønn fra ansatte, rapporterte beløp tilbakeholdt og overføre beløp i henhold til statens tidslinje. Sjekk statens avdeling for inntekts- eller skatteplattform for mer informasjon.