Korrigere feil feil W-2 og W-3

OPPDATERING: Endring av innleveringsfrist for W-2 og W-3-skjemaer

En endring i innleveringsfristen for W-2 og W-3-skjemaer krever at virksomheten din foretar endringer i dine prosedyrer.

Fristen for innlevering av W-2 og W-3 skjemaer med SSA (Social Security Administration) er endret. For 2017 skjemaer, er søknadsfristen 31. januar 2018.

Fristen for innlevering av skjemaer med SSA er nå den samme som fristen for å levere W-2 skjemaer til ansatte.

Hvis du ønsker å gi ansatte tid til å motta skjemaer og for endringer som skal gjøres, må du gi W-2 skjemaer til ansatte tidligere i januar. Det er mye lettere å foreta rettelser før arkivering med SSA.

Finn flere detaljer om den nye innleveringsfristen i denne artikkelen om 2018 års lønnsskattrapporteringsfrister, for 2017 lønnsskatt.

Hvordan tidsfristens endring påvirker W-2 Formfeil

Tidligere hadde du en måned å gi W-2 skjemaer til ansatte og sørge for at de var riktige før du sendte dem til Sosialt Sikkerhetsadministrasjon. Med de to deadlines nå det samme, vil du kanskje gi W-2 til ansatte tidlig i januar måned, slik at feilene kan korrigeres.

Ellers må du følge denne prosedyren for å korrigere feil i W-2 og W-3.

Korrigere W-2 og W-3 med W-2C og W-3C

Hvis du har utstedt en feil W-2-setning til en ansatt, enten før eller etter at du har lagt inn W -3 overføringsskjema med Social Security Administration, må du fullføre en W-2c og en W-3c skjema.

Først, en gjennomgang av W-2 Formkrav

Du må forberede og distribuere en W-2 til hver ansatt, som viser lønnen hans og tilbakeholdenhet for året, innen utgangen av januar neste år. Ved utgangen av januar må du utarbeide en W-3 transmittal skjema og sende den sammen med alle W-2 skjemaer, til SSA.

Den eksakte fristen endres hvert år på grunn av helligdager og helger. Her er en oppdatert artikkel som viser de eksakte frister for inneværende skatteår.

Feil i ansattes navn, SSN

Hvis du tidligere har oppgitt ansattes navn eller personnummer, og i år er navnet / SSN feil, fyll ut W-2c bare gjennom boksen i. Ikke fyll de nummererte boksene med lønns- og tilbakeholdsinformasjon. Hvis dette er første gang du har feilmeldt navnet / SSN, gjør du bare den originale W-2 og gi den til den ansatte. Hvis du sendte skjemaet til SSA sammen med W-3, må du gjøre W-2c og W-3c.

Manglende navn eller personnummer

Hvis feilen er et manglende ansattes navn eller SSN, kan du ikke bruke W-2c til å legge til denne informasjonen. Instruksjonene for skjemaer W-2C og W-3C angir at du må kontakte SSA direkte på 1-800-772-6270.

Feil i et beløp på et W-2-skjema

Hvis du har gjort en feil i et beløp, enten for tilbakeholdenhet eller inntjening, fyller du ut W-2c helt, og viser de opprinnelige og korrigerte beløpene. Du må kanskje også registrere en 941c hvis du feilaktig rapporterte lønn og / eller tilbakeholdenhet på en 941 - arbeidsgiver kvartalsvis skattemelding.

Ekstra notater

• Hvis du har betalt lønn til en ansatt ved feil, er disse lønnene fortsatt skattepliktig til den ansatte.
• Ikke bruk W-2c til å rapportere tilbake lønn.
• Du må bruke en separat W-3c for hver type W-2c (dette er det samme som om du legger til forskjellige typer W-2'er).

Les veiledning nøye

Denne artikkelen er en generell oversikt over disse lønns- og skatteoppgavene; det er ikke ment å være omfattende. Før du fullfører en W-2c eller W-3c, les instruksjonene (funnet i dokumentene) nøye.

En påminnelse om sen arkivering

Sørg for å få W-2'ene dine til forfallsdato, og dine W-3s sendes til SSA i tide for å unngå straffer for sen distribusjon og arkivering.