Feil feil

Å skape en tillitskonto kan ha forferdelige konsekvenser for advokatens karriere, til og med i noen tilfeller til uhell. Likevel har lovskoler en uheldig jobb med å trene lovstudenter om hvordan man håndterer en IOLTA-trustkonto. Utenfor å diskutere emnet på teoretisk nivå en dag i en lovskoleets etikklass, mottar de fleste advokater lite eller ingen opplæring om hvordan man administrerer en tillitskonto før de åpner en egen.

Selv om det er mange måter å stole på kontoer er misforstått, er det tre vanlige feil advokater gjør i å administrere sine IOLTA-kontoer.

1. "Lån" penger fra tillitskonto.

Det er ingen legitim måte å låne fra en tillitskonto. Noen ganger bruker advokater tillitskontofond før de har rett til å gjøre det, mens de i andre situasjoner bruker midler som de aldri vil få rett til å bruke. Enten tilnærming åpner døren for advokaten å komme inn i alvorlige problemer.

Det er tre måter som feilaktig låning fra tillitskonto oppstår:

(a) Advokaten tar tillitskonto penger før den er opptjent. Dette skjer ofte når en advokat har kontantstrømproblemer. I denne situasjonen har advokaten mottatt en beholdning som han (forhåpentligvis) har plassert på tillitskonto, og advokaten har rett til å betale pengene ut til seg selv når arbeidet er fullført.

Advokaten vil imidlertid ikke ha arbeidet fullført før noen truende utgifter må betales - lønn, kontorleie, kostnader er avanserte i en betinget avgiftssak osv. Så advokaten går videre og tar mer av tillit enn han eller hun faktisk har rett til å ta fra tillitskonto på det tidspunktet i saken.

(b) Advokaten låner penger fra klientfond med det formål å sette den tilbake . Når kontantstrømsproblemer eskalerer inn i mer alvorlige økonomiske problemer, og advokaten har tusenvis av dollar i klientmidler som sitter i en tillitskonto, kan noen gi etter for fristelsen til å låne penger fra tillitskontoen for å holde seg flytende. Advokat kan rationalisere det ved å tenke at hvis han ikke kan betale kontobeløpene, kan han ikke holde seg i virksomheten, og hvis han ikke kan være i virksomhet, kan han ikke ta vare på sine kunder. Så han tar litt penger fra trukketekningen bare for å holde ham over til hans kontantstrøm forbedrer seg. Advokaten kan ha all intensjon om å erstatte midlene så snart som mulig, men denne typen situasjon pleier å være snøballer og ender svært dårlig for advokaten - så vel som klienten.

(c) Støtter kontotyveri. Denne situasjonen kan egentlig ikke kalles lån, og det refererer ikke til svindelene som er begått på advokatfirmaer. I internt stiftelseskonto tyveri situasjonen, enten advokat eller noen med tilgang til tillitskonto har nådd punktet av grådighet eller desperasjon at de bare bestemmer seg for å ta penger som ikke er deres.Advokater med rusmiddelproblemer eller gamblingavhengighet kan være spesielt utsatt for denne feilen, men andre ganger skjer det av grunner som ikke virker klare.

Hvis en advokat har begått denne feilen, er denne sannsynligheten for å avslutte en juridisk karriere. Men selv om det er begått av en advokat eller en bokholder, er advokaten fortsatt den på kroken for å betale tilbake pengene.

2. Commingling advokatfonde med kundepenger.

En annen stor feil i advokatkontoradministrasjonen involverer commingling advokatfonde med klientpenger. Dette oppstår ofte ut fra manglende forståelse for hvordan en tillitskonto skal fungere.

Laura A. Calloway, en advokatforvaltningskonsulent på Alabama State Bar, sa: "Mange advokater forstår ikke hva som gjør og ikke går i trustkontoen. Noen driver alt, inkludert opptjente gebyrer, gjennom tillitskonto, bruk den som en enkelt generell tidsskrift for sine firmaer. Andre tar 'beholdere' uten å forstå at i hvert fall i noen jurisdiksjoner som Alabama, er det ikke noe som ikke kan refunderes. Ikke legg inn et innskudd mot fremtidig arbeid i tillit som de burde, spesielt hvis de trenger det nå for å holde lysene på. "

Noen av de vanlige måtene advokater kommuniserer sine penger med klientmidler inkluderer:

(a) En sjekk for to formål

. En advokat forteller klienten at advokatkostnadene vil bli $ 1 000, og retten til innlevering av anklager vil bli $ 200, slik at klienten skriver advokaten en sjekk for $ 1, 200. Noen advokater vil sette hele sjekken inn på bedriftskonto fordi de fleste penger går til advokaten uansett. Imidlertid krever barforeningsregler at sjekken går inn på tillitskontoen, selv om advokaten har rett til full advokats gebyr umiddelbart fordi arkiveringsavgiften del av den sjekken må holdes i tillit. (b) Personlige midler holdt i tillit med kundefond

. Noen statsforeninger forbyder advokater å ha noen personlige midler på en tillitskonto, mens andre tillater advokater å beholde en liten sum på kontoen for å dekke utgifter knyttet til driften av kontoen (selv om anbefalte praksis er å ha alle tillitskontoavgifter trukket fra bedriftskonto). Men ingen steder er en advokat lov til å bruke en tillitskonto som en driftskonto, en sparekonto eller et sted å skjule eiendeler. Noen ganger mislykkes advokater ganske enkelt ikke at de ikke kan betale regninger som kontanter overhead kostnader direkte ut av tillitskonto, selv når sjekker skrives ut av midler som allerede er opptjent. Andre ganger advokater misbruk misbruk av kontoen som en måte å skjule eiendeler på. For eksempel sier Calloway at hun har sett advokater satt personlige midler inn på tillitskonto for å unngå en IRS-avgift for tilbake skatt. Dette er en åpenbar etikk brudd.

(c) Ikke fjerne opptjente avgifter eller refusjoner fra tillitskonto

. Calloway sier at hun har sett noen advokater som brukte sin tillitskonto som en regnfull dagsparekonto.I stedet for å fjerne alle gebyrene etter at de har blitt opptjent, forsøker advokaten å fjerne pengene fra tilliten for å redusere risikoen for å bruke den. Calloway sier dette er både en dårlig forretningspraksis og et etisk brudd. Mens staten IOLTA-fondet kan dra nytte av ekstra renteinntekter, bør advokaten faktisk flytte disse pengene til virksomhetsoperasjonskonto eller en slags sparefond. 3. Unnlater å spore klientmidler på riktig måte.

Den tredje store måten advokater skru opp sin tillitskonto, er ved å ikke holde detaljert oversikt over hver kundes tillitskontotransaksjoner. Det er flere måter advokater gjør denne feilen.

(a) Ikke legger klientnavnet på kontokontroll.

Selv om de fleste advokater er gode til å beholde kopier av deres tillitskontokontroller, husker de ikke alle at de bør notere klientens navn eller filnummer på hver sjekk når den er utstedt. Mens det kan være lett å huske hvorfor en sjekk ble skrevet for en måned siden, kan det være vanskelig å huske hvorfor det ble skrevet et år fra nå. Advokater som tror at de aldri vil få et problem å finne ut hva som står i deres tillitskonto, bør vurdere virkningen av katastrofale hendelser eller naturkatastrofer. Selv om det ikke skjer så ofte, blir noen ganger advokatkontorer og alle deres poster ødelagt. En brann kan forbrenne disse papirfilene ganske raskt, samt ødelegge datamaskinens harddisk. En orkan eller en tornado kan spre faktureringsoppføringer for miles. Disse tingene skje med advokater. Hvis en advokat trenger å rekonstruere et firmas tillitskontoopptegnelser ved hjelp av kontoutskrifter og kopier av gamle sjekker som er bestilt fra banken, vil oppgaven være praktisk talt umulig med mindre disse kontrollene angir hvilke penger som ble brukt i transaksjonen.

(b) Ikke å holde en individuell hovedbok for hver klient.

Noen ganger tror advokater at de kan holde rede på hver kundes kontosaldo i hodet. På et tidspunkt kan de ikke. Og selv om de kan, hva skjer med kundenes kontoer hvis noe skjer med advokaten?

Calloway beskrev en situasjon hun opplevde der en advokat holdt to tillitskontoer. Han ville bruke en tillitskonto for en måned, og bytte til den andre tillitskontoen neste måned. Han trodde at ved å la hver konto nå en nullbalanse i løpet av måneden den ble brukt, ville han ikke måtte beholde individuelle tillitsledere på pengene som var igjen på kontoen. Han tok feil. Etikkregler krever at en balanse holdes på hver klient, slik at bestemte kundefond kan identifiseres.

For å være i overensstemmelse med krav til stiftelseforening, må advokatene holde registreringer som viser hvor mye penger hver klient har i tillit til enhver tid. Innskudd og utbetalinger må klart spores på en måte som gjør det enkelt å fastslå hver kundes tillitskonto saldo. Ellers ville det være ganske enkelt for en kundes penger å bli brukt på en annen kundes sak.

(c) Ikke balanserer de individuelle kundebalansene mot den totale kontoen.

Advokater bør ikke bare sørge for at deres samlede tillitskonto er balansert i slutten av måneden, og de skal heller ikke bare sørge for at hver enkelt kundekonto er balansert. Sammenlign de to sammen og balanser dem mot hverandre. Sammenligning av de samlede saldoer vil noen ganger vise en regnskapsmessig feil som er gjort på en individuell konto, hvor en sjekk eller et innskudd ble overset. Dette enkle trinnet vil noen ganger fange feil som kunne ha resultert i en hoppet kontokontroll. Få hjelp

Noen advokater innser at deres tillitskontoer er skrudd opp, men de vet ikke hvordan de skal løse problemet. En løsning er å kontakte en lovpraktiseringsrådgiver. Mange statlige barforeninger tilbyr nå gratis advokatrådgivning til advokatforeningens medlemmer, og en rekke privatrettsadministrasjonsrådgivere tilbyr også sine tjenester mot et gebyr.

Noen advokater kan være redd for å diskutere sin tillitskonto situasjon med noen advokat, særlig med en advokat som arbeider for statlig forening, på grunn av de obligatoriske rapporteringskravene til etiske brudd. Men i mange stater utelukker reglene for profesjonell adferd spesielt deres lovpraksishåndteringskonsulenter fra å rapportere slike problemer til deres etiske styre. Nerino J. Petro, praktiseringsrådgiver for Law Office Management Assistance-programmet i State Bar of Wisconsin, bemerker at mens regler varierer fra stat til stat, har enkelte stater som Wisconsin implementert regler som gir konfidensialitet til advokater som søker hjelp fra statsstøttens assistanseprogram for juridisk kontorstyring (LOMAP).

Riktig å administrere en tillitskonto kan være en hassle, men å miste en lovlisens over slurvet rekordføring vil være enda verre. Advokater som har problemer med å administrere sine tillitskontoer, bør raskt løse problemet ved å få hjelp fra en kvalifisert revisor eller fra en juridisk praksisadministrasjonskonsulent.